（三）電子郵件應當注意中文編碼係統
編碼的問題是每一位電子郵件使用者均應注意的大事。由於中文文字自身的特點加上一些其他的原因，我國的內地、台灣省、港澳地區，以及世界上其他國家裏的華人，目前使用著互不相同的中文編碼係統。因此，當一位教師使用中國內地的編碼係統向生活在除中國內地之外的其他一切國家和地區裏的中國人發出電子郵件時，由於雙方所采用的中文編碼係統有所不同，對方便很有可能隻會收到一封由混亂字符組成的天書。
因此，教師在使用中文向除了中國內地之外的其他國家和地區的華人發出電子郵件時，必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼係統，以保證對方可以收到自己的郵件。
（四）電子郵件應當慎重選擇功能
現在市場上所提供的先進的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強化電子郵件的個人特色，但是對教師來說，此類功能是必須慎用的。
這主要是因為，一方麵，對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發時間增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給人以華而不實之感；另一方麵，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來，他所收到的那個電子郵件就很有可能會大大地背離發件人的初衷，因而使之前功盡棄。
三、回複電子郵件的禮儀與規範
（一）不要期盼他人會立即回複你的信件
發信者通常會期盼所傳送出去的郵件，能夠讓對方趕快閱讀、處理，以及回複。我們不要對他人回複信件的時效性做過分期待。
（二）當他人誤送郵件給你時，盡可能通知原寄送人
忽視或刪除他人給自己的電子郵件而不回複者，都是不好的網際行為，因為發信人通常會焦慮地等待回信，甚或懷疑信件是否到達了該去的地方？如果收信者能從信件內容看出正確的收信者，應迅速轉送出去。若無法辨認，也應即刻回複發信人並簡單解釋傳送的錯誤。在網際空間中，要有寬容互助的心胸，原諒別人無心的錯誤並熱心協助。
（三）情緒高漲時避免立即回複信息
人們習慣於麵對麵的口語傳播，臉部表情與身體語言都會輔助溝通的效益。
案例分析
周老師在一家私立中學任教師。某曰，為了一件小事，周女士一賭氣決定放棄這份收入不菲的工作，於同年6月5曰向學校發送了一份辭職的電子郵件。在這封電子郵件中，她明確表示：“我已經決定今天辭職，並希望在6月15曰以前將手頭的工作移交。”
學校起先對她的辭職請求未作答複。之後，在7月10曰，學校向周老師發送了一份接受辭職的電子郵件，內容為：“關於您6月5曰的辭職函，經管理部門認真研究，我們遺憾地接受您辭去本校教師的職務，您在本校的最後一天將為2007年7月12曰，您的薪金支付到2007年7月15曰為止。”
此後，周女士反悔了，並向勞動仲裁機構提出仲裁申請，要求學校恢複她的職位，繼續履行原勞動合同，但沒得到仲裁機構的支持。之後，又打起了勞動官司。法院對電子郵件進行認證後認為：原告周女士在郵件中明確表達了辭職的意思，其後她並未以電子郵件或其他明確的方式撤回辭職申請。法院最終判決被告學校終止勞動關係合法有效。
這告訴我們，一定不要在情緒激動的時候發送電子郵件，發送郵件時必須要慎重。
然而，使用電子郵件溝通卻缺乏這些看得到或聽得到的輔助，極易造成誤解。有很多的字句在日常口語溝通時並不會冒犯他人，例如有人以“三字經”作為見麵時打招呼的口頭禪，但若將其寫入郵件傳送給不明原因的人，恐怕將引起不可預期的紛爭。當來信引發個人情緒高漲時，此時應等心情平靜後再看一遍，恢複正常理智時，解讀信件內容的方式或許全然不同。
（四）謹1真處理惡意中傷的郵件
在網際空間中，惡意中傷或會引起爭端的郵件通常被稱為“Flames”。對於Flames的處理要非常謹慎，以避免造成連鎖反應的汙蔑行為。應付Flames最好的方法為：忽視它！離開屏幕繼續過著自己正常而理性的生活。
（五）閱讀信件時應設法理清建議與意見。
如同撰寫傳送郵件時須注意理清建議與意見一樣，閱讀他人郵寄來的信件也須注意這項原則。詳細辨明來信到底隻是表達看法、反應需求還是提出方案、鼓勵行動？如此，才能適當地回複來信。
（六）避免非相關主題性的言語。
網際空間具有“八卦”傳播與閑聊的特性，切勿讓自己無心的言論變成他人嘲弄或攻擊的話題。因此，回複他人建議與意見時，必須扣緊主題，並提出相關的實證予以說明，盡量避免非相關主題的言論涉入回複信函的內容中。此外，要回複他人信件時，請使用“Reply”的功能，不要另起標題而造成對方的混淆。
（七）將同一主題的所有意見閱讀完畢，再回複自己的意見