第Ⅳ象限是緊急但不重要的事。表麵看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。電話、會議、突來訪客都屬於這一類。我們花很多時間在這個裏麵打轉，自以為是在第Ⅰ象限，其實隻是在第Ⅳ象限徘徊。
現在我們不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第Ⅰ和第Ⅲ象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。其實二者的區別就在於這件事是否有助於完成某種重要的目標，如果答案是否定的，便應歸入第Ⅲ象限。
要學會把時間花在第Ⅱ象限，做重要而不緊迫的事。那樣才會減少重要的事進入第Ⅰ象限，變得緊急。
在工作中，我們需要時刻提醒自己，怎樣做才是創造最高工作效能的最佳方式？找到重要但不緊急的事，之後用上全部的智慧、最恰當的方法去做好它，你才能高效準確的做事。
集中精力解決根本問題
問題的根本直接關係到處事效率的高低。想要做到日事日清，首先抓住最根本的地方，並采取相應措施，這是十分關鍵的。
衡量一個人做事是否高效的一個重要標準就是看他能否找到病根，從根本上解決問題。
一家賓館的電梯需要進行維修。電梯維修公司和賓館早就簽訂了合同，經過檢查後，維修公司將維修的時間定於5天之後，但維修時間在12個小時以上。這必然會給客人帶來不便，即使不全部停業，較高樓層的客房恐怕也得暫停使用。這本來是一件很平常的事情，但當時正好遇到賓館的人事變化，賓館剛剛承包給一位新經理經營，而且正處於旺季，要他將電梯停用12小時，他斬釘截鐵地拒絕了。維修公司接連派了3批人與他接洽，但都被他拒絕了。於是，公司派了一位老員工去和他交涉。
這位老員工，沒有過多地和他客套，隻說了幾句話：“經理，我知道現在是經營酒店的黃金時間，但我們檢查後發現，電梯已經到了必須大檢修的時候。如果不及時維修，也許不久就會帶來更大的損失，到時電梯停的可能就不是12小時，而是幾天了。更可怕的是：如果某天電梯出事，造成人員傷亡，到時給你造成的，也許就不僅僅是經濟損失了，甚至還得承擔法律責任。”
這一來，經理不得不接受他們的意見，按時檢修了。
老員工抓住了問題的要害，才能曉之以理，讓老板接受他的提議。愛因斯坦說：“將一個問題準確地界定，就等於解決了問題的一半。”解決問題不能一味地靠決心和蠻力，最重要的還是要找到問題的根本，發現問題的關鍵。抓住了根本，把精力放在最具生產力的事情上就能夠一舉擊破難題。
當你麵臨很多的工作，不知如何著手時，當你耗盡全身的精力，工作效率仍然提不上去時，當你為花了太多的精力做沒多大意義的事而懊悔不已時，那麼，就應該及時審視一下自身，看看自己是否抓住了事情的根本，有沒有觸到問題的要害。
19世紀末20世紀初，意大利經濟學家及社會學家巴萊多提出：在任何一組東西之中，最重要的通常隻占其中的一小部分。這就是著名的“巴萊多原則”。
“大多數人無法高效率地完成工作，就是因為他們把太多的精力花在次要的事情上。用大量的時間去完成重要的工作，這是巴萊多原則告訴我們的工作技巧。”一位優秀員工如此說。
在工作中，將80%的精力用來完成最重要的事情，一個人的潛力就能得到更好的發揮，這就好像一個果農要想在秋天獲得豐碩的成果，就要把果樹上麵的多餘枝杈剪除掉，這樣一來，他就可以在來年享受到收獲的快樂。
為了做到日事日清，我們應把精力放到根本問題上，你可以這樣要求自己：
1.遵循“二八原則”分配精力
“二八原則”告訴我們，應該將80%的精力花在解決問題的根本上，隻有這樣，你才能高效率地運用有限的精力，有效地提高工作效率。
2.安排事情的優先順序
學會根據自己的核心能力，排定日常工作的優先順序。優秀員工都是以分清工作主次來統籌安排精力和時間，把有限的精力和時間用在最具有生產力的地方。
3.全神貫注，集中精力
鑒於任務的重要性和緊迫性，你還必須學會聚精會神、全身心投入。對於任何員工來說，要想切實地提高工作效率，你必須專注於重要的事務，否則精力分散，隻能一事無成。
有詩雲：“射人先射馬，擒賊先擒王。”把種種事務看成敵人，就要訓練自己敏捷的思維和靈便的身手，看清什麼是最根本的，出手的時候能一擊而中。這才是高效執行員工的辦事之道。
高效地過濾有價值信息
世界每時每刻產生的新信息充斥於每一個角落。據美國某研究機構的統計，全世界僅一天之內正式發表的論文，如果要一個人全部看完（假如能將其全部看懂），大概要1100年！在日常工作中，我們每天也可以接收到很多種信息，具體而言，我們占有信息的方法主要有以下四種：
1.閱讀法
通過快速閱讀圖書、報刊等獲取信息。運用此法重在一個“快”字，在閱讀時不要考慮其他事情，盡可能多接觸相關的資料。
2.捕捉法
利用電視、廣播、網絡，甚至電話、會議等渠道來捕捉信息。運用此法要注意保持客觀的態度，聚精會神地聽，了解說話者的意思，把握其意圖。
3.調查法
從各項社會調查中收集信息，要掌握調查方法，進行縝密的調查。一些全球知名的公司如美國電話電報公司、杜邦、IBM等都非常喜歡到最佳作業典範企業進行現場調查。他們的理由是可以得到更為真實的第一手材料。
4.交換法
用你自己所擁有的信息與別人進行交換，以獲取對方的信息。有人說：“你拿一個蘋果與別人交換蘋果，你隻得到一個蘋果。但你拿一條信息與別人交換信息，那你就得到兩條信息。”
通過以上方法我們可以占有信息，但是，如果我們隻會占有信息，而不將無用、無效的信息過濾掉，那麼我們將被淹沒在信息的洪流中，永遠都無法實現自己的目的。要使用“信息過濾器”將大量信息一層層過濾。依照信息過濾器，我們可以篩去一些無關的信息，將自己的精力集中在主要目標上。