16．文字溝通
現代人的社會生活中，文字溝通也是一種必不可少的溝通方式。這種方式一般用於正式的場合。比如各種文書，求職信，辭職書等，都屬於文字溝通。
文字溝通必須講求格式。各類書麵性的東西都有著不同要求，如果違反了這些要求，不僅達不到溝通的目的，反而會帶來相反的效果。
□各類文書的寫作
現代人生活中不可避免要接觸大量的文書，例如辦公文書、會議文書、法律文書、財經文書、契約合同等。所有這些文字性的東西，有的是給你看的，你處於領導的地位，有的卻可能由你起草。你是作為領導去同人家溝通的，如果你準確無誤地接受了或發送了你的信息，你或對方的目的便達到了，反之，便事與願違。
有一個人坐在他的辦公桌旁，他是一家大公司的業務主任。
他的辦公桌上滿是簽條、函牘、契約等文件，他的電話機上那兩個信號燈一明一滅地閃爍著，顯示有人等著要和他通話。他正在跟兩個人商談，他們坐在那兒抽著煙，恭候著他。他看了看他的約會登記簿，記下他要參加的另一個重要會議，與該公司的董事長午餐，同時還得花上幾個鍾頭的時間進行一個預定的計劃，此外，他還得口授幾封信，並且……
這樣大的工作壓力，要是落在你我身上，也許會把我們壓得喘不過氣來。“實在叫人吃不消！”我們也許會這麼說。但這個人卻不如此，他感到愉快。
他不容任何混亂的想像破壞他的工作效率。相反地，他隻在心中預期這一天所獲得的成就。
他熱誠地轉向他的來賓，凝神地聆聽他們的陳述，盡其所能地回應他們的需求。他拿起電話，要言不煩地立即作答，然後又回向他的來賓。他告訴他們，他對所談的事將采取怎樣的行動，他對通話機口授一封信，然後回過頭來問他的來賓對他的決定是否滿意。他們滿意了，於是他把他們帶到門口，和他們熱烈握手道別。一切如意、愉快地以一種簡捷有效的方式向目標前進。
這個人為什麼能如此從容地應付工作，並取得高效率呢？關鍵在於他能有條理地安排事務。所有的文書寫作，第一要訣就是得有條理。這取決於你的思路是否清晰。清晰的思路才有助於與人溝通。
□你的求職信
你想求職麼？你知不知道一封求職信對你有多重要嗎？
求職者是賣方。在當今社會，所有的人造的商品都是買方市場，而人這個可以製造商品的主體——自己，也成了一種商品，也麵臨買方選擇。
要想把自己成功推銷出去，必須將自己的學識、能力、特長和素質等“貨色”以最無懈可擊的形式表現出來，並使買方相信。在這種時候，一份符合格式，文字精練的求職信是你與買方溝通的最好媒介。
阿蒙那天穿戴整齊，去參加一場招聘大會。
他什麼也沒帶。他想，憑自己的聰明才智，不愁覓不到一份好工作，不愁沒有單位相中自己。貨賣識家，肯定會有老板慧眼識珠的。
但進入會場，阿蒙發現自己錯了。麵對眾多的公司，他拿不出一份足以說明自己的文字資料。而所有來招聘的公司，都要求應聘者出示這樣的資料。阿蒙真的有些傻了。無論他怎樣口若懸河，無奈沒人聽他的滔滔不絕。沒有文字性的東西，人家拒絕與他溝通。
在這樣的場合，沒有按要求進行文字溝通，其實就是違規。違規者必被罰出場。
17．文字溝通的要領
在所有要求文字溝通的正規場合，你均不能違規。你必須按照規則把你該做的做到。這樣你才能與對方有效溝通。
社會的進步一方麵打破了許多原有的戒條，一方麵又形成了，許多新的規則，這些規則以程式化形式要求人們遵從。你是社會的人，你希望為社會接納，你希望能夠融入，從而使你的人生健康、美好和成功。那麼，你就必須使自己符合這些程式化的要求。在這些要求之下，你學習，你適應，最後你才來駕馭。實際上，等你一旦同這些程式，這些規則融為一體，你已將遵從轉化成習慣，你實際上已從它的奴隸變成了它的主人。你實際上已在駕輕就熟地使喚這些程式和規則了。而這時，溝通對你來說，也就成為一種習慣，一種自然的本能了。前麵那個從容安排工作的業務主任，就是很好的榜樣。
□文書寫作的要點
所有的文書，都要求行文規範，用字簡練，層次清楚，目的明確，讓人一看便知要說明什麼，一看便知它要溝通的實際意義，要求是什麼。
比如下麵這份聘書：
聘請書
×××同誌：
茲聘請您為我校社會管理係客座教授，對社會管理作專題講授。此聘。
××大學
××××年×月×日
它由標題，受聘者姓名、稱呼、正文、落款和日期幾個部分組成。寫聘書要注意的問題：
（1）交代要清楚。對為什麼聘請，聘請誰，聘去幹什麼，一定要說清楚。
特別是對於幹什麼一定要有交代，否則被聘請者就無法應聘，或者雖然接受了聘書，也隻能是盲目應聘。
（2）文字要簡潔。聘書和其他專用書信不太一樣，態度要謙虛，語氣要和善，文字則須十分簡潔，隻要能說明聘請的理由和聘請去幹什麼就可以。
（3）要加蓋公章。因聘書是以單位名義發出的，所以一定要加蓋公章後才能生效。
這幾個問題構成這封聘書的要件。所有的文書都有其構成的要件，這些要件缺一不可，缺了不僅達不到溝通的目的，反而會引起反感和遭人笑話。
□求職信寫作的要點
為引發買主的重視和興趣，你的求職信必須詞義俱佳。這好比相貌，首先給人一個良好的第一印象，才有溝通的可能。
一般求職信有這幾個部分：
（1）開門見山簡單介紹自己，給買主一個初步的印象。介紹內容包括你的姓名、性別、年齡、學曆、工作經驗和專長等等。
（2）說明你應征的職位或工作類別。千萬不可小看這一點，如果不注明這一項，主考人會以為你是一個“萬金油”式的人物，什麼都能做，但可能什麼都做不好；也許還會給對方留下“不專業”的感覺，使你的形象受損。話又說回來，如果你真的具備多種專業能力，的確能夠勝任多項工作，這也無可厚非，但你也應該在求職信中簡要地強調說明你對應征的職位或工作種類都能勝任這一點。這樣，招聘方在給你複函時才會有明確的工作項目。千萬不要給招聘方出難題，這對你是有百害而無一利的。
（3）求職信中最為核心的部分，是你要說明為什麼你能夠勝任該職位的理由，也就是要努力去凸顯個人特色，以便在眾多競爭者中脫穎而出，受到招聘方的青睞。你要把自己的知識、能力、經曆、經驗和與應征職位或工作種類相關的特長、個性特征等條件說明清楚，使“買主”感受到你確實有能力勝任此項工作。
（4）主要列出你的個人簡曆，相關文件也應連同求職信一起附上，並表達你希望招聘方複函或給你一個麵試的機會。
（5）結束語，可用書信體中的專門用語，別忘了簽上你的姓名和日期。
你還要注意以下幾條：
要寫收信人的真實姓名。
切忌書寫潦草。
切忌錯別字。
切忌說大話，措辭要中肯、真切。
不要提你的社會關係，即所謂“後台”。
署名和具體日期要寫清楚。
上麵這些要求也就是這封求職信的要件，你有了這樣一封諸要件齊備的求職信，才有可能去與人家溝通。