第三節 工業企業管理係統的構成
工業企業的經營管理活動，就是要對資源（人力、物力、設備、資金等）進行合理安排，有效地加以利用，以達到預期的經濟效益。在生產實踐中，為了達到最大的經濟效益，常從兩個方麵來考慮：一是如何運用有限的資源完成最大可能的任務；二是在既定任務之下，如何全麵安排，從整體觀點出發，盡量做到消耗最少的資源。
為實現上述目標，就要構成一個可控製的管理係統。它一般由三個方麵構成，即管理對象（如工業企業係統中的工段、車間、全廠的生產過程），管理機構（企業的廠部、車間、工段）和連接兩者的管理信息係統。
每一個回路都是根據上一級管理機構的管理指令、外部環境的影響和被控對象當前狀況的反饋信息，實行對管理對象的調節和控製。在管理係統的三個組成部分中，管理對象是企業的實體，管理機構是企業的“大腦”，管理信息係統是企業的“神經中樞”，每一條信息係統的分支（信息流）是“神經脈絡”。從這裏明顯地表明了管理信息係統在管理係統中的重要地位。目前，對管理信皐寒統耆種種不同的解釋，我們從實際出發，可以將管理信息理解為掌握處理係統，它的主要功能是向管理部門和各級決策者提供科學決策所必需的信息。
從控製論的角度看，管理的實質就是信息的處理。不管用不用計算機管理，信息和信息處理都是管理的基礎，否則就談不上管理。管理信息係統是管理係統的一個有機組成部分，它在任何情況下都是不可缺少的。
按照信息處理的手段不同，管理信息係統可以分為：手工處理係統、機械處理係統、電子計算機處理係統。不管哪一種信息處理係統，它的基本原理和組織原則都有共同之處。因此，即使在目前我國大部分企業還是處於手工處理的條件下，對管理信息係統問題的重視和研究也是必不可少的。
第四節 企業管理信息的特點和分類
一、企業管理信息的持點
管理信息既有一般信息的特點，也有其本身獨有的特點，這些特點可以歸納以下五個方麵。
1.原始數據來源的分散性
信息與其他產品的區別在於：開發信息的原料不是集中在有限的幾個產地，而是分布在所反映的對象和過程的所在地，即在工業企業中的各生產環節和職能部門，因而，收集數據根本不可能集中在幾個點，數據收集工作的自動化就很困難，它總是一項非常繁重的任務，目前電子計算機也無能為力，這就迫使把收集的數據量減少到最低限度。
2.信息的非消耗性
信息的另一個特點是在使用時不被消耗掉。一般，消耗一定數量的原料隻能生產一定數量的產品。但是，如果我們收集了數據，那麼就可以從數據中提取信息，以便解決任意數量的問題，為某個任務使用了數據，一點也不影響為解決其他問題的使用。對信息隻有一個限製一時間，在一定時間內數據保持現實性。用具體數據解決的任務越廣泛，用戶越多，從數據中提取的信息也越多，這樣花費在收集、檢查、存貯、初步和精加工數據上的費用就分別攤到大量的使用信息的單位上，因此，就降低了信息係統“產品”的單位費用。
3.信息的龐雜性
企業的產品種類和數量，生產用的材料、工具、設備，企業的工人、職員、工程技術人員的數目和情況，供應、協作單位等等，都是企業重要的信息，都是管理所必需的。因此，管理活動中要接觸和處理的信息量就很龐雜了。如一個大規模油田的物資供應係統，每年收、發料單就有三十多萬張，常用庫存物資的品種約七萬多項，庫存儲備金額約四億多元，每年到貨量達四百多萬噸，為了進行這方麵的工作，就需要投入大量的人力。
4.信息加工方法的多樣性管理信息處理的絕大部分工作，隻要求按不同的標誌進行檢索和分類，方法比較簡單，而且很多是重複進行的，有時也用一些簡單的算術運算。但在處理優化任務時，要用一些比較複雜的數學模型和算法，這就造成了信息加工方法的多樣化。
5.信息的差異性
信息的發生、加工和應用，在空間、時間上都有差異。例如，產品生產的信息發生在車間的工段和工作現場；信息的加工是在職能科室或計算中心；信息的使用則在其他科室或車間的各職能組和工段、車間、企業的領導。而且產品生產的信息是在現場工作時間內發生，但信息的傳送和使用可能是在晝夜、周或旬等時間段內進行。
管理信息的上述特點，對企業管理係統中信息處理方法和手段的選擇，信息流的組織和管理都有很大的影響。
二、企業管理信息的分類
上麵已提到，用於企業管理的生產、技術、工藝、供銷、財務、人事組織等方麵的信息，都屬於管理信息的範圍。管理信息是企業進行計劃、核算、調度、統計、定額和經濟活動分析等工作的依據。為了科學地管理和合理地使用信息，必須按不同的標誌將管理信息分類。而且，信息分類對確定信息係統的組織結構、信息流的組織、信息文件和信息加工技術手段的選擇，以及如何方便檢索和使用等方麵有十分重要的意義。按照信息不同的標誌有以下幾種分類的方法。
按管理職能可分為：產品結構（設計）信息、工藝信息、生產信息和經濟信息；按管理階段可分為：計劃信息、作業信息、統計信息和結算信息；
按管理級別可分為：總廠信息、分廠信息、車間信息和工段信息；管理對象（資源類型）可分為：人事信息、物資信息、技術信息和資金信息；按信息用途可分為：指令信息、定額信息、查詢信息和科研技術信息；
按信息穩定性可分為：固定信息和流動信息；
按信息來源可分為：內部信息和外部信息；
按信息流向可分為：輸入信息、輸出信息和反饋信息。
根據信息組織工作的特定要求，可以選擇應用一種或若幹種信息分類的方法，將信息進行詳細的分類。在日常工作中，應用較為廣泛的是按信息穩定性分類的方法，將信息分固定信息和流動信息兩類。
固定信息是指具有相對穩定性的信息，在一段時間內可以在各項管理任務中葷複使用，不發生質的變化。它是企業一切計劃和組織工作的重要依據。
流動信息又叫統計信息，它是反映生產經營活動中實際進程和實際狀態的信息，是隨生產經營活動的進展不斷更新的。因此，這類信息的時間性較強，一般隻具有一次性使用價值。但及時收集這類信息，並與計劃進行比較分析是評價企業生產經營活動，不失時機地揭示和克服薄弱環節的重要手段。
這個係數的含義是指在規定期內（一般為一年）某類信息項目的總數中不變信息數的比重。不變信息數比重越大，說明信息越穩定。通常以穩定係數在0.85以上的信息劃成固定信息。實際在組織信息係統時，往往把一些相對穩定的信息也包括在固定信息中，但它們的穩定係數不得低於0.6。
固定信息約占企業管理係統中周轉的總信息量的75%，整個企業管理係統的工作質量很大程度上取決於固定信息的組織。因此，無論是現行管理係統的整頓工作，還是應用現代化手段的電子計算機管理係統的建立，一般都是從組織和建立固定信息文件開始的。
工業企業中的固定信息主要由三個部分組成：
定額標準信息。它包括產品的結構、工藝文件、各類消耗定額、規範定額和效果評價標準。
計劃合同信息。它包括計劃指標和合同文件。
查詢信息。屬於這種信息的是：國家標準、專業標準和企業標準、價目表、設備檔案、人事卡片等等。
第五節 信息處理
一、信息處理的內容
我們將管理信息係統理解為服務於管理領域的信息處理係統（也叫數據處理係統）。它的主要功能是：向企業各部門、各生產環節提供信息。它的具體任務是：識別使用者的信息需要，對數據進行收集、存貯和檢索，將數據轉換成信息，對信息的傳輸加以計劃，並將這些信息提供給使用者。管理信息係統並不直接參與決策過程，它隻是提供信息，作為決策的依據。
根據上述的功能和任務，信息處理應包括如下的內容：
1.原始數據的收集
這是數據處理的第一步，也是關鍵的一步。因為收集的原始數據決定著所產生信息的質量，數據處理中數據收集在工作量和費用方麵都占有相當大的比重。到目前為止，在數據收集這個階段，雖然可用一些自動化的計量裝置或一些簡便的工器具，但靠人工點數這種費時費事的做法，目前還不能完全避免。在國外管理手段比較先進的企業中，原始數據收集方麵，也還是一個比較薄弱的環節。可見，這一工作必須下大功夫逐步加以解決。人工收集數據不僅效率低，而且出錯的可能性也大。而輸出信息的精度完全取決於收集數據的精度，沒有可靠的原始數據，要想產生出高精度信息是根本不可能的。計算機處理中有句行話，“垃圾進，垃圾出”，就是說給計算機輸入的數據質量不高，從計算機輸出的也不會有高質量的信息。