責任人是:我、老媽。
完成時間是:老媽睡覺前,第二天出門時再提醒。
使用資材是:我的小嘴。
“下雨天打的準時上班”計劃的結果:第二天準時上班。
“計劃事”的基本思考框架——應用
“計劃事”是一個邏輯嚴密的專業思考工具一環套一環使用它能幫助你度過職場、人生的險灘、暗流
“計劃事”的流程
第一:確認做事的目的是什麼。
這是在“確認事”部分就需要解決的,如果在計劃事階段發現目的不清晰,趕緊打住,回頭與主管再去確認。
記住:有不明白的必須弄明白,不要害怕被罵就不敢問,如果事情最後做錯了,你不僅會被罵而且會影響你的飯碗。
第二:圍繞目的,列出所有需要做的事情、步驟。
先“想全”:先不要去想邏輯、前後關係,你可以很發散地去思考,要達到這個目的,必須要做哪些事情?這個階段的關鍵是“想全”,做到不漏事,隻要不漏事,做好一件事就有了保證。
再“想細”:把所有的事情都“想細”,什麼叫細呢?每一項事情是什麼?它包含什麼樣的內容或者說需要做到什麼結果?由誰去做?什麼時候完成?通俗地說就是把事情“想到頭”,再也想不下去了。
最後“排序”,把這些想全了,又想細了的事情,按照做事的時間順序羅列出來,這樣這些事情就變成了“計劃”。
第三:確認結果與目的是不是吻合。
把所有步驟做好後,要再次確認,做好這些事情能得到什麼結果?這些結果是不是解決了“目的”需要解決的具體問題?
如果是,那麼這件事就計劃好了,如果覺得不是,結果與目的有出入,就需要在計劃中尋找問題所在。
計劃工具之一:“拳頭圖”
洞察力基本功的基本功!
借助拳頭圖幫助計劃事,能夠很有效地幫助你在計劃事情時做到“想全”、想細”,把事情想到頭,幫助你洞察事情的全部內涵與關係,它是我們鍛煉洞察力基本功的基本功。
在一張紙中把事情所有的細節都能細致地體現出來,可以這麼說,當你畫好了一張正確的拳頭圖,那麼,你就可以放心了,這件事要做好是八九不離十了。
同時,拳頭圖又能很好地鍛煉概念能力,因為拳頭圖中的圓圈能很有效地限製你的文字數量,你想在那上麵寫一堆文字是沒有可能的,它逼迫你必須用概念化文字來表達你的想法。
拳頭圖的原理
拳頭圖的原理:
1.任何一件未經洞察的事物,在你沒有去洞察它之前,它就像是一隻緊緊攥著的“拳頭”。
2.但是,一經你的洞察,這隻緊緊攥著的“拳頭”就變成了一隻鬆開的“手掌”,它所包含的內涵、關係就像“手指”一樣清清楚楚地展現在你麵前。
3.而每一個“手指頭”其實又是一個個“拳頭”,你再去洞察的時候,它又會一個個張開……
4.通過這樣的洞察,你能把一件事物中所包含的內在關係,很細致地全部挖掘出來。
拳頭圖原理的由來:
我們在之前講洞察力的時候講過,我們這個世界存在著“現象世界”部分與“本質世界”部分。
我們平時所感知到的是“現象世界”的部分,事物的本質存在於“本質世界”中,我們要對一個事物有本質的認識,就必須透過現象看本質。
那麼事物在“本質世界”中是什麼樣的呢?
任何事物表現出來,都是一個概念(這個概念,我們稱之為“大概念”)。
在這個大概念下,還有很多相關聯的小概念,在小概念下也有更小以及更加小的概念……
這些大概念、小概念、更小概念、更加小概念……在大概念的統領下,由各種“關係”連接著,組成了一個事物整體。
拳頭圖中的各種圓圈代表著“概念”,線條代表著“關係”。
左上圖中間黑色圓圈代表大概念,紅色圓圈代表小概念,白色圓圈代表更小以及更加小的概念……
我們還是拿“下雨天打的準時上班”這件事,來畫個“拳頭圖”
結構圖原理
拳頭圖的作用:
拳頭圖的作用就好像是“找孩子”,為大概念找全小概念,為小概念找全更小的概念,為更小的概念找全更加小的概念……
從邏輯上來看,拳頭圖,更加注重縱向的從屬關係,同層級概念的結構關係,拳頭圖是不管的。
它隻負責把孩子找全了,它就像電影“一個也不能少”中的老師,把所有的孩子找全了。
在做拳頭圖的時候,講究的是把“每一級概念”從屬的“下一級概念”找全。
結構圖的作用:
我們前麵說過,事物是在大概念的統領下,把大概念、小概念、更小概念、更加小概念……,由各種“關係”連接起來,組成了一個整體。
各種“關係”就決定了這個整體不是一盤散沙,而是一個有各種“關係”決定的結構體。
結構圖的作用在於理順同一層級概念的關係,比如,首先要理順的是小概念層級的關係,之後理順更小概念層級的關係,再之後理順更加小概念層級的關係。
通過這種同層級概念的關係梳理,就能真實還原我們所洞察的事物。
結構圖的應用:
拳頭圖隻能給自己看,給別人看是看不懂的,屬於草稿。
結構圖是可以在溝通中使用的,我們之前在“講的確認”中講過,與人溝通的時候,最好是一邊說,一邊把要講的關鍵詞寫出來,並用線條來表示它們之間的關係,其實說的就是在溝通的時候畫結構圖。
計劃工具之三:簡報
在職場中,寫作是一項很重要的基本技能,寫文件、寫提案、寫文章,要寫的東西也很多。那麼如何才能寫好呢?拳頭圖、結構圖、簡報,這三樣就是幫助你寫好東西非常有用的工具。
不管是文件也好,提案也好,文章也好,要把這些東西寫好的關鍵,不在於你的文采如何,而在於你的思維能力以及表達思維的能力上。
我們可以經常看到一些文采很不錯的人,可以寫一大堆很漂亮、很有感覺的句字,但是整篇文章看完就是不知道他到底想說什麼。其實不管是在職場也好,在生活中也好,文章的基本作用是準確地表達你的思想,隻有概念精準,結構簡潔的文章,才能讓人快速、有效地了解你的思想。
文件、文章中的字、句子隻是載體,重要的是讓它來承載你的思想。隻要能簡潔、直白、準確地表達了你的思想,就是好文字、好句子,不要去“玩”文字。在職場中,任何想“玩”文字的想法都是錯誤的,那是在浪費時間與精力,初入職場的女孩子對此一定要有所了解。你以前在學生時代學到的那些寫作知識,與職場中的寫作要求存在著很大的差別。換句話說,進了職場你要忘記以前那些寫作知識,對寫作建立新的認識。
什麼是簡報
拳頭圖、結構圖、簡報之間的關係:
拳頭圖是做給自己看的,不是用來交流用的。
結構圖可以作為溝通的輔助手段,但不能作為正式遞交文本。
把結構圖的內容用文字表述出來,變成正式的溝通、遞交文本,這就是簡報。換言之簡報就是用文字描述的結構圖。
拳頭圖、結構圖、簡報,不是各自獨立的工具,而是一個連貫的、相互作用的工具箱,隻有做好拳頭圖,才有可能做出好的結構圖,做出了好的結構圖才有可能寫出好的簡報。
“簡報”的作用:
不要小看了“簡報”,在職場中“簡報”是個很大的概念,小到一個通知、會議紀要,大到商業報告、企業商業計劃書都是“簡報”。所以都可以用拳頭圖、結構圖、簡報的方式來寫。
掌握了這種計劃工具箱,對提高你的職場寫作水平有很大的幫助。學校中學的寫作,也許能讓你寫小說,但是,不能勝任職場的寫作,所以拳頭圖、結構圖、簡報,是提高職場寫作的重要工具箱。
自己的事也要寫簡報。
有的女孩子可能要說了,簡報是給別人交流用的,如果我自己做事,不需要與別人溝通是不是可以不用寫簡報了?
很多厲害的人物講一天講座,隻要一張結構圖就行了。但是那是人家已經在職場修煉得爐火純青了,作為一個新入職場的菜鳥,哪怕是自己做事,也要學會給自己寫簡報,把你的拳頭圖、結構圖寫成簡報,這對你練習思維能力以及職場寫作能力是很有幫助的。
一份簡報絕對能評估出一個人的職場水準,所以要養成寫簡報的習慣與愛好。
“快做事”係統的第二個方麵:分級事
在職場中,我們總是要麵對“一堆事”。
初入職場的女孩子,可能每天或者每個階段隻會重複做一件事,但是隨著你的做事能力不斷地提升,你的主管會發現:呀?!這小丫頭做事還行,再給她布置幾件事情吧,這樣你就會同時做好幾件事。那些做文秘的小丫頭們,可能一開始就要同時做好幾件事。
遇到這種情況,如果你把這些要做的事情,像排隊買東西一樣,按照先來後到的秩序,而且每樣都投入相同精力去做,那你想事情做得快起來是很難的。
這時你需要學一些做事分級處理的方法。
“快做事”係統的第二個方麵:分級事
換個角度來看職場:
職場,就是一個考場
這考場的特點:持續不斷,直到你退休離場
隻要你在這裏麵待一天,你就必須麵對持續不斷的考試。
所以,你不要去追求每場考試你都能得100分,這是不現實的。
正確的應試策略是:
對其中有些考試60分就可以了。
而有些考試就必須拿下100分,甚至是附加分。
所以要學會把主要精力集中在那些核心類別、重要的事情上。
在“分級事”的操作中,要記住這樣兩條:
盡可能地減少核心類別的重要事情出現緊急情況
從根本上來說,核心類別重要的事情隻要事前計劃好、事中控製好是可以避免出現緊急的狀況,如果出現,一定是計劃與控製上出了問題。所以你要牢牢記住這一點,核心類別的重要工作必須計劃好、控製好,這樣就能避免出現緊急情況。
當然作為新入職場的女孩子,你能控製的範圍是有限度的,你更多的是被別人調動,但是你要學會在你自己可以控製的範圍內,盡可能地減少緊急情況的出現,有了這種良好的意識,等你將來做了主管以後,你就能從大局上進行有效的控製,讓事情都在有序的控製中進行。
從我們的職業經驗來看,一個人或者一個團隊做事效率高的,做事往往都是很有序的、有條不紊,舉重若輕。而那些總是匆匆忙忙在處理緊急事情的人、團隊,別看他們很忙,但是效率並不高,而且常常容易犯差錯,做起事來舉輕若重。
知道哪些是隻要做60分的事情
60分的事情,換言之就是“做過不錯”的事情。這種事情,會因為工作性質不同而不同,牽涉的麵也可能比較廣泛,所以很難一一列舉,需要在實際工作中加以判別,體會一下哪些是屬於“60分”的事情,隻要做過不錯就行了。一般來說,那些事務性的、經常在重複做的事情就是60分的事情。
對於這樣的事情,不要花精力去想如何做,就按以往已經做過的流程去做,比如公司辦公設備的維修,如果已經確定了維修商,而且服務也滿意,遇到同樣的問題,你隻要按照以前做事的流程做就行,沒有必要再去找新的維修商。按照以前的做事流程做,就不會花你什麼精力。
很多做事總是很忙亂的人,就存在著不會區分哪些是60分的事的問題,遇到什麼事都重新做一遍,這樣肯定會占用很多的精力,一個人的精力是有限的,要學會如何分配自己的精力。
“分級事”中重要的一環:授權別人替你幹60分的事情
當然你如果才入職沒幾天,當然輪不到你給別人授權了。
但是如果你有點資深了,有人開始向你report了,你就要學會授權讓別人替你幹活。
很多公司有這麼一些有趣現象:
公司給一些資深人員配了一些助手或者大學實習生,但是我們發現很多時候這些助手很空閑,而那些資深人員蒙頭忙得要死。
公司有時看一些資深人員忙得不行,就要給其招助手,TA居然不要,問TA為什麼?說:太忙了,沒空教新人。
發生這些現象的原因在於,不懂得如何授權。
不懂得授權的原因是什麼呢?
做事前缺乏計劃。
很多資深人員做事的時候,都沒有經過仔細認真地計劃,這件事在他自己的心裏可能是清楚的,但是由於沒有經過仔細計劃,你讓他講出來是有困難的。
所以,哪些事是不重要的、簡單的,在他心裏是模糊的,需要做成什麼樣,有什麼具體的標準與結果也是不清楚的,這樣就造成了這件事就他自己能做,別人不知道如何做的局麵,這樣也就沒有辦法進行授權了。
一個成熟職業人員麵對任何事情都要做到,新接觸的事情要有計劃,遇到曾經做過的事情要有流程,自己要清楚地知道這些事情中哪些是重要的,哪些是不重要的,而且知道每件事需要做成什麼樣的結果,用什麼樣的方法去做。你清楚了這些細節以後,就可以進行有效的授權了。有些可以授權給那些實習的大學生去做,有些可以授權給助手去做,這樣你就可以省下很多的時間、精力,做好那些不宜授權需要自己做的事情。
不良習氣作怪。
在職場中有些資深人員,可以說有比較大比例的資深人員有種不良習氣,就是不願意教下屬,認為教會徒弟餓死師傅。
沒錯,有些牽涉到你個人比較核心的東西,你可以有所保留,但是那些如何做事的方法,你是需要教授給你下屬的,否則你如何授權呢?
其實站在更高的層麵上來看,沒有什麼是不能教你下屬的。
如果你有了這種不想教下屬的想法,說明你的思想已經停滯了,你如果總是有更新的東西生產出來,那些老的東西,就沒有必要保留。思想有時候是和發的電一樣,不分享就浪費了。
如果你有了這種不想教下屬的想法,說明你的東西也不是什麼了不起的東西,真正好的東西是不怕講的。佛經好不好?好,誰都聽得懂,但是能做到的人不多,想做到就得慢慢地去領悟、學習。所以如果你覺得自己的東西好,千萬別怕教下屬,真的好東西,他得慢慢領悟,不下點功夫,一時半會是學不會的,否則也不是什麼了不起的東西,教就教了,自己再去創造新的東西,藏著點自以為是的東西,結果把自己累個半死是很不值得的。
“快做事”係統的第三個方麵:做事基本動作一之大小簿子
學會使用兩本簿子
一本大簿子、一本小簿子
無紙化辦公,並不是說無紙化思考。
不管是從“職場練洞察”的角度來講,還是從職場成長的角度來看,我們都主張要學會用兩本“簿子”,要多用手寫,學會把思考的內容體現出來。手寫對大腦的作用是電腦無法替代的。當然在製作文本上,電腦的作用也是手寫無法替代的。
目前的手寫電腦的水平還沒有達到在紙上書寫那樣方便的水平,所以,我們平時在職場中要學會使用兩本簿子,一本大簿子、一本小簿子。
強烈推薦手寫的理由
強化、印證思考的作用。
大腦中思考的內容是一種心理影像,是我們的心中感受,是眼睛看不見的。
但是通過我們的手在紙上表現出來,就能讓我們對心理影像有更清晰的認識,可以讓我們來確認思考的內容,從而達到印證、強化思考的結果。
“手、首”是一個完整係統,就是在這種相互印證、相互強化的過程中發揮作用的。
書寫能讓我們進入洞察的狀態。
我們之前在講“講的確認”的時候,講過要練一手漂亮的字。
其實,如果你去學一下書法,你就會體會到,當你真正會“書寫”的時候,你拿起筆,你的身心會進入一種書法的狀態,我們可以稱之為“書法態”,這種書法態與洞察的狀態是很相似的。