外事函電主要包括感謝函電、祝賀函電、慰問函電三類。
一、感謝函電
1.概念解說
領導涉外感謝函電是對外國政府機構或個人的關心、支持、幫助或熱情款待表達感激之情的常用的對外函件之一。
自古至今，受人恩惠和獲人幫助之後送上一片感激之心，既是對對方勞動的尊重，又是禮尚往來的禮儀活動方式。
當我們得到一些人的祝賀、慰問、饋贈、款待、援助等恩惠以後，向對方寄發的表示謝意的函電就是感謝函電。有代表國家、政府、單位的感謝函電，也有代表個人的感謝函電。在目前對外交往日趨頻繁，通訊手段越來越現代化的時代，懂得如何起草感謝函電是衡量一個人涉外交往能力如何的重要因素。
2.寫作要領
無論是通常所說的“公對公”還是“私對私”的感謝函電，兩者均具有表達“謝意”這一共同點，隻不過“公對公”的函電更顯其莊重，措辭和格式更講究、嚴格而已。起草這類函電時，中心內容便是一個“謝”字，並圍繞它做文章。感謝函電一般較簡短，措辭需精推細敲，盡可能做到“短”而不“空”，“謝”而不“冷”。
感謝函電另一特征是及時性。如代表團出訪結束歸來，應立即寫好感謝函電發出。現在通訊手段發達，亦可先傳真發出，原件後寄。總之，要及時送上一片感謝之情。
3.寫作格式
感謝函電首先是對對方致以衷心的感謝，然後對對方的成就和雙方的友誼表示讚頌，結尾提出自己的希望和良好的祝願。
4.範例參考
例文一：
對代表團來訪的感謝函電
尊敬的××先生：
我很高興昨天見到你和你們代表團的先生們。這樣的會麵對於以後不同文化的理解和合作是重要的，並可以為有關方麵提供更多的使用機會。
非常感謝你送我的那塊精美的玉石。你們國家的技藝總是這麼精美和令人歎服。
我希望你在華盛頓過得愉快和旅途平安，再次感謝你到我辦公室來與我見麵。
你非常真誠的
華盛頓市長
例文二：
對友人熱情關心的感謝函電
尊敬的趙女士：
昨天，當長期住院的我正盡情享受回家以後第一個早晨的美好時光之時，收到你的熱情洋溢的信，不勝感激。我無法用語言來表達我的謝意！同時我還要謝謝你對如何養好身體的建議。我會一步步地按你的建議行事的。
說真的，醫院單調的生活令人生厭，正因為如此，我才感到家裏真是一個好地方，我決心今後做爸媽的好女兒。
很高興聽到你正在指導合唱團的排演。但願你能大獲成功，我真希望能出席這場晚會。無論如何，期待你來親口告訴我晚會的詳情。
感謝你的
卡文·格林
2005年×月×日
二、祝賀函電
1.概念解說
在外事工作中，我們常遇到所熟悉的外國友人適逢某一喜事或麵臨某一重大節日的情況，及時寄上一個情真意切的賀函，不僅可以傳達友誼之情意和表現禮儀之風範，還可以給友人平添一種意外的、來自異國他鄉的節日氣氛。
祝賀函電可分為私人和正式兩種，前者用詞親切、隨便，帶有個人感情的色彩。後者措詞較正式和嚴謹，講究一定的格式。