（二）情感的溝通性
無論是對有突出貢獻者的慰問還是對遭遇困難者的慰問，情感的溝通是支撐慰問信的一個深層基礎。慰問正是通過這種讚揚表達崇敬之情，或通過同情表達關切之意的方式來達成雙方的情感交流和相互理解的。節日的慰問，尤其是為某一群體而設的節日的慰問，更是起著相互溝通情感的作用。如“三八婦女節”、“教師節”等的節日慰問。
（三）書信體的格式
慰問信通常采用書信體格式。
二、慰問信的類型
從慰問的對象內容上看，慰問信可分為三種類型。
（一）對作出貢獻的集體或個人的慰問
這類慰問主要針對那些承擔艱巨任務、作出了巨大貢獻甚至犧牲，取得了突出成績的先進個人或集體。如“慰問那些抗洪搶險的解放軍戰士”、“慰問保家衛國的邊防軍人”、“慰問春節期間仍堅守崗位的鐵路工人”等，鼓勵他們戒驕戒躁，繼續前進。
（二）對遭受困難或蒙受損失的單位或個人的慰問
這類慰問常常是針對那些由於某種原因（如車禍、火災、地震、暴雨等）而暫時處於困難狀態或蒙受了巨大損失的集體或個人。對他們表示同情和安慰，鼓勵他們克服暫時的困難而加倍工作，以期盡早地改變現狀。如對災區人民的慰問，對老少邊區群眾的慰問。
（三）節日慰問
這是一種上級對下級，機關單位對支援群眾而進行的一種節日問候。一般表示對他們以前工作的肯定和讚揚，並祝福他們在今後的工作、學習、生活中心情舒暢，做出更大的成績，如“春節慰問”、“教師節慰問”。
三、慰問信的寫作格式及內容
慰問信通常有標題、抬頭、正文、結尾、落款五部分構成。
（—）標題
慰問信的標題通常由以下三種方式構成：
1.單獨由文種名稱組成，如《慰問信》。
2.由慰問對象和文種名共同組成，如《給某學校的慰問信》。
3.由慰問雙方和文種名共同組成，如《某中學致全體教職工的慰問信》。
（二）抬頭（稱呼）
慰問信的開頭要頂格寫上受文者的名稱或姓名稱呼。如果是寫給個人的，應在姓名之後，加上“同誌”、“先生”、“校長”等字樣，後加冒號，如“xx市人民政府”“魯迅先生”。
（三）正文
正文要另起一行，空兩格寫慰問的內容。慰問的正文一般由發文目的、慰問緣由或慰問事項等幾部分構成。
1.發文目的
該部分要開宗明義，寫清楚發此信的目的是代表何人向何集體表示慰問，如“某中學慰問全體教職工”的開頭。
2.慰問緣由或慰問事項
本部分要概括地敘述對方的先進思想，先進事跡，或戰勝困難、舍己為人、不怕犧牲的可貴品德和高尚風格；或者簡要敘述對方所遭受的困難和損失，以示發信方對此關切的程度。要表現出發信方的欽佩或同情之情。
（四）結尾
結尾表示共同的願望和決心。如“讓我們攜手並進，為學校美好的明天而共同奮鬥”，又如“……困難是暫時的，最後的勝利一定屬於我們！”等。接著寫祝願的話，如“祝你們取得更大的成績”、“祝節日愉快”等，但“祝”字後麵的話應另起一行，空兩格寫，不得連寫在上文末尾。