（6）怎樣才能安排得最好？
（7）會議應該什麼時候開——現在是不是合適的時間？
除非你能滿意地回答這些問題，否則不要舉行會議。會議是為了節省時間。不管是作為主任還是成員，你都應起到自己的作用，確保會議按時舉行和結束，並以最有效的方式完成任務。
6.沒有必要的出差旅行
在今天和明天之間，有一段很長的時間；趁你還有精神的時候，學習迅速辦事。——歌德
詹姆斯在一家總部設在洛杉磯的出版集團擔任圖書選題的策劃編輯，同時也負責金融方麵書籍的策劃和編輯工作。每年他都致力於尋找並簽下20本有關證券投資管理、投資銀行、證券分析及其相關領域的書籍。
他通過閱讀《華爾街日報》、《有價證券管理雜誌》、《財富》以及其他學術期刊和一係列商業雜誌來尋找潛在的作者。此外，詹姆斯還經常通過電話與組稿公司、商學院教授和資金管理者進行交談。他還常常為了參加各種出版論壇而出差，以尋找和簽訂新的出版合約，並試圖了解金融界和資本市場的新動向。
“每次從這種專業會議回來，”詹姆斯對公司裏的同事說，“我都會帶回三到四個選題，其中至少一個肯定會在一兩年內變成一本非常具有影響力的圖書。”
對於詹姆斯來說，出差旅行是必不可少的事情，而絕非一種困擾。由於考慮到時間和金錢上的成本，他隻在其他辦法都不起作用的時候選擇出差。他還會提前為每次出差提前認真地安排好與相關人士的會見，從早餐一直排到晚餐。他把出差的每一分鍾都充分利用了起來。
商務旅行又稱公幹、出差，是商務人士以商務或者其他相關商務活動目的為導向的一係列活動的統稱。商務旅行活動一般包括差旅、會展、商務考察、獎勵旅遊以及培訓研修等內容。旅行是一個商務人士進行商務活動的必要組成部分。人們需要與產品供應商、代理商和顧客進行麵對麵的交談，以建立良好的人際關係，有時候也需要參加一些會議，或者與其他地區的公司進行項目合作，結成良好的合作夥伴。
如果由於工作的需要，你也要去南方或者北方的某個城市出差旅行，那麼你的出差旅行是否像詹姆斯那麼有成效呢？你有沒有為了參加一個不算重要的僅僅有兩三個小時的會議而在途中耗費自己幾個小時甚至十幾個小時的時間呢？參加會議的時候，你有沒有明確的工作目標呢？這些會議是否真的對你工作目標的實現有推動作用呢？你是否僅僅隻是出於自己的義務而參加這些會議呢？在出差的過程中，你是否借機去觀覽當地的名勝古跡呢？出差旅行需要耗費你大量的時間，每個職場人士都應該對旅行的價值進行評估，這個價值可以通過對比收益和成本得出來。
當為了參加一個會議或者去外地的公司分部辦理事情或者其他原因出差的時候，你應該仔細分析和找到花費在沒有任何價值的那部分活動上的時間，比如，去機場或者火車站的途中、在候車室等待飛機或者火車、在目的地的機場或者火車站搭乘出租車、返回公司等。然後，仔細地估算一下這段時間內，公司所支付的薪水和補貼。把這個數字和你這次出差產生的交通、住宿以及餐飲等費用累加起來，同時與這次出差帶來的實際效益進行比較，結果是收益大還是損失大呢？
然後考慮一下出差的機會成本：你待在辦公室裏工作所產生的實際價值是什麼？如果沒有出差，你可能已經做了一些非常具有價值的工作：
◆指導自己的下屬提高他們的工作技能；
◆和一個重要客戶吃飯，很可能因此而簽訂了一份新的訂單；
◆為下屬和工作團隊製定出一個更有效率的工作計劃；
◆通過電話與四五個潛在的客戶進行有效的溝通。
若你發現出差所帶來的實際收益遠遠不如在辦公室中的收益，那麼這次出差便是失敗的。有些職場人士認為出差是工作過程中必不可少的內容，是一個人工作的一部分。這一點是毋庸置疑的。但並不是說所有的出差都是必須的，有些出差是可有可無的。很多旅行帶來的經濟效益可以通過一些成本更低的方式獲得，比如舉行電話會議、網絡會議和視頻會議等。如果你還沒有嚐試過這些做法，不妨研究一下這些潛在的可以替代出差的途徑。
哈佛時間管理小秘籍
如果出差對你來說必不可少，那麼，做一份出差旅行的必備清單是必須的。有了它，你就不會因為丟三落四而造成種種不便。下麵是我們為大家提供的出差旅行的必備清單，希望能給大家帶來一些借鑒：
（1）與出差任務相關的資料等工作專用物品一定得確保帶上。