高等學校的檔案工作，是各項工作必不可少的環節或重要組成部分。人們常講高等學校要進行科學管理，科學管理必須靠信息和數據。如果離開了檔案信息的存儲、積累、開發利用，就很難做到科學管理。
從高等學校的一係列工作來看，無論是落實各項政策，還是進行學校管理，維護師生員工的合法利益；無論是學校管理體製改革、工作總結、探索教育工作規律，還是進行教學、科研；無論是編修史誌，還是評審專業技術職務，評估教師和科研人員工作、成果，都離不開檔案信息的開發利用，這些都說明高校檔案工作決不是遊離於學校各項工作之外的一項工作，而是與學校各項工作息息相關、密不可分的基礎工作。實踐證明，檔案信息參與學校教學、科研、黨政管理等項工作，對於優化教育結構、促進教育改革、加速學校發展，具有十分重要的意義。
四、開發檔案信息資源，為高校各項工作服務
高等學校的重要任務，就是為社會主義現代化建設培養各類高級專門人才。高等學校培養出來的大學生的政治素質、思想素質、業務素質如何，關係到事業的成敗。高等學校要把大學生培養成為“有理想、有道德、有文化、有紀律”、德才兼備、品學兼優、又紅又專的合格人才，既要繼承曆史上我國高等教育的成功經驗，又要總結當前改革、開放新形勢下提高教育質量的新鮮經驗，還要借鑒國外對我國有益的管理經驗，所有這些都離不開檔案、資料提供的信息。我們要善於從紛繁的信息傳輸中通過綜合、整理、比較、分析，及時捕捉有價值的信息，為科學決策提供依據。為此，高等學校必須重視檔案工作，重視檔案信息資源的開發利用。
高等學校檔案信息的開發利用是高等學校檔案工作的基本出發點和根本目的。高等學校檔案信息為高校各項工作服務主要是通過以下幾方麵實現的。
（一）檔案信息在領導決策過程中的參謀作用。要把高等學校辦成適應經濟發展和社會發展的需要，高等學校管理體製的理順、機構、專業乃至學科的設置，都要依據社會發展對人才的需求，論證可行性，然後做出決策。這一過程需要從檔案中提供學校的條件、設備、師資力量、曆史沿革、經驗教訓等信息，供領導參考，經綜合、整理、比較、分析後，製定最佳實施方案。
（二）檔案信息在高校管理工作中的憑證作用。高校檔案是高等學校各項工作、活動的曆史記錄，如手稿、印信、照片、錄音、錄像等，這些不同形式的檔案信息具有法律效用，是學校履行管理職責、處理各項工作、維護學校及師生員工合法利益的憑證和依據。正是這些檔案信息保證高校各項工作順利開展。
（三）檔案信息在教學、科研工作中的借鑒作用。檔案信息是高等學校進行教學、科研的基礎和條件。一切科學都是研究客觀事物發生、發展規律的學問，無論是社會科學的研究，還是自然科學的研究，都必須占有充分的檔案、資料提供的信息。這是必不可少的條件。高校科技的發展，既要靠科研人員本身科學實驗、實踐，又要繼承、延續前人的成就，還要借鑒別人的成果，不斷取得新成就。在教學上也是這樣，吸收前人、別人成功的經驗，不斷改造教學方法、提高教學質量。