在實際運用中，還有一種雙方都主動向對方發照，對方接到這一來照即為有效，不再向對方回照，或隻做簡單通知“來照收到”的函件。這種形式就是雙方各向對方去一個確認照會，照會的措辭按事先協議好的約文寫，內容完全相同，雙方以收到對方的確認照會為有效。這種辦法，也就是雙方將各自履行了本國法律手續的協定相互交換，表示了對方政府已經確認，使協定生效。它多用於麵交的換文。用通訊方式交換者，一般收到來照後，還應複一簡名函，表示收到來照，使對方知道換文已經正式生效。
換文一般有下例幾種格式：
1.用正式照會作為換文的格式。
我方去文
×××××國政府代表×××先生（同誌）：
閣下：
我謹代表××共和國政府確認，我們雙方就×××問題，進行了友好協商，達成協議如下：
一、××××××××××××××××××××××××××××××××××。
二、××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
……
上述內容，如蒙閣下複函確認，本函和閣下的複函即成為中·×兩國政府間的一項協議，並自閣下複函之日起生效。
順致最崇高的敬意。
中華人民共和國代表（簽署）
19××年×月×日於××
對方複文
中華人民共和國代表×××先生（同誌）
閣下：
我榮幸地收到閣下19××年×月×日的來函，內容如下：
（照抄“我方去文”）
我謹代表××國政府確認，同意閣下上述來照內容。
順致最崇高的敬意。
××國政府代表（簽署）
19××年×月×日於××
2.用普通照會作為換文的格式。
我方去文
××共和國駐×大使館：
××共和國外交部向××共和國駐×大使館致意，並謹確認××共和國政府和××共和國政府本著進一步促進兩國間友好關係的願望，就××××問題進行了友好會談，達成協議如下：
第一條
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××.
第二條
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××.
第×條（最後條款）
本協定自締約雙方履行各自法律手續並以書麵通知對方之日起××天生效。
如締約任何一方要求終止本協議，應以書麵通知對方。協議自通知之日起××天失效。
順致最崇高的敬意。
中華人民共和國外交部（蓋帶國徽印）
19××年×月×日於××
對方來文
中華人民共和國外交部：
××共和國駐華大使館向中華人民共和國外交部致意，並謹確認××共和國政府和中華人民共和國政府本著進一步促進兩國間友好關係的願望，就××××問題進行了友好會談，達成協議如下：
（照抄我方去文）
××共和國駐華大使館（蓋館印）
19××年×月×日於××
實例一：以外交機關名義的換文
中朝關於延長兩國經濟及文化合作協定有效期的換文
（一）對方來文
中華人民共和國駐朝鮮民主主義人民共和國大使館：
朝鮮民主主義人民共和國外交部向中華人民共和國駐朝鮮民主主義人民共和國大使館致意並榮幸地由朝鮮民主主義人民共和國主席授權，通過貴大使館向中華人民共和國主席提出：鑒於一九五三年十一月二十三日在北京締結的《朝鮮民主主義人民共和國與中華人民共和國經濟及文化合作協定》於一九七四年一月十四日期滿，建議把協定的有效期延長十年。今後本協定期滿前未經任何一方以書麵方式提出廢除時，則將自動延長十年，並依此法順延。
朝鮮民主主義人民共和國外交部借此機會再次向中華人民共和國駐朝鮮民主主義人民共和國大使館致以崇高的敬意。