③指出過期讀者;
④打印催尋單;
⑤統計各種數據並打印;
除以上功能要求,我們還應結合本館實際、提出容量要求。如:⑥每年5000讀者登記;
⑦每年8萬個流通信息;
⑧每年一萬個續借讀者;
⑨每年一萬個過期催還。
(三)良好的售後服務
因為中小學圖書館工作人員對軟件知識一般不深入,因此係統是否能夠提供良好的售後服務是非常關鍵的。每一家軟件開發商都會作出售後服務的承諾,因此我們在選擇時應參考其他館的意見,同時看該係統在當地是否有售後服務點。對於中小學館來說,在實施計算機自動化管理初期,數萬冊圖書的回溯建庫就成了老大難問題。所以,當前我國中小學圖書館自動化軟件市場興起了一項前所未有的配套服務。以編目數據錄入和圖書加工為主的“一條龍”
服務。如本書前麵所述,在中小學圖書館自動化管理中,數萬冊圖書及其他文獻的回溯建庫是瓶頸。當前不少學校領導和圖書館同誌都已認識到這一問題。一改“手工作坊”的“胡子工程”模式,開始接受資源共享思想指導下的“社會化大生產”的回溯建庫。目前我國的圖書館數據錄入服務的服務商有十幾家,但稍能規範一些的,約有四、五家,如何判斷其服務質量的好壞?歸納一下,大致有以下幾個方法。
首先看其編目軟件數據格式是否字段齊全,著錄方便,特別是其共享庫的容量對館藏圖書的命中率。一般來說,國家館的回溯書目數據對中小學館的命中率在54~58%之間,因為國家館對一些中小學的教參書及層次較低的普及讀物和兒童讀物收藏不多。如果一個專業公司服務單位多,又注意收集、整理編目數據,那麼它共享到各學校圖書館數據的命中率就高,整個工作進程就快。
看其分類編目的質量。首先考察其編目隊伍成員對《中圖法》分類、文獻著錄規則和CNMARC標準掌握和熟練的程度。在分類上看其歸類是否準確,詳簡是否得當,特別是注意是否將叢書套書分在異類,種次號編排是否混亂。叢書著錄時能否列出該叢書中的子目以便查對和著錄。在著錄上注意幾種不同題名和責任者的著錄方式,特別是交替題名,兩種不同責任者的合訂題名等。在文獻加工上看書標粘貼是否規範,分類排架是否合理、特別是對本館某類增加較快的書的書架預留空間是否合適。服務周全、升級及時,係統升級要保證及時到位。用戶人員培訓要認真熱情。維護、升級和培訓要有記錄文檔。
綜上所述,對軟件和服務的選擇,最好的辦法就是考察該軟件服務商以前的用戶,走訪的越多、了解的情況就越準確。這不僅有助於對軟件的選擇,考察了數個實施了自動化管理的同行圖書館後,對本館此項工作的開展,也是極為有利的。
三、軟件采購和招標議標的方法
在圖書館計算機自動化管理係統招標議標活動中要特別注意以下幾個要點:①由於一些主管部門同誌對圖書館專業內容了解不深,曾經有不少地區以價格為主要標準招標到的軟件,在使用中功能缺失或服務不到位,受到圖書館人員的抱怨。所以招標議標前應反複告訴應標方,價格不是唯一的中標標準。
②隨著硬件技術的飛躍發展,軟件功能與網絡的結合也不斷更新和拓展,成熟的軟件公司平均2.5年就更新一次版本,所以,還要了解應標軟件功能拓展和版本更新的情況。
鑒於上述原因,招標前應邀請當地公共館、高校館的專業人士和已經使用過自動化管理軟件的資深中學館長對應標軟件進行谘詢和審查,並現場演示,一般半到一個小時。選購中小學圖書館計算機自動化軟件最好選用用議標詢標的方式,操作起來方便主動些。
(一)收集各圖書館自動化係統資料(含硬件規格、軟件需求、網絡環境需求)