（2）為私人的信件開設一個單獨的電子郵件賬戶。鼓勵自己的親人、朋友等非業務聯係人使用這個信箱地址，這樣你可以在自己家中或中午休息的時候查看這些私人郵件。
（3）用係統的方法處理電子郵件。你可以這樣處理眾多的未讀信件：首先，你要刪掉所有的垃圾郵件和那些別人強行抄送給你並且與你無關的郵件，速度要快；其次，把所有緊急的郵件移到一個標有“緊急郵件”的文件夾裏，然後按照你時間表裏指定的時間處理；最後，把剩下的那些值得關注的郵件轉移到“稍後處理”文件夾裏，等到完成時間表裏需要優先解決的事情之後，再來處理這些郵件。
（4）和與你通信的人進行有效的溝通，讓他們清楚你所需要的信息。發一封回信這樣注明：“請不要抄送這個信息給我”或者“關於這個問題我需要更多的信息”，或者“請把將來有關這一方麵的信息直接發給某某人”。這樣一兩個星期後，你郵箱裏那些沒有價值的信件便會大量減少。
（5）公司應當鼓勵員工在發信的時候把主題欄填寫清楚。清晰的主題欄可以讓接收者對信件的基本內容一目了然，也能夠讓接收者知道該如何處理這封郵件。
哈佛時間管理小秘籍
在很多情況下，員工們之所以工作量過重是因為公司沒有強有力的規章製度，尤其是在電腦使用方法方麵，有的時候會因收到過多郵件而影響其他工作的正常進行。
關於如何有效地使用電子郵件，我們有以下建議：
（1）郵件發給有必要看到的人，不要給整個公司的所有人員群發。
（2）使用回複，但不是“全部回複”。
（3）給每個小組設定一個主要聯係人，這樣聯係的話就隻要聯係負責人就可以了。
（4）及時更新組員信息。
（5）如果你想退出組，就讓你的負責人把你的名字以及聯係方式都從組員中刪除。
（6）不要發沒有必要的郵件，比如笑話之類，很多員工不喜歡接收這類無聊的郵件。
（7）如果你有事情要同別人商量，而事情又比較複雜，就不要一直用發郵件的方式，你可以采用打電話或者采用即時通訊等比較快捷的交流方式。
9.轉換成本，計算浪費的時間
拋棄時間的人，時間也會拋棄他。
——莎士比亞
有一天，邁克·戴維斯準備花兩個小時寫一份由兩部分組成的長篇報告。他寫好了第一部分的草稿，準備開始寫第二部分的草稿。這個時候，他決定給自己一個小小的獎勵，他站來，去咖啡室為自己倒了一杯咖啡，並且與自己的一個同事簡短地聊了一會兒天。
幾分鍾後，他回到自己的座位，發現有兩封新的電子郵件。“這我需要看看。”他對自己說。
回複完兩封郵件，他重新開始寫自己的報告，然而他發現已經沒有辦法從原來的那個地方開始寫報告了，他忘記了當時的思路。於是，他不得不多花費5分鍾的時間把自己寫的東西重新看了一遍。
邁克·戴維斯的問題在辦公室裏是普遍存在的。很多時候，每一個辦公室裏都充斥著讓人分心的事物。讀讀今天的《紐約時報》、查看一下朋友和同事的電子郵件或者在咖啡室與幾個同事邊喝咖啡邊聊天，當然，還有網絡，可以時不時地去看看最新的頭條新聞、天氣預報、體育比賽或者電影評論，這些都會讓你分心。
讓你分心的事物不單單是簡單地把你從工作中拉走，事實上還可能出現讓你的工作進度產生倒退的現象。這是因為它們分散了你的注意力，當你每一次重新開始工作的時候，都會因此而產生轉換成本。為了繼續休息之前的工作，你必須努力去回顧已經完成的部分，這樣就產生了轉換成本。一個人的工作越複雜，需要花在這上麵的時間往往就越多，轉換成本也就越高。根據紐約一家調查機構的一項調查估計，轉換成本可以降低一個公司20%～40%的效率。這對生產力而言是一種無形的巨大的浪費。
其實，在工作的過程中，稍微的分心對工作的實際影響並不大。美國心理學家認為，在工作時稍稍分心或是休息一下，思路會由潛意識暫時接管，當思緒重新回到原來的工作時，意識會重新掌舵，解決問題。