單位所使用的傳真設備，應當安排專人負責。無人在場而又必須使用時，應使之處於自動接收狀態。為了不影響工作，單位的傳真機盡量不要同辦公電話采用同一條線路。
三、必須依禮使用
在使用傳真時，必須牢記維護個人和所在單位的形象問題，處處不失禮數。
在發送傳真時，一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發送文件、書信、資料時，更是要謹記這一條。出差在外，有必要使用公眾傳真設備，即付費使用電信部門設立在營業所內的傳真機時，除了要辦好手續、防止泄密之外，對於工作人員也要依禮相待。
人們在使用傳真設備時，最為看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真後，應當在第一時間內即刻采用適當的方式告知對方，以免對方惦念不已。需要辦理或轉交、轉送他人發來的傳真時，千萬不可拖延時間，耽誤對方的要事。
如何在請柬中體現禮儀？
一、請柬的內容和作用
請柬是私人和公務場合中廣泛使用的一種文書形式。它是人們舉行吉慶活動或某種聚會時，為表示對客人的尊重和邀請者的鄭重態度，專門向邀請對象發出的邀請文書。請柬的內容由標題、稱謂、正文、敬語及落款和日期幾部分組成。
請柬組成部分
從撰寫方法上說，不論哪種樣式的請柬，都有標題、稱謂、正文、敬語、落款和日期等。
1.標題：封麵印上或寫明“請柬”二字，一般應做些藝術加工，即采用名家書法、字麵燙金或加以圖案裝飾等。
2.稱謂：頂格寫清被邀請單位名稱或個人姓名，其後加冒號。個人姓名後要注明職務或職稱，如“xx先生”、“xx女士”。
3.正文：另起行，前空兩格，寫明活動的內容、時間、地點及其他應知事項。
4.敬語：一般以“敬請（恭請）光臨”，“此致敬禮”等作結。“此致”另起行，前空兩格，再另起行，寫“敬禮”等詞，需頂格。
5.落款和日期：寫明邀請單位或個人姓名。下邊寫日期。
請柬寫好後，最好提前一段時間發出，以便受邀者有安排時間的餘地。
在公共關係活動中，凡屬較為重要或正式的會議、活動、宴請，如需邀請本組織以外的人士參加，通常都使用請柬。這既是公關禮儀的需要，同時也能起到對所邀請客人提醒和備忘的作用。
二、請柬的書寫
一般的請柬，許多文化用品商店都有出售，但格式較為單一，難以滿足特定需要。所以，對於一個比較注意對外形象的社會組織來說，邀請客人最好能使用本組織專門印製的請柬。尤其當社會組織所舉辦的會議、活動、宴請規模較大、規格較高時，也唯有精心設計、製作的專用請柬，才能與之相匹配。這時的請柬，除原有的禮儀功能外，還成了社會組織對外展示自身形象的某種特殊宣傳品。
因此，請柬的設計和製作，往往成為某一會議、活動、宴請準備工作中的一項重要事務。請柬的設計包括文字設計和美工設計兩個方麵。
寫請柬的禮儀
1.文字要美觀，用詞要謙恭，要充分表現出邀請者的熱情與誠意。
2.語言要精練、準確，凡涉及時間、
地點、人名等一些關鍵性詞語，一定要核準、查實。
3.語言要得體、莊重。
4.在紙質、款式和裝幀設計上，
要注意藝術性，做到美觀、大方。
一份規範的請柬，無論如何設計，一般總由封麵和內頁（正文）兩部分組成。特製的專門請柬的封麵，一般應寫明這是什麼會議（或活動、宴請）的請柬。在特定情況下（如社會組織為控製成本，一次印製較多請柬以供幾個不同的活動所用）也可隻寫“請柬”兩字，但在相應部位，應配上這一組織的標識，以示與其他請柬的區別。
請柬的篇幅有限，書寫時應根據具體場合、內容、對象，認真措詞，行文應達、雅兼備。達，即準確；雅就是講究文字美。在遣詞造句方麵，有的使用文言語？
句，顯得古樸典雅；有的選用較平易通俗的語句，則顯得親切熱情。不管使用哪種風格的語言，都要莊重、明白，使人一看就懂，切忌語言的乏味和浮華。
下麵是某中學百年校慶的請柬內文，邀請校友參見學校的校慶慶典活動，表明了對校慶的重視和對校友真誠的歡迎之情。
尊敬的校友：
xx中學於x年x月x日在學校操場舉行100周年校慶。xx學校的全體師生衷心地歡迎您一一尊敬的校友回母校參加校慶。這是中學合校後的第一次盛大的校慶，也是學校成立以來第一次校友大團聚。
我們衷心地歡迎你們的到來！
我們熱情地期待你們的光臨！
聯係單位：xx中學校友辦聯係人：王老師聯係電話：xxxxxxxx。