8.“重要”與“緊急”中的優先原則
有效的管理者知道，如果要管理自己的時間，首先應該了解自己的時間實際上耗用在什麼地方。——彼得·德魯克
伯利恒鋼鐵公司是美國的一家大規模的鋼鐵公司，有段時間，該公司的效益不盡如人意。公司總裁舒瓦普就向效率專家艾維·利請教“如何更好地執行計劃”的方法。效率專家艾維·利說，他有一種方法能使公司的業績至少提高50%。舒瓦普說：“公司需要的不是更多的知識，而是更多的行動。應該做什麼，我們自己是清楚的。如果你能告訴我們如何更好地執行計劃，我聽你的，在合理的範圍內，價錢由你定。”
艾維·利遞給舒瓦普一張空白紙，對他說：“在這張紙上寫下你明天要做的六件最重要的事。”舒瓦普照做了。
艾維·利又對他說：“現在用數字標明每件事情對於你和你的公司的重要性次序。”
艾維·利接著說：“好了，現在請你把這張紙放進口袋。明天早晨第一件事是把紙條拿出來，做第一項。這時候不要看其他的，隻看第一項，並著手辦第一件事，直至完成為止。然後用同樣的方法對待第二項、第三項……直到你下班為止。如果你隻做完了第一件事，那也不要緊，因為你總是做著最重要的事。”
舒瓦普雖然有點疑惑，但還是點點頭，表示願意試一試。這時，艾維·利又說：“你每一天都要這樣做。當你對這種方法的價值深信不疑之後，叫你公司的人也這樣幹。這個試驗你喜歡做多久就做多久，然後給我寄支票來，你認為值多少就給我多少。”
一個月後，舒瓦普給艾維·利寄去一張2.5萬美元的支票，還有一封信。信上說，那是他一生中最有價值的一課。5年之後，這個當年不為人知的小鋼鐵廠一躍成為世界上最大的獨立鋼鐵廠，人們普遍認為艾維·利提出的方法功不可沒。
許多人做事情都不按照重要性順序，他們隻是願意做讓他們覺得愉快或者方便的事情。但是沒有辦法比按照重要性順序辦事更能有效利用時間提升效率了。
如果你想有所成就，不如抽個時間好好地問問自己，現在什麼對你是最重要、最緊迫的，什麼又是你可以以後再完成的。然後立即采取行動，把那個最重要的事情先去完成了。這也就是說我們可以根據事情的重要性來確定先後順序，而以緊急性作為次要但是也是重要的考慮因素。
這就需要你拿出你的待辦工作表，可以，從“這件工作是不是清楚地有助於達到我一生的目標或者短期目標”這個問題，來檢查某一項工作。如果是，就在前麵打一個記號，然後按照你要去做的先後順序標上數字，標明先後順序的時候要考慮兩個因素：緊急性和時間效益率。例如，假如你現在病了，那好，你現在最重要的事就是去醫院，而不是拚命地工作，否則隻會讓你得不償失。再比如，你很想去逛街買衣服，但是又有上司交代的任務在身，那麼毫無疑問，你必須先把上司交給你的任務先完成了，然後才可以騰出時間去逛街買衣服。因為任務是重要而緊急的，買衣服雖然緊急但不是最重要的。
時間效益率隻是一種評估方式，使我們認識到某一項工作雖然沒有另外一項工作重要，也沒有緊急性，但是做好這項工作能讓我們獲得很大的收益，所花費的時間也不多，此時，我們便應先把它做好。比如，你今天最重要的工作就是擬定一份報告，而這份報告需要花費幾個小時的時間才能完成。但是你還有一些可以分給別人去做的小事，那麼，在你擬定這份報告之前，用幾分鍾的時間把這些小事分派出去，你就會有更多的時間去做相對而言更重要的報告。這顯然是很有道理的。
在你把標有記號的工作項目編了次序以後，也同樣可以把不重要的事情編上先後順序，然後就努力按照次序去做。這樣，你工作的效率就會更高了。