五、認真清楚地記錄
隨時牢記5W技巧，在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話、接電話同樣重要。電話記錄既要簡潔又要完備，因此必須熟練記錄5W。
六、了解來電話的目的
上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，學校的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌隻說“不在”就把電話掛了。接電話時也要盡可能問清事由，避免誤事。我們首先應了解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可以不誤事而且贏得對方的好感。
七、掛電話前的禮貌
要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然後彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛電話，不可隻管自己講完就掛斷電話。
打電話的技巧
1.遲到、請假由自己打電話。
2.外出辦事，隨時與單位聯係。
3.外出辦事應告知去處及方便聯係的電話。
4.延誤拜訪時間應事先與對方聯絡。
5.用傳真機傳送文件後，以電話聯絡確認。
6.同事家中電話不要輕易告訴別人。
7.借用別家單位電話一般不要超過十分鍾。遇特殊情況，非得長時間接打電話時，應先征得對方的同意和諒解。
使用E—mail應有哪些禮儀？
一、使用電子郵件的禮儀
電子郵件，又稱電子函件或電子信函。它是利用電子計算機所組成的互聯網絡，向交往對象發出的一種電子信件。使用電子郵件進行對外聯絡，不僅安全保密，節省時間，不受篇幅的限製，清晰度極高，而且還可以大大地降低通信費用。在使用電子郵件的時候，有一些禮儀是不容忽視的。
1.許多人擁有多個信箱，記住每天檢査每個信箱的信件，每封信都必須回信，以維持交往禮貌。
2.每一信件隻提一主題，且本信主旨要確切清楚。
3.內容簡短清楚，隻提重點。
4.寄附加大檔案E—mail之前，先通知收信者清理信箱，以免信箱塞爆。
5.當引用他人信件內容，隻引述需要的部分，將與回信內容無關部分刪除。
6.將不必要的信刪除，使信箱空間空出，防止因為空間不足而不能收信。
7.對不熟的收信者，要加上簽名甚至附上電子名片；簽名不應超過4行，包括姓名、職稱、工作單位、E—mail地址，也可加上電話及住址。
8.因E—mail很方便使用，談論他人事件時，必須小心。
9.未經他人同意，將其E—mal地址暴露給他人是非常不禮貌的行為。
W.E—mal要求對方回條被認為是探剌他人隱私的行為。
11.因E—mal並不是麵對麵的溝通，使用幽默時，用字或者使用情緒符號必須非常小心。
12.字詞不要使用縮寫，以免引起誤會。
二、如何高效使用電子郵箱
在互聯網非常發達的今天，電子郵箱成為教師和學生交流的一個重要工具。很多教師在網上辦公、批改作業甚至授課。那麼，怎麼樣才能提高使用電子郵箱的效率呢？
（一）電子郵件應當認真撰寫
向他人發送的電子郵件，一定要精心構思，認真撰寫。若是隨想隨寫，是既不尊重對方，也不尊重自己的。在撰寫電子郵件時，下麵三點必須注意。
1.主題要明確。一個電子郵件，大都隻有一個主題，並且往往需要注明。若是？
將主題歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。
2.語言要流暢。電子郵件要便於閱讀，就要以語言流暢為重。盡量別寫生僻字、異體字。引用數據、資料時，最好標明出處，以便收件人核對。
3.內容要簡潔。網上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內容應當簡明扼要，愈短愈好。
（二）電子郵件應當避免濫用
在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。對教師來講，這一點就顯得更加重要了。所以有人才會說：“在交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間。”
有鑒於此，若無必要，輕易不要向他人亂發電子郵件。尤其是不要用電子郵件與他人談天說地，或是隻為了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發出，更不宜隨意以這種方式在網上“征友”。
目前，有不少網民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對這些郵件進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事。