三、信息反饋
信息流與物流相比,有一個最突出的特點,物流是單向的,不可逆的,物流不允許有倒流。在生產過程中,個別零部件的返修,那是作為不正常的例外。相反,信息流是雙向的,必須要有信息的反饋。所謂反饋,就是把係統輸入的信息(又稱給定信息)作用於被擰對象後,把產生的結果(實際信息)再輸送回來,並對信息的再輸出發生影響的過程。信息反饋是控製論的基礎,也是管理科學的基礎。美國現代管理學家西蒙指出,有反饋才有管理。他強調管理上要有適應性。這個觀點無論從理論上來說,還是從實踐中來看,無疑都是正確的。可以這樣說,沒有信息反饋,就沒有科學的管理。
我們知道,管理的職能是多方麵的,但主要是計劃、組織和調節(包括核算和控製)。這三方麵職能都離不開對信息的需求。計劃的製定過程,不僅需要曆史的資料和未來發展趨勢的預測資料,也需要當前情況的資料。而在組織計劃實施過程中,要不斷地掌握當前實際情況的資料。因為在計劃實施過程中,總會遇到外部和內部的各種因素的影響、千擾,係統發展的進程,往往會偏離預定的計劃目標。管理職能之一,就是要及時地掌握這些情況,查明偏離程度,找出其原因,並製定相應的調整措施,使係統照著預定的目杯繼續運行。
因此,管理工作必須做好兩件事:
一是收集可靠和必要的信息,以掌握全麵的情況;
二是根據所反映的變化情況,作出決策和決定,對管理對象發生新的影響?
一個企業,如果管理係統沒有信息反饋,隻布置不檢查,隻下達不上傳,則必然要犯官僚主義、瞎指揮的毛病,使生產經營活動不能有效地進行,甚至陷於混亂狀態6在管理工作中,要應用好反饋方法,必須注意以下三個方麵:
不能指望一次反饋就一勞永逸地解決問題,反饋調節應貫穿在整個過程之中。反饋速度必須大於客觀變化的速度,反映要快,修正要及時。
不僅要求反饋速度快,還要力爭做到超前反饋,也就是要對客體的發展變化有預見性,在反饋調節中加進前置量。預測發展趨勢,這就是超前反饋方法的應用。
綜上所述,管理的過程就是:信息輸入轉換—輸出,經過反饋,修正,再次輸入新的信息的不斷循環的過程,直至圓滿地實現預期的目標。每個循環的持續時間,反映了管理效率。管理過程的信息循環過程。
四、信息的滯後性
信息流相對於物流有一定的滯後性。從控製或管理的角度看,要求對物流狀態進行實時的控製,或者叫信息流與物流的同步化,但要達到這一點,實際上是不可能的,即便在最完善的管理條件下,信息流與物流相比,總帶有一定的滯後性。因為信息的反饋、分析、整理、決策,都需要一定的時間,而在這一段時間內,物流是不能等待的。特別在目前手工管理的條件下,信息處理效率很低,因此,目前的管理,基本上是一種事後管理。
由事後管理逐步走向實時管理,以至做到事前的預測,是我們管理工作長期奮鬥的目標。為此,必須從管理體製、方法、手段等各方而不斷地加以完善,其中有一項很重要的工作就是要加強對管理工藝的研究。
五、管理工藝
工業企業的物流和信息流都符合客觀規律性,必須遵循這些規律,工作才能冇效地進行。
物流,以工業企業的生產過程來說,已有一套科學的工藝規範和規程,這些規程是根據生產力本身的特點,根據技術工作規律,加上操作人員多年積累的實踐經驗所製訂出來的一些規程具有一定的法製約束力,是全體相關人員必須遵循的。
與此相反,我們控製物流的管理過程卻沒有形成一套統一的科學方法和製度。很多情況下,還是以個別人的經驗辦事,還停留在手工業作坊的管理方式,不能適應現代化生產的客觀要求。
管理工作的工藝應確定每一項工作是由哪些過程和作業構成的,它們是按怎樣的順序完成的,為此需要哪些資源,使用哪些文件,如何組織工作地點等。
管理工藝實質上是信息處理的工藝。要做到信息收集製度化,信息形式標準化,信息傳遞規範化,信息內容係統化,在這四個“化”的基礎上,使管理工作逐步走上程序化,標準化。