圖書館管理創新,是圖書館發展的一種有效推動力,它貫穿在圖書館的整個發展過程中。目前,正是圖書館的傳統管理向現代化管理轉型時期,其管理創新的理論和方法很多,這裏試舉幾例,以期對我們有所啟發,有所推動,希望能有更多的創新理論和方法出現,推動圖書館事業的發展。
(第三節)圖書館工作的組織
一、圖書館工作組織的意義和作用
圖書館工作組織,是圖書館根據其方針任務,結合本館的具體情況,有計劃、有步驟地把全館工作進行科學安排。一方麵把圖書館全部業務工作合理地組織起來,既有明確分工,又能相互配合,使全館各項業務工作成為一個有機的整體;另一方麵要采取種種措施,促使圖書館行政管理工作緊密配合業務工作,以保證圖書館方針任務的貫徹落實。圖書館工作組織,是貫徹方針任務,開展業務工作的一種手段。
根據我國圖書館的實際情況,它的內容主要包括:圖書館業務機構的設置、圖書館勞動組織、圖書館人員的配備、圖書館工作計劃的擬訂及執行和檢查、圖書館規章製度的建立、圖書館經費的預算和使用,以及其他行政事務性工作等等。它們既具有相對的獨立性,又是互相聯係和相互作用的。圖書館各項工作是前後銜接、環環相扣的。如果其中某一個環節運轉不靈或失誤,都會直接影響其他工作環節的順利進行,進而損害整個圖書館係統的功能。圖書館工作組織的作用就在於運用各種安排和措施,抓住業務工作的一個個環節,把它們科學地組織起來,進一步加強它們之間的相互配合,使圖書館各項工作成為一個統一的整體。
圖書館業務工作的中心環節是讀者服務工作。圖書館方針任務的貫徹落實,主要是通過讀者服務工作來體現。圖書館工作組織就是要善於抓住讀者服務工作這個中心環節,帶動全館其他工作,並使圖書館的采訪、分編、典藏等內部工作為讀者工作服務。
二、圖書館業務機構的設置
圖書館工作是一種工序很多、前後銜接,連續性強的工作。科學地設置圖書館的業務機構,把許多工序合理地組織起來,是搞好圖書館工作的一個重要條件。
圖書館需要設立哪些業務機構,一般沒有統一的標準和規定。各圖書館應根據自己的任務、藏書、人員、設備等因素,統一考慮,統籌安排。
業務機構設置首先應該考慮有利於管理,各部門之間既有明確的分工,體現各個部門的工作範圍、職責,又便於相應的協作,互相補充,發揮整體的作用。機構的上下之間,分級管理,能充分調動全館工作人員的積極性。要把那些性質相近的工序組織在一起,減少往返傳遞,避免重複勞動,節省人力和時間,提高各項工作的速度和質量。
傳統上認為,工序是設置業務部門的主要依據,按工序設置業務部門,有利於組織業務工作,便於業務部門之間的互相聯係。一般地說,圖書館可以設立下列一些部門:
①采編部門。主要負責文獻的采訪、征集、驗收、登錄及注銷;文獻的分類、編目和主題標引;文獻采購的協調和館際交換;編製新書通報等。
②外借閱覽部門。主要負責讀者登記、發放借閱證件;辦理館藏文獻的外借和閱覽;管理並指導讀者使用目錄;宣傳推薦文獻、指導讀者閱讀;幫助讀者複印資料等。
③書目參考部門。主要負責編製各種專題書目索引;指導讀者使用書目索引、文摘、題錄及其他各種工具書;解答讀者谘詢等。
④文獻典藏部門。主要負責基本書庫和保存本書庫的組織管理;辦理文獻的出庫和歸架;做好文獻保護工作。
⑤業務研究輔導部門。主要負責本地區、本係統圖書館的業務輔導工作;組織本地區、本係統圖書館工作經驗的交流和圖書館業務的研究;收集、整理並保管圖書館學專業文獻資料;有些圖書館業務研究輔導部門,還負責辦理本地區中心圖書館委員會和圖書館學會的日常工作。
⑥特藏部門。負責珍本、善本文獻和其他特藏文獻的管理和流通。
目前,圖書館已經進入現代化時代,正向網絡化、數字化邁進,圖書館機構設置也要變革,要突破各工序之間的“框框”,模糊它們之間的界限,在縱向減少層次,橫向上加強聯係,實行扁平式動態管理。有的人提出可以對照企業組織結構設計中的事業部門組織結構或矩陣結構形式。因此,有些館在試行設立以下一些部門:①文獻收集整理工作部。主要負責文獻采編、目錄數據庫建設、文獻典藏等。