如果抱著聽過就算結束的心態，那最多隻能收獲一些信息。但倘若一邊聽一邊留心優點和缺點，就能注意到很多細節，比如“這個人說明的切入方式很棒”“這段說明太過在意細枝末節了，導致整體上很難理解”等。
如果覺得一段說明很好懂，就應該主動去分析是什麼讓它如此好懂。如果覺得難懂，也要去主動分析是什麼導致它難懂。這樣做能夠幫助我們發現很多技術要點，比如“這段說明首先明確了結論，所以比較好懂”“這段說明一直在重複細節，所以比較難懂”等。
分析一段說明，並取其精華去其糟粕，才能提升我們自己的說明力。
從工作彙報、會議報告，到私人談話，我們的日常生活中充滿了各種各樣的說明場景。
比如，婚禮致辭其實也屬於一種說明，很多人參加婚禮時都會留意新郎新娘或者其父母的致辭，一邊聽一邊做出“這段太感人了”“這段引入太長了”“可能因為激動吧，語速太慢了”等評價。
新聞資訊類節目經常邀請各領域的專家做嘉賓，觀看這類節目時，一定要認真聆聽嘉賓的發言，這是提高說明力的捷徑。電視節目都以秒為單位管理播放時長，參與此類節目的人員都是非常擅長說明的人，不僅時間觀念很強，也很有表達技巧，非常值得學習。
平時養成認真聆聽的習慣，等到我們自己做說明的時候，就能自然而然地注意到曾經關注過的要點，幫助自己說得更好。
所以，不要隻是心不在焉地聽人講話，而應該關注他們的內容和說話方式，哪裏比較好懂，哪裏比較出色，從而總結出一些提升我們個人說明力的好技巧。
我在大學課堂上這樣訓練學生們的概括力：隨便找一本書，用最多一張A4紙的篇幅概括其內容；然後根據紙上的概括，每人進行一段口頭陳述。
我的學生們讀的都是文科專業，我不僅希望他們能夠在大學期間多多讀書，將書本中的知識學到手，還想讓他們掌握良好的讀書方法，於是在課堂上設置了這樣的練習，其流程如下：
第一步，寫下書名。
第二步，用大約三四行，也就是一百二十字左右，從整體出發講清這本書的中心意思。
第三步，將中心意思進一步拆分成三點做具體闡釋，我在本書第一章中曾經講到過，總結要點時，我們往往想要多講幾點，但是請務必咬牙將重點總結在三條內。僅是做到這一點，整個說明也會變得好懂很多。
第四步，選擇三段閱讀時深受打動的引文。我會在課堂上請每位學生朗讀出來。
最後，用一句具有宣傳語風格的文字，將這本書最亮眼的內容表達出來，並將其放在整段概括的開頭部分。這句宣傳語必須要有那種一語中的、直指要點的利落感，最好還要讓聽的人感到有趣和恍然大悟，引發他們進一步閱讀的興趣。
那麼，就以我所寫的《文科能力是一種武器》為例，進行概括吧。
書名
《文科能力是一種武器》（齋藤孝 著）
一句話說明
文科生以理科生所不具備的優勢，推動著世界的發展。
主旨
很多人都認為人文學科的知識不實用，但實際上，與理科生相比，文科生有特殊的優勢。他們的能力有三點：
第一，能夠從綜合角度去接受事物，並有從大局出發的判斷力；
第二，喜好具體性和複雜性，並擁有從這兩種特性中創造價值的能力；
第三，具備強大的溝通能力。
本書還提供了磨煉以上三種能力，並運用於日常生活中的方法。
引文
① 從根本上講，他們有著對語言和人類的興趣。也可以說，他們對那種自然科學很難觸及的領域擁有一種濃厚的興趣。這既可以說是文科生的一大特征，也可以說是他們的一大優勢。
② 如果說理科頭腦的特長是概括，那麼文係頭腦的特長就是找出一些具體的複雜性，並很好地運用它們。
③ 溝通能力是一種輔助能力，文科生能很好地運用這種能力，彙總各方意見為自己所用。這可以說是文科生的生存策略，能大大豐富其自身的技能。
按照上述方式完成概括後，我會繼續要求學生們用一分鍾的時間做一段口頭陳述。現在是智能手機的時代，做陳述時，每個人都用手機為自己計時。
將說明時間限製在一分鍾內，就很少有人會在每句話的開頭部分帶出“呃……”“那個……”這類沒有用的詞了。學生們的說明大多以簡潔的“這本書講的是……這個主題，它的主要內容為……”展開。一分鍾結束後，陳述人會請全體一起朗讀引文內容。整個過程下來，聽的人就會有一種“明明沒讀過這本書，卻已經很了解書中內容”的感受。
選書時，建議選擇社科類圖書。這種書本身就是為了把一件事情說清楚而寫成，所以概括內容的過程也是一個汲取精華的過程。重複這一過程，就可以快速將本質從諸多要素中提取出來，概括力也就自然而然得到了鍛煉。
拿到一本書後，首先看封麵。封麵上通常都會有一段介紹本書內容的文字。先看一下這段文字，大致了解一下內容梗概。
接下來，就是翻看前言。大部分前言的內容就是總結了作者想說的話。讀一讀前言，也能大致了解一本書講了什麼。這不是投機取巧，而是非常高效的閱讀方法。
再接下來，閱讀目錄。如果一本書寫得好，那它的目錄必然有很強的邏輯性。讀過目錄，就等於了解了一本書的骨骼結構。尤其是一些麵向大眾讀者的社科書，因為在編寫時會做到結構嚴謹和通俗易懂並重，所以其目錄一般都條理清晰且輕快好讀，甚至單憑目錄也能了解書中的詳細內容。進行說明訓練時，應該首選這類書，並以目錄為中心進行練習，效率最高。
讀書是鍛煉頭腦的最好方法。多讀聰明人寫的東西，我們的頭腦也會變得更聰明。書可以表現作者的思維，通過閱讀，讀者能共享作者的思維。這個過程既能幫助讀者整理思路，也能鍛煉讀者的思考能力。就好像，和一個運動健將一起訓練，也能自然而然獲得進步。
對於一般人來說，想和一流的運動員一起訓練很難。可是讀書卻不同，我們能夠通過閱讀輕鬆接觸到一個領域中一流人士的思維。如此看來，使用書本鍛煉頭腦，何樂而不為呢？
我在前文中曾經推薦過一種好用的道具——三色筆，在需要閱讀大段資料、總結並說明其要點時，它能幫助我們梳理內容，明確主次。
閱讀資料時，分紅、藍、綠三色畫線。絕不能漏掉的極重要部分用紅色，次要部分用藍色，並不是很重要，但內容比較有趣的用綠色。綠色內容的劃分是帶有主觀色彩的。照此方式整理資料，主次層級就可一目了然。
我從十幾歲時起就用三色筆來整理內容，幫助學習和備考，一直堅持了四十多年。我對自己有一個要求：手邊的資料沒有任何標記就放在一邊是絕不可以的。隻要看過，就必須用三種顏色去勾畫重點，這樣做不僅有利於掌握關鍵詞，提高說明力，對文件分類整理也有幫助。
這種方法的應用範圍非常廣泛。比如，在開會時突然被要求發言，如果會前曾按照不同顏色去整理信息，提前做好畫線準備，那此時就能迅速找到重點，在既定的時間內講出適宜的發言內容。
再如，我經常參加一些資訊類的電視直播節目，需要針對各種事做解釋和說明。我會事先用三色筆在資料上畫一遍重點，並在直播當天提前將畫線的部分簡單看一下，確保對所有關鍵詞都有大體印象。這樣即使在直播中被隨機提問，也不會漏掉重點內容了。如果時間允許，我還可以酌情講一些畫了綠色線的內容，炒熱氣氛。
醫生在診室為患者進行講解時也可以用這個方法。醫生接診時要和患者說明清楚的內容有很多，如藥該怎麼吃，手術或身體檢查時需要怎麼準備、注意什麼等。這時，就可以拿著檢查報告、藥品說明等相關資料，用三色筆一邊標出重點一邊進行講解，以此幫助患者加深對資料的理解，減少可能的誤讀。如果資料上有醫生的手寫痕跡，患者一般就不會隨意放置或隨手丟掉，拿回家之後還會再反複閱讀，就算資料太多讀不過來，也能讀一讀畫線標注的部分，快速了解重點須知。
總之，要達到的目標就是：即便聽的人沒有仔細閱讀，但是翻開資料就能瞬間找到要點。做出一目了然的資料，才能對說明起到補充作用。想要提高說明力，用三色筆畫線這項準備工作一定要做好。
如果要使用資料輔助說明，那資料內容就必須全部總結到一張A4紙的範圍內。
有些人在進行講解或開會時，會一口氣給聽眾分發厚達數十頁紙的資料。其實，除特殊場合外，隻需參照一張A4紙去進行說明講解就足夠了。
大多數情況下，聽眾根本沒有時間當場讀完太厚的資料，也不會有人願意認真閱讀一遝找不到重點的資料。況且，如果聽眾都在埋頭苦讀資料，那你講解重點內容時就沒人在意了。
為避免這種情況出現，講解人自己手中的，以及分發給聽眾的資料，都應該是同樣內容的一張A4紙。避免資料冗餘，才能將自己要表達的意思更好地傳遞給對方。
這張紙上當然要有文字，還應適當加入圖片和表格。一張A4紙的空間是有限的，所以要選擇最合適的信息。這就需要我們具備一定的架構能力。我將其稱為“一張A4紙的架構能力”。
我在大學課堂上，經常會讓學生做提高說明力的練習，比如介紹一本書的內容，或解釋“文藝複興”“本能寺之變”等曆史詞彙。我要求他們必須把要說明的內容總結在一張A4紙上，然後以四人一組的形式在組內進行每人一分鍾的發言。經過這樣的訓練，所有學生用一張A4紙進行總結的能力都得到了大幅增強。
根據場合選擇必要的信息，排列優先順序，最後總結在一張A4紙中，這種架構能力本身就是說明力的體現。說得極端些，如果能將所有內容完美總結到一張A4紙裏，那隻需將這張紙拿給聽眾看一遍，其實就和做過說明沒區別了。
這張紙稱得上是一張說明藍圖，憑借它，我們就能讓說明更好懂。
回到前麵講的開會問題。明明很多會議內容都可以總結在一張紙上，可總有人分發幾十頁紙的會議資料，讓參會者搞不清應該從哪兒開始讀。這或許是因為負責講解的人自己都不知道哪些是必須說明的要點，也沒有好好打磨內容結構。其實他事前就應該明白，照這個樣子去講解，肯定很難把話說清楚。
發言人真正該做的準備工作，是先將那幾十頁的完整資料發送到參會者的郵箱裏作為參考，而後以這份完整資料為基礎，再提煉出一張A4紙的內容。開會時，隻將需要討論的這張A4紙分發給參會者就可以了。現在越來越多的公司都選擇了這樣的開會方法。