在中國酒店業，采購庫存與成本控製係統是整個財務係統中“歸屬感不明確”的部分，也就是存在兩種解決問題的思路：
（1）由財務軟件供應商提供，如用友、金蝶的財務管理軟件，均含有采購庫存係統，酒店可以根據自己需要選定。
（2）由PMS供應商提供，如MICROS的MC、石基的PICC，國產PMS也提供了采購庫存模塊供酒店選擇，如西湖軟件、中軟、千裏馬等。
采購庫存管理係統兩種方案對比。
不論采取何種方式實施，采購庫存係統應提供以下功能：
（1）發貨和領貨（Issues & Requisitions）。
（2）庫存采購（Inventory Purchasing）。
（3）庫存收貨（Inventory Receiving）。
（4）倉庫管理（Store Management）。
（5）菜單成本計算（Recipe Costing）。
（6）統計分析（Graphical Statistical Analysis）。
（7）成本控製（Cost Control）。
（8）菜單管理（Menu Engineering）。
需要注意的是，采購庫存係統需要提供與應付賬款接口（Interface to Accounts Payable）和總賬接口（Interface to General Ledger），使數據可以自動傳輸，以提高數據的實時性和準確性，減少財務部的工作量，采購係統的處理流程。
1.啟動采購
采購流程的開始總是以到達采購點或者部門申購開始。酒店設定了每件物品的最小/最大庫存量，最小庫存量是庫存中必須長期保持的庫存數量。最小庫存量、物品價格、運輸周期等信息最終確定采購點，當物品庫存量到達采購點時，采購係統會根據采購點生成采購訂單。另一種到達采購點來源於對銷售信息的分析和預測，如酒店宴會銷售部剛剛完成了50桌婚宴的銷售，信息被錄入銷售與宴會係統，當酒店與顧客確定服務內容並生成EO（Event Order）單後，係統根據宴會菜單分析需要準備的物料並生成采購單（需要注意，宴會需要的物品並不限於宴會食材，諸如現場布置、主持與攝像等均會成為宴會的條件，完成一次大型外賣活動往往需要大量的物資采購和租用活動）。另一種啟動采購的常見原因是部門申購，如固定資產添置、設備與設施、工程維修備件等。
由於經營的需要，采購流程中難免有例外的物品，如廚房鮮活類物品采購，采購係統需要為它們製定不同的采購流程，以防止影響酒店的正常經營。
2.采購審批與實施
在采購申請被批準後，進入詢價和實施階段，采購係統可以自動生成詢價函並發送給供應商，供應商的應價也可以通過采購係統自動接收並對比，詢價不應隻包括單價，庫存量、特定商品、特價商品和清倉特惠等信息均可以被提交並作為采購依據。
在收貨階段，采購係統自動生成收貨單，收貨員工作的事情更像是“清點並確認數量”，當然貨物的質量和數量需要嚴格的審核，有些物品很難精確核準數量（比如肉類），收貨員應詳細記錄“實收”數量並標記“應收與實收”的差別，提交應付模塊並用於後期付款，最後采購物品根據收貨情況分別選擇退貨、入庫、直撥等，並分別計入各部門的固定資產和成本數據中。
3.庫存管理
儲存在倉庫中的物品是酒店的重要流動資本，為了便於管理，酒店庫存經常采取二級庫的做法，為物品使用量較大的部門設立二級庫進行管理（如餐飲二級庫、客房二級庫），以便於成本核算。庫存狀態、庫存變動和庫存價值是倉庫管理最重要的三個數據：
（1）庫存狀態反映了每項物品的庫存數量。
（2）庫存變動是每個會計周期進行倉庫盤點時，得出的倉庫理論庫存與實際庫存的差異，得出的盤盈/盤虧要記錄在庫存係統中，頻繁地出現庫存變動往往意味著酒店倉庫管理中存在著問題。
（3）庫存價值是庫存所有物品的價值，酒店有時可以利用采購價格的波動來降低酒店運營成本，如在春節高峰到來之前采購部分貨值較高的物品。
4.采購庫存與成本核算
采購庫存係統的使用，既是為了管理的規範和快捷，也是為了在不影響質量的前提下降低酒店運營成本，采購庫存係統可以方便地生成采購成本和各部門成本，而精確成本核算是實施高質量成本控製的前提。