哈佛時間管理小秘籍
製作時間表有許多值得注意的問題，也需要相應的技巧和方法：
（1）時間表裏不要放太多事情。你要對自己的期望和時間有個正確的認識，做一個能夠真正完成的時間表，而不是想象中的時間表。這也就是說你不要讓一些可有可無的繁雜小事塞滿你的日程時間表。
（2）列出可能，而不是妄想。這是針對你製定時間表時的心境而言的，而不是時間表中的具體內容。你列出的應是你當天希望的也是需要完成的任務，而不是你漫天的想象。
（3）時間表要有靈活性。如果你想讓時間表為你服務，它就必須具有靈活性。你必須能改變它、脫離它、操縱它。如果你能這樣做，真的會對你有幫助。
（4）要使日程表中的任務有先後順序。有條理的工作才能提高工作效率，完成更多重要的工作。
（5）把休息、閑逛和小小的獎勵也列入日程表。大多數人會把“休息”列在時間表的最後，而那個時候可能已經太晚了。如果你不把休息列在時間表上，你就得不到休息。因此，需要把它列入時間表，但不是把它放在最後，而是安排在能給你帶來最大好處的時間段，以便你能在變得過於緊張和疲憊之前休息。
2.做好時間預算
時間比理性創造出更多的皈依者。
——湯姆·潘恩
艾麗是一家公司的總裁秘書，公司的總部在曼哈頓。一直以來，她不停地抱怨自己的工作辛苦，薪水太少，時間不夠用。她覺得自己每天的活動內容都是最常規的工作，可由於時間上沒有合理的規劃，結果導致自己雖然整天忙碌，效率卻不見提高。她覺得自己始終沒有相應的成就感，同時，她還會碰到很多意外的情況，那些事情常常會讓她感到疲憊不堪。
有時候，她早晨起來之後，發現自己忘記關燈了，手機也沒電了，結果遲到一個小時才到公司——而她原本打算提前半個小時到公司，把昨天沒有完成的工作做好。不僅如此，她還發現總裁已經給她打了四五個電話，抱怨說至今沒有收到她昨天答應送給他的文件。所以，她不得不打電話給快遞公司問問情況，然後督促他們抓緊時間把文件送過來。
那些必須參加的活動、必須完成的任務以及遺留下來的工作，或者是那些意外的情況，常常會占用她非常多的時間，她終日糾纏於這類事務中，沒法找出時間來實踐自己的人生目標。
她總是想抽個時間跟總裁好好談談，但是她覺得總裁日理萬機，根本沒有閑暇的時間跟她談事情。艾麗的總裁畢業於哈佛大學，是商學院的博士。這種高學曆讓她很羨慕，也很崇拜，但地位上的懸殊使她缺少與總裁談心的勇氣。
終於有一天，在一個恰當的時間、恰當的地點，她鼓起了勇氣和總裁進行了有效的交談。總裁和藹可親，讓艾麗覺得很親切，在談話的過程中一點也沒有拘束感。他們談了很久，艾麗也終於意識到她工作中的問題所在：原來，她每天幾乎把所有的時間都用來處理日常事務，如接打電話、收發傳真、整理文件、接待客人、回答客人的問題、管理辦公物品等。這些常規工作原本可以花費較短的時間完成，然而卻幾乎占據了她所有的時間，讓她沒有時間來完成更多的工作。
知道了問題的所在，艾麗決定改變自己的工作方式，給自己訂了一個計劃，列了個時間表，做好時間預算，然後按照時間表一步一步地去完成工作。結果，她很快從工作中發現了樂趣，工作做得非常出色，得到了總裁的表揚和認可。
像艾麗這樣的情況，大部分的人都會遇到：許多人都會覺得自己經常被瑣事纏身，無法抽出時間做更重要的事情。
哈佛時間管理學認為，雖然你認為自己沒有時間進行時間預算與時間規劃，但事實上，提前進行時間預算與時間規劃卻總是能夠幫助你擠出更多的時間。
做時間預算的最佳時間是早晨起床以後，或者晚上休息之前。因為人剛剛起來的時候，頭腦比較清醒。如果這個時候進行時間預算和規劃，會幫助你把整天的工作安排得更有序。當你有一個清晰的時間預算，你就可以按計劃一點一點地把自己的事情做好。而且這樣做也能夠保證你不被意外的事情打斷工作和思路。
晚上做時間預算也有一定的優勢。晚上下班回來的時候，你的大腦會從緊張中放鬆下來，非常適合安排一下第二天的工作，做一個更為清晰的預算。而且，當你忙完了一天的工作，你就不會再浪費時間去考慮自己到底該做什麼事情，不該做什麼事情了。晚上製定時間預算的另一個好處就是：你的潛意識會在夜間不斷地工作，並可以為你第二天的工作設計出更多不錯的方案，甚至可以為你所麵臨的問題找到更好的解決辦法，這樣當你第二天到公司的時候，你的精神狀態就會達到最佳。由於早晨進行時間預算和晚上進行時間預算都有各自的優勢和好處，所以我們建議你不妨嚐試每天早晨和晚上都進行時間預算和規劃。