1、秦了解企業采購的基本流程。
2、理解係統中采購管理模塊中單據的特征。
3、秦初步了解主要的基礎數據含義及其設置方法。
4、掌握采購訂單、收料單、采購發票等單據的基本錄入方法。
采購係統是包括采購計劃、詢價處理、比價分析、采購訂單、采購入庫單、采購發票、采購退貨、供應商管理、采購分析等功能的綜合管理係統采購全過程進行有效控製和跟蹤，實現完善的供應商供貨信息管理。該係統可以獨立進行，同時也可與庫存管理係統、應付賬管理係統通過標準數據接口結合運用，提供完整的業務處理和財務管理信息。
采購係統首先根據生產計劃中的物料需求計劃生成采購清單列表，結合手工輸入的采購計劃生成下月的采購計劃列表，同時係統自動生成采購資金預算。然後，采購人員就開始作采購的各項準備，包括采購詢價、了解供應商的信用狀況、產品質量、交貨進度等。在落實采購供應商後，采購人員可以與供應商簽訂采購合同，根據生產計劃轉入的單號和計劃外的物料合並生成采購訂單，經過審核確認後即可進行訂單輸出，最後下達給供應商。采購人員對下達的采購訂單按計劃進行跟蹤。最後，由采購人員對來料按照訂單與發票進行驗收，並錄入收料通知單和發票。
采購係統的具體操作包括：基礎設置、期初設置、采購計劃、采購詢價、采購訂單、采購收料、采購發票、賬簿分析、統計分析、月末處理。
基礎設置主要設置采購係統內部需要使用的基本信息。包括：供應商地區分類月共應商行業分類、采購物料分類月了單類型、發票類型、采購類型、供應商檔案、物料檔案、供應商分。
起初設置主要是指係統期初開賬時，對沒有進行財務付款核銷的發票進行錄入處理。包括：期初普通發票錄入、期初普通發票列表、期初增值稅發票錄入、期初增值稅發票列表、期初結賬。
采購計劃可以實現對計劃的錄入、合並月斥分、審核、下達、關閉等功能。計劃管理不僅對由本係統錄入的采購計劃進行管理，還可以對由生產計劃管理係統生成的采購計劃進行管理。包括：采購計劃錄入、采購計劃拆合生成、采購計劃列表、采購計劃生成列表、采購資金預算、采購計劃執行情況。
采購詢價是指根據供應商反饋的詢價情況，手工錄入詢價單（包括客戶信息、物料信息月價格、數量、需求日期）。通過詢價單，可以進行比價分析。采購詢價處理包括：采購詢價單錄入、采購詢價單列表、采購比質比價分析。
由采購計劃確定供應商後，產生采購訂單，也可以直接編製采購訂單。經供應商審核確認後的訂單，可以生成收料通知單和采購發票。采購訂單模塊包括：采購訂單錄入、采購訂單執行情況彙總查詢、采購訂單列表、采購訂單執行情況明細查詢。
采購收料是根據計劃單、訂單填製收料通知單和退貨通知單，也可以直接填製。包括：收料通知單錄入、收料通知單列表、退貨通知單錄入、退貨通知單列表。
采購發票是對供應商開具的發票進行處理，包括：普通發票錄入、紅字普通發票錄入、普通發票列表、增值稅發票錄入、紅字增值稅發票錄入、增值稅發票列表。采購活動中，如發生退貨或要求供應商銷售折讓，應填具紅字發票。
通過賬簿分析可隨時對以下賬簿進行查詢，包括：采購收料明細表、采購發票明細表、在途貨物餘額表。
本章實訓中的操作分兩個部分。第一部分是根據自動生成的采購計劃進行相關操作；第二部分是根據手工錄入的計劃進行相關操作。除了采購計劃數據的來源不同外，其他部分的操作原理及過程是相同的。
一、采購計劃生成列表。
雙擊“采購計劃生成列表”，月份選擇下月份，係統經過運算，將得出由上一章操作的生產計劃生成的采購清單列表。
二、采購計劃審核。
采購計劃列表應該是手工錄入的采購計劃和由生產轉入的采購計劃列表的集合，在手工錄入采購計劃之前，這裏所查詢到的下月份信息和采購計劃生成列表中的信息相同。進入列表後，雙擊其中的單據，對所有的采購計劃進行審核。審核後，將采購單下達給業務員，點擊“下達”按鈕，選擇業務員，將任務下達。
三、采購資金預算。
根據物料設置的物料價格，可得出采購預算。雙擊“采購資金預算”按鈕，選擇下月份，可列出資金預算情況。
四、采購訂單錄入。
雙擊“采購訂單”按鈕，進入錄入界麵，計劃單號選擇生產計劃轉入的第一個單號，其他單號再次錄入時依次選擇，供應商選擇，部門選擇，業務員選擇，訂單類型選擇，結算方式選擇，幣種選擇，運輸方式選擇，付款條件選擇001編號，其他自行錄入，錄入完畢保存並退出。錄入該單後，繼續依次錄入轉入的其他采購計劃。