（二）做好檔案利用中的保密工作，建章立製。高校檔案館在檔案的利用過程中應嚴格按照保密法和檔案法管理檔案，嚴格遵守高校檔案借閱利用製度及檔案安全保密製度的要求，做好檔案利用保密工作；製定細致完善的檔案借閱製度、外借製度、複製製度，各項檔案借閱規章製度的條文應嚴密而簡明，便於執行，並在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善，確保保密檔案的安全；利用檔案必須登記，製作各庫房檔案利用登記表和檔案館檔案借出登記表，每一次檔案利用都必須在相應表格上做好登記；在涉密檔案利用方麵，嚴格執行檔案信息公開的有關規定，查閱未公開的檔案必須持有相關手續，須經檔案形成部門及檔案館負責人同意，必要時還須經主管校領導審查同意，未經批準，任何人不得隨意閱覽、複製、傳真和摘錄涉密檔案內容；保密檔案使用完畢後應及時核對、檢查、維護與安全，不能私自撕拆、塗改，更不得缺頁少項，借閱的檔案要保管好，不能丟失，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，及時向檔案部門報告，進行補救。
（三）加強檔案庫房的安全保密建設，配套齊全。高校應加強檔案庫房的安全保密建設，為檔案庫房配備檔案櫃時，要充分考慮檔案的類別、載體及其保密性要求和防磁化要求等因素；要給庫房配置防盜網、防盜窗、防盜門、報警器及電子監控設備，定期維護保養，密集架帶鎖，指定專人負責，無關人員一律禁止入內；庫房與辦公區相對獨立，功能嚴格區分，不存在相互交織的現象，做到檔案庫房、查閱室和工作人員辦公室“三室”分開，提供安全保密的檔案閱覽環境；對涉密檔案應設電子密碼櫃、安裝保險鎖、防盜器，從保管條件上確保密級檔案的安全；應減少檔案的破損率，延長檔案的使用壽命，對不易保管的磁盤、光盤等存儲介質應配備專用的檔案消磁櫃，對容易破損的硫酸紙圖等重要檔案配備好防潮、增濕設備。
（四）加強電子檔案的數據保密管理，確保安全。電子檔案從保管形式上主要分為兩種，一種是存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，另一種是存儲在網絡數據庫中的電子檔案，存儲在磁盤、光盤上的電子檔案的保密方麵主要做好防消磁、防損壞工作，必要時可以複製副本或異地保存，對於計算機信息係統的保密管理，主要應做到以下幾個方麵：一是涉密計算機要做好內外網分離，並建立、完善涉密網絡的保密管理製度，加強內部管理，配備必需的防範設備，增強涉密網絡的技術防範能力，定期進行網上信息檢查，確保涉密信息不上網；二是及時升級布置好防火牆，不得與國際網互聯，做到了內部局域網與外網的物理隔離，即嚴格做到內部局域網計算機專用，與外網物理分離，內外網之間無聯絡通道，內部局域網計算機嚴格執行多重口令進入製，做到專機專人專用密碼進入使用，並且使用單機版檔案管理係統管理保密檔案；三是設立信息係統的防火牆、密碼訪問控製，建立備份與恢複係統，不斷完善檔案信息係統安全管理製度，確保檔案信息係統安全。
（五）普及熟悉各種保密法規及製度，強化意識。一是深入學習保密法律法規，采取多種形式組織涉密人員認真學習《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國國家安全法》、《刑法》、黨和國家關於保密工作的政策和加強科技保密工作方麵的文件，為加強保密工作奠定思想基礎；二是舉辦專家講座培訓，邀請高校保密辦主要負責人、國家保密局等單位的有關負責人來校舉辦專題講座，組織學習國家保密局泄密情況通報，通過深刻分析典型案例的深層次原因，探討新形勢下竊密泄密的新特點，增強保密觀念和防範意識；三是播放保密警示教育片，組織涉密人員觀看保密警示教育片，通過典型案例的教育，提高防範意識、築牢思想防線，做到警鍾長鳴，加強檔案保密法製教育，提高廣大檔案幹部尤其是年輕幹部的保密法紀觀念。除此以外，還應加強高校檔案人員的職業道德教育，深刻認識保密工作的意義，高度重視保密機構隊伍建設，配齊，配強保密幹部；嚴格遵守檔案法規、保密法規，檔案管理人員要有高度的政治責任心，樹立嚴格的法律法規觀念，做到有法必依，執法必嚴，違法必究，提高檔案安全保密意識，以維護檔案的完整性與安全性。
檔案信息開放尤其給渉密檔案的管理工作帶來了挑戰，檔案信息公開與保守國家秘密都是黨和國家的重要工作，在開放環境下，如何加強高校檔案的保密管理工作值得我們深入思考和進一步研究。