薩莉如此繁忙，以至於她發現自己已經沒有時間準備必要的會議了，或者是材料很難跟上議程的步伐，使會議的議程經常要調整或是會議經常被拖延。她私下還對她的丈夫說：“我覺得我參加的大多數會議都是在浪費時間，這些會議有一半時間要花在討論會議的主題上。通常這是個大多數人對很小的錯誤說得太多的問題。”
她丈夫一邊看報紙一邊說：“親愛的，你既然已經意識到這個問題，那為什麼不采取措施呢？”對於妻子關於會議令人厭倦的抱怨，他已經習慣了。
薩莉說：“我能做什麼？其他人有的遲到，有的早退。對於會議的議程，他們各抒己見，很少堅持一個主題。像部門的信紙這樣小的項目他們能花上一個小時的時間。而對明年的研究經費談了不到五分鍾就不再考慮了，這是沒有任何希望的。會議拖延兩個小時或更長的時間，從來沒有任何人看上去達成了什麼共識，更不用說做了什麼有用的事情了。”
表麵上是她自己陷入了時間的陷阱，無法控製自己的時間，同時她也在浪費別人的時間。其實是她沒有用時間認真安排會議使會議經常被托延或是使會議的議程一變再變。這些失控使得大家的討論陷入了無休止的閑聊之中，以至於最後，會議的進程通常處於混亂之中。你覺得薩莉·霍德森能對她的會議做出哪些方麵的改進呢？
開會被職場人士看作是職場中最常見的事情，但這些會議真的有價值嗎？美國兩家著名的管理顧問機構——管理工程師聯合顧問所與史玫特顧問公司推出的“白領會議狀況”調查顯示，近八成的職場人士認為自己所參加的會議2/3是在浪費時間，超過五成職場人在開會的時候沒有集中注意力，六成的職場人因為對會議的主題不感興趣拒絕當眾發言，近六成職場人沒有為會議做任何準備。
會議是我們工作過程中必不可少的環節，在會議上可以交流工作進度、鼓勵員工更加努力地工作、碰出創意的火花。根據美國那兩家機構的調查顯示，近五成職場人認為自己的會議比較多。相比較而言，從事客戶服務工作的職場人士中有六成表示會議多。排在第二位的是從事審計、財會、統計的職場人士，比例為58.8%。其次是從事文案、編輯、傳媒、影視、新聞的職場人士，認為工作會議比較多的比例為58.5%。
絕大多數的職場人士尤其是經理人會在會議上花掉30%～50%的時間。如果這些會議可以幫你高效率地實現目標，那麼這些時間還不算太多。如果沒有幫助你實現工作目標，這就是大大的浪費時間了。
有些職場人士認為，工作上的變化使得大家參加的會議越來越重要。這些變化包括向員工授權、更大程度地依賴跨部門的工作團隊開展工作、更多的需要意見統一的決策和公司之間聯盟數量的增長等。不管我們經曆的會議基於什麼樣的原因，會議永遠都是公司生活中不可或缺的一部分。
我們常常會聽到對於會議的抱怨，不過，那些發牢騷者並不是針對會議意圖，而是針對那些被浪費掉的時間。這些浪費時間的會議：
（1）是沒有必要的；
（2）沒有根據會議的議程進行；
（3）會議變成了大家的閑聊；
（4）會議超出既定的時間；
（5）由一兩個領導人發起並包攬全部對話；
（6）沒能作出決策或委派人員開始行動；
（7）不能讓人們對各自的任務負責。
踏入社會後，你參加過的會議有沒有以上這些特征呢？如果有的話，那就難怪你覺得它們在浪費大家的時間了。與之相反，那些成功的、有意義的會議，則能夠讓參加會議的人感覺他們正在分享有價值的信息、參與一個主要的決策或是完成一項很重要的任務。如果重要的事情被解決了，人們是不會抱怨這種會議的，他們甚至因為過分投入而忘記了時間的存在。
哈佛時間管理小秘籍
不管是何種類型的會議——從正式的委員會到在你的房間裏兩三個人的非正式會議——都會牽涉到其他人。也正是因為這種群體參與性，使會議中普遍有一種潛在的時間威脅。如果你不懂得慎重對待，尤其是你在名義上主持會議的時候，它們便會用浪費的方式占用你的時間，使會議的時間超出計劃。
在開會之前，你應該考慮以下七個關鍵問題：
（1）如果我們不開這個會，將會發生什麼？
（2）我們究竟為什麼要開這個會？
（3）這個會的最終結果是什麼？
（4）會議需要我們多少時間？
（5）誰來主持會議？