日常開會時，大家都遇到過這種情況吧：主持人拋出話頭“請最後再簡單講兩句”後，總有那種一開口就要說個三五分鍾的人。其實，“講兩句”的長度差不多是十五秒，最多也就一分鍾左右。但有的人卻沒完沒了，搞得全場都很煩躁。之所以會出現這種情況，也是因為發言者的時間感知力不夠。
如果你能把時間感知力鍛煉得足夠敏銳，就可以主動要求做一分鍾的最後陳述，接著在一分鍾之內，以一段條理清晰、內容豐富的完美表達收尾，給全場留下良好印象。
要想具備這種能力，必須用秒表看好時間，進行專門訓練。受過訓練和沒受過訓練的人之間會存在十分明顯的差距。但隻要稍加練習，就能夠有所進步，見效之快甚至出乎意料。
一個概括力強的人往往能迅速、準確地把握事物本質。所以，如果需要在短時間內完成說明，他會立即做出反應，用一句話就把事情講清楚；如果時間比較充足，他也能先點中主要觀點，再逐一闡述各個分論點。概括力差的人則會一直拐彎抹角，先繞大圈，再繞小圈，好不容易觸及核心內容，卻已經花費了太長時間。聽的人始終無法掌握事情的全貌，一直搞不清要點。
可見，概括力的強弱直接影響到說明效果。先概括要點，再具體說明，這樣就能使聽的人對接下來的內容走向有心理準備，從而坦然地放心聆聽。
易懂的說明就好似一架直升機，直奔目的地，而後降落。
先直擊本質，明確要點，再以幹脆利落的語句和簡潔的結構，在最短的時間內完成講述，這就是出色的說明。
我時常受邀開展演講活動，每天都非常忙碌，想騰出時間來跟合作方開個碰頭會是件很難的事。好不容易騰出時間來開會，對方卻要從自家公司的簡介開始，冗長地講個沒完。這種情況真是令人窒息。這時，我一般會主動拋出問題，請對方回答，以此來修正對方的說明軌道。比如直接問：“希望我做哪方麵的演講呢？”這樣就能直接從正題開始展開討論了。
不擅說明的人容易優先挑選自己想說的內容並再三強調，而不是抓取事物的核心內容，或者了解對方真正想知道的內容。
一件事的核心要點在哪裏？對方最感興趣的部分是什麼？把握好這兩個關鍵點，才是讓說明更易懂的根本所在。
有時，詢問對方的需求，也能幫自己發現事情的本質。
如果將概括力磨煉到了一定程度，便能做到隻用一句話就讓對方恍然大悟。所謂終極的說明，就是用一句話概括事物本質，不足一秒就能巧妙地解釋給對方。
這裏舉一個世界著名佛教學家鈴木大拙先生的例子。鈴木大拙出生於1870年，和哲學家西田幾多郎有諸多交流，是一個在全世界範圍內大力推廣禪文化的人。在他的年代，西方人對禪還十分陌生，於是他用英文寫下了很多禪學著作。如今，英語中的“Zen”（禪）這個詞已流傳於全世界，人們或多或少都知道禪是一種心緒，也是一種精神，這都離不開鈴木先生用英文書寫文獻，細致解釋其含義。
鈴木大拙曾用一個英語單詞便解釋清了禪的思想——“let”。
“let”，即“不施加任何外力”，英文中有一個短語“let it be”，意思是“順其自然”。鈴木大拙解釋說，所謂禪，簡單講便是不強調自身所作所為，而是不斷削弱自身的存在，最終達到一種“let”的狀態。
德國哲學家赫立格爾曾在其著作《弓和禪》中提到了弓道與禪之間的關聯。弓道講究“離”，這種“離”指的並不是射箭的人撒開手，而是讓箭自己離弦。射箭並非由人射出，而是箭自己射出去的。這是一個無我的過程。
前麵說到“順其自然”，“其”在英文中就是“it”。電影《冰雪奇緣》中有一首插曲叫Let It Go（《隨它去吧》）非常有名，歌名中的“it”，指的是一種鬱憤的、令人感到受逼迫的力量。歌詞傳達出了“就讓這種力量釋放出來吧，不要壓抑它”的情緒，所以歌名才用了“let”這個詞。
將關注點放在了表現“不施加任何外力”的“let”上，用它來解釋“禪”的含義，在我看來，這可以說是一種極具藝術性的說明力了。鈴木大拙僅用大家都懂的一個詞語，就清楚地闡明了一個抽象難懂的概念。
想要用一句話、一個詞去表達某個本質概念，就必須有高超的說明力。從這一角度看，鈴木大拙的例子可以說是極為優秀的說明範本。
不過，雖然鍛煉說明力的終極目標是一“句”定音，但不要用“愛”“人生”這種有豐富含義的抽象詞來說明事物。比如我曾讓學生們解釋什麼是藝術，有人回答“藝術就是愛”。類似的情況我遇到過很多次。這並不是合格的說明，因為“愛”這個詞並沒有抓住它所形容的事物的本質特征，聽的人不會產生恍然大悟的感覺，也不會接受這種解釋。
想用一句話或一個詞進行說明，就必須對要解釋的事物有十分深刻的理解。
有的人之所以說明力差，是因為無法掌握並概括好要說明的事物的本質特征。
進行概括時的一個訣竅，就是將要點的數量盡量總結得少一些。我們很容易陷入左添一句右添一句，什麼都想談到的困局中，但隻有咬牙精煉，才能掌握優秀說明的真諦。
中國的儒家經典《論語》是孔子的弟子總結其師——生活在2500年前的聖人孔子——言行的一本集錄。雖然隻是薄薄一本書，但其中的每一句話都非常精彩，想要總結這本書的內容可以說非常困難。
我讀過很多翻譯成現代文的《論語》和十多本解讀《論語》的著作，可以說對這部經典的內容非常熟悉。也正因如此，倘若有人讓我說明一下《論語》是本什麼樣的書，我一定會花很長時間去做解釋。這就是所謂專家容易陷入的一大誤區了。對於聆聽這番解釋的人來說，一口氣灌進大量的信息，隻會把事情變得更複雜，而且聽著聽著還會很快把前麵講過的內容忘掉。
所以，如果要對一個完全沒讀過《論語》，也就是在這方麵毫無知識儲備的人解釋這本書，就必須徹底地總結要點，凝練到能被任何人記下來的程度。
比如，孔子在談“德行”時提到了“仁、義、禮、智、忠、信、孝、悌”八個要素。想要將這八個字一一解釋清楚，必然會使整段說明過於飽和，很難讓聽的人理解。而且從一般人的角度來看，八個要點也實在太多。
在《論語》中，有“知者不惑，仁者不憂，勇者不懼”這樣一句話。智者擁有判斷力，所以不會感到困惑和迷茫。仁者盡全力做到誠實，所以不會感到憂慮，也不會對自己的所作所為感到絲毫悔意。勇者，毋庸置疑，就是擁有勇氣和行動力的人，所以他們不會感到膽怯。
所以，我會對“仁、義、禮、智、忠、信、孝、悌”八個要素進行這樣的要點提煉：孔子主張的是智、仁、勇這三點。“智”指的是智慧、判斷力，“仁”指的是赤誠、憐恤，“勇”指的是勇氣、行動力。這段說明並不難懂，能讓很多人明白孔子所說的“德行”大概指什麼。
但是到這個程度為止並不算很優秀的說明，因為聽的人可能還有疑惑，認為要做到這三點並非易事。所以我會再簡短地加上一句：孔子認為，“智、仁、勇”這三點，需要我們用畢生去追尋。
人類先賢的偉大之處就在於能用簡短的話去闡釋複雜的思想，甚至將總結好的內容變換為成語或熟語，使之流傳後世。從說明力的角度來看，他們都是超級高手。
現代人經常要借助專業人士的解讀才能理解這些精妙的內容。可如果長篇大論地解釋這些妙語，一定會讓聽的人一頭霧水，不知所雲。所以我認為，不如將長篇大論直接總結為幾個要點，就像上文說的“智、仁、勇”那樣，更方便理解和記憶。
當然，我並不是隨意刪除了其他內容後總結出這三點的，而是因為“智、仁、勇”中蘊含著“仁、義、禮、智、忠、信、孝、悌”的核心思想。儒家所講的“三德”就是這三點，西鄉隆盛也曾將這三點當作自己人生的信條。
在提煉要點時，千萬不要既想談談這個，又想說說那個，這會導致整段說明十分混亂，白白浪費大量時間，最終也沒能將要點和主旨傳達給對方。
請記住，為所要說明的事物總結要點時，應該以聽的人能夠記住的程度為限。把握好這一關鍵，你的說明力就能實現超越性的進步。
順便一提，講解《論語》時我還另下過一番功夫。
比如講到孔子主張“智、仁、勇”三種品格時，我會請聽眾伸出手，用手掌去感受“智、仁、勇”所對應的身體部位：
“智”是智慧，所以手要放在額頭處。
“仁”是柔情，手要碰觸心所在的位置，也就是胸口。
“勇”是力量，位於丹田處，手要放在肚臍下去感受。
在聽眾觸碰身體部位的過程中我還會補充一句：“這些地方就是智、仁、勇所在的位置。”
肢體動作有助於強化心理感受，聽眾會隨之產生很多想法：“的確，額頭代表智慧，非常重要。”“真誠的心確實在我們胸中。”“日本古時候的武將們不是也提到過，肚臍以下的丹田位置是勇氣存在的地方嗎？”並進行更多思考。
這樣將孔子儒學教誨中極為抽象的部分和具體的身體感受相結合，就能使說明變得更加生動，也更容易理解。
說明力強的人總能帶來不同凡響的恍然大悟感。激發聽者自身的經驗和知識，或者把說明的內容與聽者的身體感受相結合，都可以激發這種感覺。這是一個能為說明錦上添花的竅門，在這裏推薦給大家。
說明力的第三個要素就是例舉力。所謂例舉，我將其定義為把一個不容易直接說清楚的東西，解釋得讓人大致能懂的說明技術。
當你要講一個對方連聽都沒聽過的東西時，如果從正麵解釋，無論再怎麼條分縷析地去說明，都很難讓他聽懂。仍以向西方人解釋“禪思想”為例。東西方文化背景不同，要讓西方人明白“禪”這種冷靜、頓悟的狀態，難度極高。所以在解釋時，可以舉一些其他的例子，告訴對方“例如……也是一種禪”，就能簡潔快速地令對方大致明白“禪”的意思。
比如，鈴木大拙的講解方式是用日本文化中的茶道、劍道等內容做例子，與其進行類比。西方人或多或少都知道一些茶道、劍道的例子，這樣類比就能幫助他們更好地理解。
再如美國著名籃球運動員邁克爾·喬丹的教練菲爾·傑克也對禪思想有一定了解。喬丹在芝加哥公牛隊效力時曾經兩次獲三連冠，他提到，菲爾常會在休息室講禪，並說：“邁克爾·喬丹就是禪學高手。”
菲爾是以籃球比賽為例來講解的。兩隊相差一分，最後五秒鍾時喬丹接到傳球，倘若投不中，公牛隊就會輸掉比賽。這種情況下普通人都會慌張起來，而喬丹的內心保持著冷靜沉穩，這種素養就是禪的體現，喬丹已經是位禪學高手了。
講到這個程度，聽的人當然還是不懂“禪”的深層含義，卻能通過邁克爾·喬丹的例子明白，那種不管時間如何流逝、依舊冷靜沉穩的狀態就是所謂的“禪”了。進而還會感到，“禪思想”似乎就圍繞在每個人身邊，是能夠被看到的。那麼今後的某天看到類似場景時，他就會突然領悟：“啊！那就是禪！”
如果能夠在大多數人熟悉的事物中為你要說明的東西找到對應，那就把這件對應的東西作為例子講出來，這樣做能瞬間讓對方明白你的意思。
再進一步，如果能用發生在對方身上的事情來舉例，效果會更好。比如告訴對方“你現在這個狀態，其實就是禪的狀態了”，那他就會猛地領悟到其中真意。曾有一本記錄佛教臨濟宗的開宗鼻祖臨濟義玄禪師言行的作品，名叫《臨濟錄》。在那本書中，弟子們會向禪師提出“何為參悟？”“佛陀究竟在何處？”等各種疑難問題，禪師則會回答：“既然你們在尋找佛陀，那佛陀就在你們頭腦中。”也就是說，正在尋找佛陀的你本身就是佛陀。他這樣一說，弟子們也都恍然大悟了。
臨濟義玄禪師的做法，就是舉一個發生在對方身上的簡單例子，去解釋一件難懂的事情。
例舉能力優秀的人絕不會讓說明太過冗長，而是僅用一個例子就能徹底說清楚一件事。尤其是在說明較為抽象、很難概括的複雜事物時，與其花費大量精力細致入微地解釋，不如用同等精力找一個好例子，這樣更省時間，也更容易獲得對方的理解與認同。
舉一個我十分喜愛的歌詞作者鬆本隆先生的例子。他曾為被譽為“永遠的偶像”的著名歌手鬆田聖子創作了很多傳唱度極高的歌曲，是一位非常高產的歌詞作者。
我曾與鬆本先生一同錄製過電視節目。在錄製現場，主持人向他提問道：“請問您是如何寫出那麼多優秀作品的呢？”想講清楚這個問題很難，因為寫歌詞這項工作非常需要靈感和才華，而這些都是很難用語言去解釋的抽象事物。另外，歌詞創作沒有標準流程，旋律不同，寫法也大相徑庭。總之，作詞是非常複雜的工作，要把它解釋清楚同樣十分困難。
當時鬆本先生的回答非常聰明。他先講了為人氣組合“近畿小子”的出道歌曲《玻璃少年》寫歌詞的過程。《玻璃少年》的歌詞取材自小說家尾崎紅葉的作品《金色夜叉》，歌詞中出現的“寶石”一詞，還有“竟然僅為了一顆寶石就將自己的心出賣”的惋惜感，都很容易讓人聯想到《金色夜叉》中兩位主人公貫一和阿宮之間的糾葛。講完這個例子後，鬆本先生說：“為這首歌寫詞時，我就是這樣先找到具體意象再進行表達的，寫其他歌詞也是一樣。”
俗話說“隔行如隔山”，倘若鬆本先生拚命概括作詞的方法，聽眾可能反而很難理解。況且，用這種說明方法也很難講出有趣的內容。
所以，不如就舉出一個大家都能想象到的具體案例，這樣就能讓聽的人馬上產生“這首歌我也聽過，原來是這麼寫出來的，完全懂了”的恍然大悟感。
這種舉例說明法在畫家身上同樣通用。例如，要解釋“梵高的作品有多棒”時，應該例舉其某一幅作品去認真說明，這樣才比較好懂，而不是把梵高的所有作品都說個遍。
有一個電視節目叫作《美麗的偉人們》。節目開始時，主持人會先為觀眾展示一幅“本日推薦作品”，然後用三十分鍾的時間，圍繞這幅畫作講解創作者的相關知識點。
這檔節目的講解方式就非常值得借鑒。比如曾有一期節目介紹的是莫奈，主持人不斷提示觀眾“請大家關注一下《喜鵲》這幅畫作中的陰影部分”“請大家注意《日出·印象》中這輪紅色太陽的畫法”。因為這些都是很好理解的具體例子，觀眾自然就能跟上節奏，並且立即理解其中的奧妙。
選擇某一幅作品為例，快速講解一位畫家的創作風格，這可以說是一種絕妙的例舉法了。
舉例子時，最能發揮作用的就是實物了。或許有人覺得，在進行說明時展示實物是一種投機取巧的做法，但我認為，實物主義是說明的基本技術之一。
我曾與著名平麵設計師佐藤可士和先生有過一次對談。當時我問他，是什麼樣的契機使他接到了7-11便利店的設計邀請呢？他告訴我，有一天7-11公司的高層提出“想看一看佐藤先生設計的手機”。看過之後，便當場決定“希望佐藤先生為我們做設計”。
要知道，這份工作涉及店鋪標識、員工製服等各方麵的設計，是影響整個7-11公司的大事。如此重大的決策，高層們是在看過佐藤先生設計的實物後才瞬間拍板的。
佐藤可士和先生有很多設計作品，要用語言說明他的履曆恐怕會花費很長很長時間。但是把他設計的實物直接展示出來，就能瞬間獲得理解與認可。所謂“事實勝於雄辯”，這正是展示實物才能起到的強大作用。
再講一個案例，是一位跟我合作過的編輯的經曆。
最近這位編輯換了份新工作。我詢問了他跳槽的過程，他回答說，是參加了社會招聘之後被錄用的。麵試時，他隨身帶了三本自己做責任編輯，並且賣得不錯的好書。當麵試官問他“您迄今為止都做過哪些工作”時，他便將這三本書拿了出來。
當然，用語言來說明自己的工作經曆也未嚐不可，但事無巨細的說明往往會模糊要點，如果不配合實物展示的話，對方很難在頭腦中清晰勾勒出相關內容。拿出實體書之後，麵試官們立刻就明白了：“哦，這本書我早就聽說過了，原來責任編輯是您啊。您比較擅長這個類型的圖書，那在我們公司一定會大展拳腳的。”並當場決定錄用他。
當場展示實物，一定能幫助對方進一步理解你的說明內容。如果對方早就知道這件實物，那效果將更加明顯。
再舉一個我學生的例子。我在大學教書，麵對的主要是畢業後想做教師的學生。其中有一位非常喜歡青鱂魚，對其研究得十分細致。他對我說，想在課堂上做一次關於青鱂魚的科普講座。我看他非常認真投入，便同意了這一請求。
開講那天，這個學生從他遠在茨城縣的老家出發，帶著一個成年人雙手環抱才能抱住的超大水箱，裏麵裝著青鱂魚，一路乘坐電車到了位於東京禦茶水站的明治大學。
我和其他學生都被震撼到，問他：“你真是抱著這麼大的水箱乘電車來的？”他點頭說：“因為真的非常想把實物展示給大家看。”
那天，他的講座十分生動有趣。他一邊用手指著在大家眼前遊來遊去的青鱂魚，提示大家“請看這裏”，一邊進行講解。我們這些聽眾非常清楚地理解了他的意思，也因為親眼看到了青鱂魚本尊而熱情高漲起來。
實物就是這樣為語言錦上添花，為說明更添一分力量。
實物的威力，就在於能夠刺激人的感受。僅是擺在眼前，就能讓對方瞬間理解。可以說，從“秒懂”這一角度來看，展示實物稱得上是終極的說明技術了。
這個問題很容易回答。因為相比優秀的說明，人們在糟糕的說明上吃到苦頭，印象可能更深，也很容易回憶起這種說明是什麼樣的。
能對糟糕的說明有所了解，也就能對優秀的說明心中有數了。
糟糕說明的代表，就是超厚的商品說明書。
說明書一般都激不起用戶的閱讀興趣，估計也不會有人一字不落地從頭讀到尾吧。原因就在於它太厚了，非當下必要信息和當下必要信息混在一起，導致信息量嚴重超載，讓人很難快速檢索到自己眼下就想了解的東西。這根本就沒有起到“說明”的作用。
信息量巨大，卻讓人搞不清楚關鍵點在哪兒，也就怪不得用戶想把說明書扔到一邊了。估計有些人會選擇直接給客服中心打電話，詢問“我遇到這樣一個困難，該怎麼辦”，這麼做反倒更高效些。
其實，說明書根本不需要厚厚一本。隻要在用戶想知道眼下的狀況該如何處理時，能夠指引他去解決問題，那就是完美的說明。
人們遇到的具體問題不同，想要獲取的信息也各不相同。最近我發現，很多商品說明書上都增加了“常見問題與解決方法”“問題分類索引”等內容，這樣一來，用戶就能根據自己的情況，簡單地查詢到想知道的信息了。比如，手機死機時請先重啟，如果無法重啟，請按如下方法操作……如果仍無法使用，請再按以下方法操作……寫清解決辦法，用箭頭標清操作順序，這樣的說明書才稱得上優秀。
糟糕的說明往往信息量過大且毫無章法，想要做到優秀的說明，首先應該學會提煉信息。將說明要點總結在三條之內，再排列好先後順序，其他的部分就可以去掉了。
提煉信息時要以能夠直擊對方想要了解的“要害”為目標，這一點非常重要。有一個成語叫作“隔靴搔癢”，如果一段說明好似隔著靴子去抓癢，那它必然非常糟糕，最終隻能搞得人十分不耐煩。