江新
高校學生檔案是學生在學校學習實踐活動中形成的記述及反映學生個人成長經曆、現實表現等，以個體為單元按歸檔製度整理、保管，以備查考的信息載體。它是反映學生在大學期間學習生活的重要依據，是學生德、智、體、美、勞等綜合素質以及學生家庭、社會關係、經濟狀況的主要原始憑證，也是學校考察、培養學生的第一手材料，同時還是國家和社會選拔、任用人才的重要依據，更是每個學生由學校走向社會的重要人事檔案形成的基礎。高校學生檔案形成於學校，歸宿於社會用人單位。
隨著市場經濟體製的建立，幹部人事製度改革的逐步深入，特別是在現階段人力資源開發利用受到了用人單位的高度重視。原有的人事檔案管理遇到了一些新的挑戰，也暴露出許多問題。如何與時俱進地做好高校學生檔案利用，為用人單位及學生個體提供有效信息服務。筆者結合自身工作實踐，談談高校學生檔案在信息擴展、有效服務中遇到的問題及幾點改進對策。
一、學生檔案在有效服務中存在的問題
（一）學生檔案中可利用信息少
目前多數高校學生檔案的主要內容包括：高中畢業生登記表、高考報名表，新生登記表，黨、團材料，各學期成績彙總表，獎、懲材料，實習鑒定表，畢業生登記表等。這些材料顯得太單薄，不能滿足用人單位對人才的選拔，他們需要了解學生在校期間更多的情況，如心理狀況，誠信情況，綜合素質和協調能力等。這就要求我們在做好現有學生檔案管理的基礎上增設學生檔案內容，以滿足組織、人事部門、用人單位的利用需求。
（二）不能有效服務學生主體
建國以來，我國人事檔案的利用僅麵向於組織、人事部門，任何個人不能查閱自己的人事檔案。人事檔案對每個人來說是非常神秘的，大家都不知道自己的人事檔案裏有些什麼材料，材料裏又寫些什麼內容。學生主體，對自己的個人檔案沒有知情權、支配權，在升學、應聘、出國等事項中都要另外出證明、做簡曆，個人檔案幫不上忙。
（三）缺乏監督機製
在現有人事檔案封閉式管理體製下，人事檔案相對人是無法享有參與權、知情權，更無法享有更改錯誤記錄和申訴權等。在這種封閉的管理機製作用下，人事檔案被人為地“神秘化”。幾乎所有的進檔材料，都有“組織鑒定”或“單位意見”一欄，但沒有“所填是否真實”這欄。填寫他人鑒定往往是由一兩個人完成，這樣就缺少有效的監督。而檔案材料中一兩句話可能會影響一個人的一生。如何讓檔案材料填寫得更公平公正，最好的辦法就是讓部分個人檔案材料公開（除一些保密部分）。
高校學生檔案主要是供組織部門、院係、用人單位，培養考察、選拔錄用學生。在日常工作中，檔案管理人員受傳統保密觀念的影響，過分重視檔案的保密而輕視忽略檔案的利用。然而檔案的利用是檔案存在的根本目的和價值。進入21世紀我國檔案學術界和社會媒體圍繞人事檔案利用進行了廣泛的討論。2005年11月中組部召開的第四次全國幹部檔案工作會議上，中組部常務副部長趙洪祝給全國幹部人事檔案工作者提出了探索“如何正確把握幹部人事檔案保密與開放之間的關係，區別不同情況，滿足社會化利用需求”的新課題。高校學生檔案是幹部人事檔案的一種，如何滿足社會化利用需求，這要求我們采取有效措施，不斷增強人事檔案的全麵性、真實性、準確性。
二、幾點改進對策
（一）擴展學生檔案信息內容