善於提出問題是一項重要的技能，而如何巧妙地提出問題卻是一門藝術。在與人溝通時，你應積極地運用這種技能，同時，還要加強使用這種藝術的能力。建議你每天早上用3分鍾完成以下活動。
第一分鍾檢視自身
檢視自己的行為，回想自己是否正確運用了提問的技巧，提問時使用哪種類型的提問方式較多？溝通效果如何？並找出不足之處。
第二分鍾提問準備
在使用提問的技巧之前，你應該做好準備，準備一些有意義的問題，並從之前的錯誤中吸取教訓。特別要注意，在提問別人之前，首先自問：“這是一個真正的問題，還是別有用心的陷阱式問題？”
第三分鍾正確提問
根據提問的要領和注意事項及實際情況，進行正確的提問。
進行正確的提問，主要是指要根據實際情況，選擇問題的類型，做到靈活應用，達到有效溝通的目的。那麼，如何使用各種類型的問題呢？
問題類型使用條件開放式問題
（1）為了澄清遺漏的信息
（2）為了明確並保持討論目標
（3）為了獲得更深層次的了解
（4）為了幫助對方澄清他們的想法
（5）為了擴展討論範圍
封閉式問題
（1）為了獲得非常具體的問題的答案。
（2）為了打斷一個自說自話、沒完沒了的人，控製談話陷阱是問題永不使用，這對於開展有效溝通毫無意義。
6.應對負麵情緒
在與難以相處者溝通時，很多時候，雙方都持有一種負麵情緒。如果你不能巧妙應對自己以及對方的負麵情緒，就不可能進行有效溝通。試想，當你怒氣騰騰或者心煩意亂時，是不是非常容易失控，想大聲吵鬧以便發泄？這時候你根本無法傾聽任何話語，開展富有成效的討論也就無從談起。
李開複在蘋果公司工作時，曾經開過一次會。當時，一位員工因為自己的妻子和朋友被裁員，對公司的政策非常不滿，就將怒氣都發在了李開複的身上。他當麵說出了一連串很難聽的話。當時，李開複非常氣憤，真想立即反罵回去，但他隨即想到：保護自己的親人是人之常情，應予以理解。另外，雖然那位員工表現很粗魯，但肯定有很多員工也持有同樣的想法，隻是不敢表達出來罷了。作為部門總監，代表的是公司的利益，不能因為一時的憤怒而影響了正常工作的進展。
於是，李開複冷靜地告訴那位員工：“現在這個時候，對你、對我、對公司來說都是非常困難的時期。我理解你的心情。等你冷靜下來，如果有什麼建議，請你告訴我你認為最合適的做法是什麼，我們可以認真聊一聊。”
後來，他們圓滿地解決了問題。那位員工還私下向李開複道歉，感謝他保留了自己的麵子，此後，他們之間建立了很好的關係。
由此可見，當溝通雙方有負麵情緒時，你首先要做的就是處理好此類情緒，之後再把對話引回實質性議題。應對負麵情緒主要包括兩個途徑：一是回應他人的情緒；二是管理自己的情緒。
1）回應他人情緒
你的某位同事向你控訴公司對他要求過於苛刻、挑剔，而實際上是因為他有拖延的惡習時，要想有效地改變他的拖延習慣，你必須先處理好他的情緒。你應該向他表示已知悉並理解了他的感受，即使你心裏並不認同，也不要立即反駁。先讓他發泄部分怒氣，然後再提出一些澄清式問題。待其情緒冷靜下來，再引其回到眼前的議題。
那麼，具體如何管理他人情緒呢？
管控他人情緒的方法
具體說明如下表所示。方法說明知悉告知獲悉他們的感受，表達你的理解（你認為你確有晉升資格，卻未能如願，這使你感覺很不爽……對嗎？）聆聽當他人發泄怒氣時，你要積極聽取，不要打斷或為自己的立場辯解。待他們發泄完了，情緒就會平複下來詢問提出澄清式問題，表示你願意積極參與，並引發對話（“請告訴我，為什麼你認為他是蓄意陷害你？”）監控在繼續討論實質性問題之前，密切注意觀察他們的聲調以及身體語言，以判斷他們的情緒是否已經平複引導處理好他們的情緒之後，引導他們進行實質性問題的討論（“我尊重你的感覺，不過，我們需要討論一下這個問題，可以現在或者改天進行。”）
管控他人的負麵情緒最關鍵的一點是不要嚐試去“解決”他們的問題，幫助他們將注意力集中在他們的個人目標上，並引導他們思考“可以”做的努力以及造成的影響，進而化解他們的負麵情緒。
2）控製自身情緒
當你自身情緒失控時，很可能會說一些或做出一些讓你後悔莫及的話或事情，喪失自己的信譽。因此，你必須學會控製自身情緒。
首先，當你麵對難以相處的同事時，務必要保持優雅和冷靜。具體可以采用以下方法。
（1）在心理上把自己從當前的情境當中抽離出來，成為一個客觀的旁觀者。
（2）保持沉默。克製立即回應的衝動，默默地坐著，稍候片刻，就能恢複平靜。
（3）接受他人的負麵情緒。如果你不想看到的人和事出現或發生，不要抗拒它，試著去接受他。
當你感覺被壓力逼迫得喘不過氣來時，你的情緒非常容易失控，此時，你也必須學會控製你的情緒。
（1）深呼吸法。當你感覺過分緊張、煩惱、恐懼時，可采用深呼吸的方法放鬆自己，即深深地吸氣，慢慢地呼氣，使自己的身心放鬆。
（2）暗示法。問自己：“我感覺如何？”“這房間的情緒溫度如何？”這將幫助你更好地控製自己的情緒。
（3）轉移法。當火氣上湧時，有意識地轉移話題或做其他的事情來分散注意力，可使情緒得到緩解。
實際上，很多問題產生並不在情緒本身，如何化解負麵情緒，就要看你如何去拓展你情緒上的選擇空間，也就是看你的情緒運用的能力。隻有當你有了較強的情緒運用能力時，你才能對這些情緒產生新的想法並賦予它們新的價值。那麼接下來要做的就是加強你情緒運用的能力。建議你每天早上用3分鍾完成以下活動。
第一分鍾辨別情緒
辨認一些負麵情緒和想法，想想自己最容易接受自己和他人的哪種情緒？自己或他人是否具有某種習慣性的情緒強度？最近是否發生過因為情緒失控導致的溝通失敗，具體發生了什麼？牽涉到哪些人？都有何種情緒信號係統？
第二分鍾界定情緒
界定負麵情緒的時空範圍，當別人的言行讓你惱怒或不滿或者他人出現負麵情緒時，要查明原因，表示同情和理解，以便找出更好的解決方法。
第三分鍾管控情緒
回想自己通常是如何調節和控製情緒的，這些方法是否有效？並設計一個管控自己和他人情緒的行動計劃，用詳細的語言描述出來。當你或他人情緒失控時，先找出原因，然後盡力去改變它，進而形成習慣。
實際上，在人際交往中，雙方情緒的好壞直接影響著溝通的效果。你必須對這些負麵情緒采取合理的應對方式，創造一個良好的溝通環境。
7.化解文字誤會
溝通的形式主要有兩種，即口頭溝通（麵談、電話交談等）和書麵溝通（書信、電子郵件等）。兩種溝通形式各有所長，應靈活應用。但是要注意的是在采用書麵溝通方式，特別是在使用電子郵件時，應注意避免可能引起的文字誤會。
2006年網絡上盛傳的“郵件門”事件，就是典型例子。2006年4月的一個晚上，EMC大中華區總裁陸純初回辦公室取東西，卻發現自己沒帶鑰匙。想聯係自己的私人秘書瑞貝卡卻一直沒有聯係到。為此，陸純初非常生氣，認為瑞貝卡沒有盡到工作職責，於是第二天一早就通過內部電子郵件係統用英文給瑞貝卡發了一封措辭嚴厲且語氣生硬的譴責信。同時還傳給了公司幾位高管。