（四）檔案信息在校內外宣傳教育上的作用。利用檔案信息進行宣傳教育會取得特殊的成效。這是因為檔案所提供的信息具有原始記錄性這一根本屬性，所以人們對檔案提供的依據性、憑證性信息深信不疑，能取得別的宣傳形式無法達到的效果。
五、如何開發檔案信息資源，適應高校工作需要高校檔案是重要信息資源，是高等學校進行各項工作必不可少的環節。其價值是通過充分利用檔案為教學、科研和各項管理工作服務，使其轉化為社會效益和經濟效益來體現的。目前，由於種種原因檔案蘊藏的許多信息尚未被開發利用，往往利用者需要的信息不能及時提供，能提供的又常常不是重要和必須的信息。如何改變這種狀況，筆者認為要解決好以下幾個問題。
（一）搞好檔案工作宣傳。深入宣傳《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》，增強師生員工的檔案意識，堅持依法治檔，更新認識，解放思想，使檔案從過去封閉、半封閉保管型轉向主動服務、吸引利用的開放型，全麵係統地開發檔案信息資源，不斷解決利用工作中的各種問題。
（二）高校檔案工作的好、差，檔案信息資源的開發程度和檔案信息資源利用率的高低與檔案員的素質高低有直接關係。要按照《高等學校檔案管理辦法》的要求配備堅持四項基本原則、認真執行黨和國家方針政策、熱愛檔案事業、忠於職守、遵守紀律、具備檔案業務知識和一定的文化科學知識的檔案工作人員。
（三）加強檔案館（室）的基礎業務建設。收集工作要齊全完整，整理要科學規範，存放要井然有序，搞好著錄標引，檢索工具要健全完善，高效率地開發檔案信息。
（四）熟悉館藏。檔案信息開發工作，既是一項利用檔案的工作，也是檔案信息利用的工作。要做好利用檔案和提供檔案信息，必須熟悉館藏。檔案工作者不能準確、快捷地熟悉館藏檔案的類型、門類和內容，就無法做好檔案信息開發工作，就無法及時、準確地查出利用者所需的檔案材料，主動、優質提供服務就無從談起。熟悉館藏，是做好檔案信息開發工作和主動、優質提供利用檔案服務的基礎。
（五）抓住機遇。機遇難得，稍縱即逝。檔案信息開發工作，也有一個機遇的問題。如學校110周年校慶活動、學校曆史上重要事件紀念活動等，都是檔案信息開發的極好機會，我們要善於抓住這些機遇，編寫一些校史資料，為學校做出貢獻。
（六）與時俱進。時代在發展，社會在進步，高科技在突飛猛進，人類進入了數字化時代。檔案信息開發，也要不斷開拓創新，與時俱進，才能適應時代的要求。我們要充分利用多媒體技術、網絡技術和光盤技術，將檔案信息開發工作推向更新、更高、更精、更直觀的層次。
（七）開展編研工作。開發檔案信息資源的方式是多種多樣的，編研工作是較高的形式，也是較為有效的形式。檔案信息提供利用是檔案館（室）開發檔案信息資源的重要方式之一。編寫檔案館（室）簡介、指南，利用檔案材料加工成文件選編、彙編，開展各種類型陳列、展覽等，提供高水平的綜合信息，有利於促進教學、科研及各項管理工作，能更好地為學校教學、科研及各項管理工作服務。