應用文與文藝文相比較，它的用法有其個性，不同應用文種用語在“個性”之中還有個性。比如，同時公文，上行文、下行文、平行文的用語就有不同的特征和規範。再細一點，同是一個行文的方向的不同文種，其用語也有區別。如果在這些問題上含混不清，勢必影響行文效果。比如，有不少人在報告的結尾濫用“以上報告當否，請批複”、“特此報告，請批準”等語。其錯誤根源就是把“報告”與“請示”兩種上行文混為一體，違反了“報告”等用語的規範。
（四）聯係自己在應用文寫作實踐中的切身體會和具體事例進行教學
我曾在行政辦公室兼職工作多年，平時除教學外還從事應用文寫作，撰寫了許多通知、通報、報告、請示、總結、調查報告等各類應用文。這裏有成功的經驗，也有失敗的教訓，其中不乏“引以為鑒”的例子。因此，不論在講應用文的一般基礎知識，或者是常用應用文體的寫法時，我都盡可能地聯係自己的經曆或所見所聞的正反兩方麵的材料，這樣既避免了照本宣科地講理論知識，而使人覺得枯燥、乏味的毛病，又使同學們聽來覺得親切、自然、可信，有一定的吸引力，從而加深了對專業理論知識的理解，起到了事半功倍的作用。例如在講到寫好總結必須積累好材料的準備工作時，我就聯係到自己平時養成了積累材料，並注意把材料分門別類地整理好的習慣以及必須掌握的及時、係統、全麵、優選、求新、持久等積累原則來講解，說明這樣做，一旦需要時，就可以有選擇地加以利用，從而省大量搜集材料的時間和精力，並不至於遺漏比較重要的材料。寫簡報，情況報告，通報這類應用文時，不需細描寫，環境渲染，氣氛烘托等手法，寫調查報告要有正確的思想指導，有了正確的指導思想，就像有架望遠鏡、顯微鏡一樣，既可遠矚，又可明察秋毫，從而正確地洞察、分析所調查的事物，並揭示客觀事物的本質，這是必不可少的一環。課堂上，我結合自己親身經曆的正反兩方麵的實例講授，學生反映聽了感到親切，有一定的說服力，並從中悟出了應該怎樣寫，不應該怎樣寫的道理。
我還聯係自己所見所聞的一些典型材料，如一份去車站接客的電報，對接客時間可有兩種理解；一項規定因用詞模棱兩可，使人無所適從；結合講解行文要周密、嚴謹，選用文種必須“對號入座”；用詞要準確、恰當，不要產生歧義；語言要凝煉、明晰，不要因省去幾個字而使意思模糊不清等道理。同學們感到這樣講解容易理解，有些例子簡直十分可笑，大家在笑聲中既受到了教育，又學到了寫作知識。
（五）加強寫和練的實踐環
學習應用文寫作理論知識，掌握了應用文寫作的基本要領，就會少走彎路，減少盲目性，但寫作是一種實踐活動，寫作方法和技藝的掌握，最主要的途徑，還是靠自己的實踐，即多寫多練。對於這一點，有些同學有些誤解，以為通過老師講解，學習了寫作知識，就能立竿見影地寫出高質量的應用文。為糾正這一片麵的看法，我在講理論知識的同時反複強調實踐的重要性，並以魯迅先生名言為證，他說：“做醫生的有秘方，做廚師的有秘法，開點心鋪的有秘傳……但是，作文卻好象偏偏並無秘訣，假使有，每個作家一定是傳給子孫的人，然而祖傳的作家很少見。”進而說明老師講課，充其量也隻能起到引路的作用——師傅領進門，修行在徒弟，更重要的是要同學自己努力，勤學苦練，把知識轉化為能力，否則，就像學遊泳，不下水，學不會。我在教學中加強學生應用文寫作實踐的主要措施有：
一是撰寫各類文章，進行多種練習。按教學計劃，安排多次撰寫各類文體和多種諸如確定文種，修改評句等單項練習，並盡可能地詳細閱改，對存在的問題，或結合教學進行分析，或個別進行輔導，有些練習，如起草一份簡練又明確的電報，撰寫一件平時使用頻率較高的通知，修改一些囉嗦或帶有歧義的詞句，看起來比較簡單，但要寫好或改得準確、得體，卻也不那麼容易。對這些練習，同學們都很感興趣，也樂於修改。
二是開展課堂討論，共同分析研究，因為教學是相長的過程，結合講課，挑選一些有代表性的應用文，讓同學一起分析討論，集思廣益，共同修改，從而活躍了課堂氣氛，進一步調動學生學習的積極性和主動性。
第八轉變寫作觀念
一、發揮圖書館的作用
要轉變社會的寫作觀念，並不是一件容易的事。我想，首先，可由幾所學校牽頭，在全蘭州市中專掀起一場大型的關於讀書的宣傳和倡議活動，宣傳活動邀請政府、社會各界人士和新聞媒體參加，給予充分的報道，以引起政府和社會各界對讀書和學校圖書館建設的重視。