正文 第21章 通信禮儀(3)(2 / 3)

1.駕駛汽車途中

在駕駛汽車的過程之中,駕駛者不應使用手機通話或查看短消息,以免由於注意力不集中而違反交通規則,甚至釀成車毀人亡的悲劇。

2.在易燃易爆場所

在加油站、麵粉廠、油庫以及油漆廠等各種易燃場所,應該禁止使用手機等移動通訊工具,以免它們所發出的信號引發火災甚至爆炸。

3.病房之內

在醫院、病房等場所也應當禁止使用手機等工具,以免其信號幹擾醫療儀器的正常運行而釀成醫療事故,或者影響病人的休息。

4.飛機飛行期間

根據安全規則,在飛機航班的飛行期間是嚴禁使用手機的,否則會給航班帶來重大的安全隱患。因此,在飛機上必須保證手機處於關閉狀態。

5.手機攜帶的禮節

手機的放置問題不僅是一個禮儀問題,也是一個安全問題。因此,放置手機也是有講究的。

三、手機使用過程中的禮節

手機等移動通訊工具是現代文明的產物,人們在日常生活中越來越普遍地使用手機。但是,很多人在公共場合中拿著手機大呼小叫,顯得非常剌眼。因此,在使用手機的過程中應該注意一些基本的禮節。

(—)先確認對象或電話號碼

手機是方便人們進行交流的工具,人們在操縱手機時一定要先確定對象或電話號碼。相對於普通電話來說,手機的費用比較高昂。因此,確認對象有助於減少錯誤,縮短通話時間。

(二)長話短說,精簡通話內容

確認完電話號碼後開始通話,這時候要求長話短說,盡可能地精簡通話內容。如果通話對象正處在工作時間,那麼就應該講完重點之後趕緊收線,免得幹擾人家的正常工作太久,否則對方可能會被認為工作不敬業。

(三)上班時間電話要調整為震音

現在手機的普及率非常高,幾乎每個上班族都有手機。但是,由於手機屬於私人電話,在上班時間內應該盡可能少用手機。如果確實有使用手機的必要,則應該將其設置為震動模式,避免手機鈴聲幹擾其他人。

(四)公共場所要壓低通話音量

在公共場合中應該盡量做到不使用手機。如果遇到非打不可的電話,就應該尋找一個較為偏僻的地點,壓低通話音量。千萬不要大呼小叫,弄得全場人員都聽到,這種幹擾別人的行為必將招致大家的反感。

(五)接待訪客時勿使用移動電話

在接待訪客的過程中切記不要使用手機,要以客為尊,全心全意地應對客人。在與客人交談時接電話會使談話被迫中斷而不得不從頭開始,浪費了客人的時間。如果有隨身攜帶手機的習慣,在接待訪客時應將手機放在桌麵上或抽屜裏麵。

(六)移動電話留言要留下時間、曰期

使用手機進行留言時要注意留下詳細的時間或日期。如果沒有留言時間,對方很難分清楚留言中所提及的事務的輕重緩急,這樣有可能使得某些重要的事情得不到及時處理,造成不必要的損失。

(七)信號較弱時應尋求其他方式聯係

在一些手機信號比較弱的地區,有時通話質量不高,通話的聲音不得不越來越高。在這種情況下,應該向對方說明信號不好,征得對方同意後掛斷電話,等到信號較強的時候再通話或者選擇其他的方式進行聯係。

使用傳真要注意哪些問題?

目前,經常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達身在異地的交往對象手中。傳統的郵寄書信的聯絡方式,已難於滿足這一方麵的要求。在此背景之下,傳真便應運而生。

傳真,又叫做傳真電報。它是利用光電效應,通過安裝在普通電話網絡上的傳真機,對外發送或是接收外來的文件、書信、資料、圖表、照片真跡的一種現代化的通訊聯絡的方式。現在,傳真機已普及成為不可或缺的辦公設備之一。

利用傳真通信的主要優點是,它操作簡便,傳送速度非常迅速,而且可以將包括一切複雜圖案在內的真跡傳送出去。它的缺點主要是發送的自動性能較差,需要專人在旁邊進行操作。有些時候,它的清晰度難以確保。

利用傳真對外通信聯絡時,必須注意下述三個方麵的禮儀問題:

一、必須合法使用

國家規定:任何單位或個人在使用自備的傳真設備時,均須嚴格按照電信部門的有關要求,認真履行必要的使用手續,否則即為非法之舉。具體而言,安裝、使用傳真設備前,須經電信部門許可,並辦理相關的一切手續,不準私自安裝、使用傳真設備。

安裝、使用的傳真設備,必須配有電信部門正式頒發的批文和進網許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設備,必須首先前往國家所指定的部門進行登記和檢測,然後方可到電信部門辦理使用手續。

使用自備傳真設備期間,按照規定,每個月都必須到電信部門交納使用費用。

二、必須得法使用

使用傳真設備通訊,必須在具體的操作上力求標準而規範。不然,也會令其效果受到一定程度的影響。

本人或本單位所用的傳真機號碼,應該正確無誤地告訴自己重要的交往對象。一般而言,對於主要交往對象的傳真號碼,也必須認真地記好,為了保證萬無一失,在有必要向對方發送傳真前,最好先給對方通報一下。這樣做既提醒了對方,又不至於發錯傳真。發送傳真時,必須按規定操作,並以提高清晰度為要旨。與此同時,也要注意使其內容簡明扼要,以節省費用。