6.4.2.4 賬務處理係統與材料核算係統的聯係
材料核算係統主要完成材料采購成本、庫存材料材料發出及委托加工材料的核算。它根據外購材料的貨款及有關費用結算憑證、收料憑證、核算外購材料的計劃成本、實際成本及采購成本差異;根據發料憑證分配材料費用及材料成本差異。材料核算係統的這些核算業務,涉及賬務處理係統中的“原材料”、“委托加工材料”、“低值易耗品”、“包裝物”、“材料成本差異”、“生產成本”、“製造費用”、“管理費用”等科目的總分類核算和明細分類核算。因此材料核算係統也需以某種資料傳遞方式把這些數據傳遞給賬務處理係統。其傳遞方式也可參照工資核算係統向賬務處理係統傳遞資料的方式。
6.4.2.5 成本核算係統與其他係統的聯係
成本核算係統的主要任務是歸集彙總各項生產費用,並按一定的程序和方法分配到各車間及其所生產的產品上。而這些費用資料大部分產生於其他各核算子係統,如工資費用資料產生於工資核算子係統,材料費、折舊費資料分別產生於材料核算及固定資產核算子係統。同時,產生於這些核算係統的費用資料都需以記賬憑證形式傳遞到賬務處理係統,以便據以登記總賬及有關明細賬。這樣,各核算子係統的費用資料就至少有兩種傳遞路線。
工資、固定資產、材料核算係統與成本核算係統不直接發生資料交換關係。工資費用、折舊費及材料費資料通過憑證處理係統傳遞給賬務處理係統,再由賬務處理係統按成本核算係統的要求進行歸集彙總。成本核算係統則從賬務處理係統中取得成本核算所需的資料。采用這種資料傳遞方式要有一個前提,就是賬務處理係統中的成本費用科目的設置要同時滿足賬務處理和成本核算兩方麵的需要。從成本核算的要求看,各核算子係統所產生的費用資料,若屬於成本計算對象的直接費用(如生產某產品領用的原材料等)則必須明確該筆費用的發生地點(車間)、成本對象(產品品種、批號)和成本項目。相應地,在賬務處理係統中,會計科目的編碼也必須按“生產成本—車間—成本對象—成本項目”來設置。各核算子係統所產生的費用資料,若屬於成本計算對象的間接費用(如折舊費和車間管理人員的工資等),則必須明確該筆費用的發生地點(車間)。相應地,在賬務處理係統中,會計科目的編碼也必須按“製造費用—車間—費用要素”來設置。接車間分類彙總的間接費用,根據成本核算係統所提供的分配標準分配於各種成本對象上,並由成本核算係統自動編製間接費用分配憑證送回憑證處理係統。
工資、固定資產、材料核算係統分別向憑證處理係統和成本核算係統進行雙向資料傳遞,向憑證處理係統傳遞的憑證需滿足賬務處理的需要;向成本核算係統傳遞的費用資料需滿足成本核算的需要。這種資料傳遞方式可大大簡化賬務處理係統的科目體係,但工資、固定資產、材料核算係統與成本核算係統要發生直接的資料關係,使整個網絡財務係統的資料傳遞關係複雜化,與“高內聚、低耦合”原則相背離。
不論采用哪一種資料傳遞方式,在成本的彙總分配和結轉過程中,成本核算係統也產生大量的內部轉賬憑證,諸如輔助生成費用、製造費用分配、產成品成本結轉等憑證。因此,成本核算係統還麵向生成相應的憑證提供給憑證處理係統,以便登記總賬及有關明細賬。
6.4.2.6 銷售核算係統與成本核算、賬務處理係統的聯係
銷售核算係統主要完成產品入庫、出庫、結存以及產品銷售收入、銷售成本、銷售費用、銷售稅金、利潤形成與分配的核算。該係統為進行產成品和銷售成本的核算需從成本核算係統中取得產品成本資料;同時,在銷售核算過程中要涉及“產成品”、“產品銷售收入”、“產品銷售成本”、“產品銷售費用”、“產品銷售稅金”、“其他業務收入”、“其他業務支出”、“本年利潤”、“利潤分配”等科目的總分類核算和明細分類核算。因此銷售核算係統必須以一定的資料傳遞方式把這些資料傳遞給賬務處理係統。一種傳遞方式是由銷售核算係統編製機製憑證自動送入憑證處理係統,再由憑證處理係統轉送賬務處理係統;另一種傳送方式是由賬務處理係統調用銷售核算係統的資料自動生成機製憑證,再經憑證的過賬處理進入賬務處理係統。
6.4.2.7 報表處理係統與相關係統的聯係
會計報表按其所反映的經濟內容的不同可分為資金類報表(如資產負債表、財務狀況變動表或現金流量表)、損益類報表(如利潤表、主營業務收支明細表、利潤分配表)、成本費用類報表(如產品成本表、製造費用明細表、管理費用明細表等)。其中成本費用報表主要用於企業內部管理,一般不用對外報送。這些報表大部分來自於其他各核算子係統。資產負債表、利潤表、利潤分配表、製造費用、管理費用明細表主要根據賬務處理係統中的科目發生額及餘額庫填列;主營業務收支明細表資料主要取自銷售核算係統;產品成本表可由成本核算係統來編製;至於財務狀況變動表或現金流量表的填列比較複雜,其中一部分資料取自賬務處理係統的科目發生額及餘額庫,有些資料需根據記賬憑證分析填列,甚至要手工處理後再輸入計算機。
6.4.3 核心子係統的數據處理流程
6.4.3.1 手工核算方式下的數據處理流程
手工核算方式下的數據處理流程,因企業采用的會計核算形式的不同而不同。而會計核算形式的選擇又要視企業的業務性質、規模大小、業務繁簡程度等具體情況而定。目前在我國會計核算工作中常用的會計核算形式主要有:①記賬憑證核算形式;②科目彙總表核算形式;③彙總記賬憑證核算形式;④多欄式日記賬核算形式;⑤日記總賬核算形式。以下簡略介紹各種核算形式下的財務數據處理流程。
(1)記賬憑證核算形式下的數據處理流程記賬憑證核算形式是指對一切經濟業務都根據原始憑證或原始憑證彙總表編製記賬憑證,並根據記賬憑證逐筆登記總賬的一種會計核算形式。根據記賬憑證逐筆登記總賬是這種核算形式的基本特征。這種核算形式是其他各種核算形式的基礎。在我國各單位中應用最為廣泛。其數據處理流程如下。
(2)科目彙總表核算形式下的數據處理流程科目彙總表核算形式是根據記賬憑證編製科目彙總表,然後根據科目彙總表登記總賬。編製科目彙總表,並根據科目彙總表登記總賬是這種核算形式區別於其他核算形式的主要特征。
在一些大、中型企業和單位,記賬憑證很多,如果根據記賬憑證逐筆登記總賬,過賬工作量很大。因此,有必要將記賬憑證加以彙總,然後過賬,以簡化手續。
科目彙總表核算形式下的數據處理流程如下。
1)根據原始憑證或原始憑證彙總表編製記賬憑證;
2)根據收款憑證、付款憑證登記現金、銀行存款日記賬;
3)根據記賬憑證和原始憑證(或原始憑證彙總表)登記各種明細賬;
4)根據記賬憑證定期編製科目彙總表;
5)根據科目彙總表登記總賬;
6)在總賬、明細賬、日記賬核對相符的基礎上,根據總賬、明細賬和其他有關資料編製會計報表。
(3)彙總記賬憑證核算形式下的數據處理流程彙總記賬憑證核算形式是定期根據記賬憑證編製彙總記賬憑證,月末根據彙總記賬憑證累計數登記總賬的一種核算形式。定期編製彙總記賬憑證,並根據彙總記賬憑證登記總賬,是彙總記賬憑證核算形式區別於其他各種核算形式的主要特征。