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我在大學裏輔導過參加教育實習的學生,向他們說明實習前必須做好的心理準備和實習過程中的注意事項等。
每次講解,我都先闡明參加教育實習的本質是什麼,再按照由主要到次要的順序,告訴學生們應該做哪三項準備。如果還有時間,就講一些在以往實習過程中發生的有趣案例。最後,作為總結,告訴學生們應該以怎樣的狀態迎接即將參加的教育實習。這就是我的整個說明過程。
曾經有一名聽過我講解的學生,在畢業時專門來對我說:“老師當時的說明簡直太準確了,聽您講解的時候我就在想,世界上竟然有如此擅長說明的人啊!”
因為每次講解的內容都一樣,所以我並沒覺得自己的說明有什麼特殊之處。但是對於那位學生來說,我的說明卻給他留下了十分深刻的印象。
想要提高說明力,必須貫徹“形式主義”。一段優秀的說明是有其基本結構的,隻要有意識地按照這種結構組織內容,就能水到渠成地產生良好效果。經過足夠的刻意練習之後,我們對結構的掌握會越來越熟練。最後甚至無須刻意,就能自然而然養成按照一定模式去進行說明的習慣。
下麵推薦一種說明時常用的基本結構,大家可以用這個框架,構建自己的內容。
“關於……這件事,用一句話來概括就是……”
(用一句話概括事物本質,形式類似宣傳語。)
↓
“具體來說……”
(詳細列出要點,最多三條。注意按照重要程度或聽的人的關注度來安排順序。)
↓
“比如……”
(舉例,用案例或個人經驗進行補充說明。)
↓
“總之……”
(用盡量簡短的句子,對以上所有內容進行總結。)
最開始使用這個框架做說明練習時,一定要對說明的長度心中有數。要習慣使用秒表,時常檢查自己的一段說明究竟花費了多少時間。我建議先將時間控製在一分鍾之內,因為這是最為簡練、最能讓聽的人覺得“總結得真到位”的說明長度。超過一分鍾,就開始顯得有些冗長了。
當然,沒有人可以用一分鍾時間把任何問題都說清楚。但從一分鍾做起,可以幫助我們練好基本功,抓住要領,總結得簡潔精練,說明得幹脆利落。
掌握了這個基本框架後,你再向別人說明事情時就會下意識地以“用一句話概括這件事,就是……”來開場。隻要一聽到這第一句話,對方就能立即明白“這是個說明力很強的人”。
如果想要快速、準確地進行概括,一個十分高效的方法就是使用三色記號筆,把書本或資料中需要概括的部分標記出來。比如:很重要的部分用紅色,比較重要的部分用藍色,並不重要但特別有趣的內容用綠色。如果遇到比較糾結的內容,無法確定應該使用哪種顏色,那就隨意選一種也沒有關係,因為“做標記”這個行為本身才是最重要的。
標記重點時,除了注意重要段落和語句之外,還要注意數字。數字可以說是說明的好幫手。在進行概括時加入一些具體數字,如下降了百分之幾、增長了幾倍等,能讓說明顯得更具真實性,增強說服力。這也是日本前首相田中角榮十分引以為傲的演講小技巧,他經常特意記住一些重要數據,在演講的時候將其插入各個關鍵位置。
這裏再推薦一種練習概括力的方法:找一則報紙上的新聞報道,按照本節開頭說的方式用圓珠筆做標記,再從標記好的內容中選出若幹個關鍵詞,最後串聯起來做一個一分鍾的說明練習。注意,選擇關鍵詞時一定要選固有名詞、術語或數字。如果一口氣選七八個詞的話,一分鍾陳述時間是完全不夠用的,所以篩選三到五個比較合適。進行串聯時不用考慮得過於複雜,即使是機械化地連綴起來也可以。概括完成後,最好找個對這些內容完全不熟悉的人,對著他陳述一遍,這樣更能幫助我們去記憶一些重要的語句和數字。
熟練掌握這個方法後,不僅可以在短時間內組織好一段內容概括,還可以確保不漏掉重要信息,讓概括的內容非常有分量。
我在小學和大學裏都試驗過這種練習方法。結果發現,就算小學生也能從文本中找出三五個有效關鍵詞,隨後的陳述也變得比平時更加嚴密穩妥。在大學課堂上的練習,我稱之為“快速發表”。我會收集一些剪報給學生們作為練習素材,通過不斷重複,學生們的概括速度和質量都有明顯提高。
三色圓珠筆是閱讀的好幫手。比如要寫讀後感,就可以在閱讀的同時用圓珠筆做標記。否則讀過的頁麵一片空白,等到提筆時還得從頭再翻一遍,浪費了第一次閱讀的寶貴時間。
總之,先確定好關鍵詞,然後站在如何串聯這些關鍵詞的角度去組織語言,就能在短時間內做出簡潔、優秀、內容足夠有分量的概括。
前麵說到,優秀的說明是有基本結構的,可以從一句能夠直擊本質、類似宣傳語的話開始,逐漸轉換到對具體內容的說明上去。說明具體內容時,建議將要點概括為三條。鍛煉概括能力,可以先甄選出將要在說明中使用的關鍵詞,再把這些詞串聯起來。
寫開頭部分這句宣傳語時的思路,跟做內容概括是有些不同的。如果滿腦子隻想著要把全部內容囊括為一句話並表達出來,那就根本無法得到一句精彩有力的宣傳語。
宣傳語的作用就是瞬間將人的興趣吸引過來。如果是一個概括性的句子,就很難有吸引力,聽的人也並不會產生多少興趣。
不同人會有不同的關注點和興趣點。所以,隻有不斷琢磨如何打動對方情緒,才能得到那句優秀的宣傳語。
我曾寫過一本書,名叫《情緒不佳就是罪》。剛開始寫這本書的時候我曾考慮過,在書名中用“罪”這個字是不是有點太誇張了。可是,為了讓讀者意識到情緒不佳是一種非常有害的狀態,或許就應該選擇“罪”這個強烈的字眼去表達。所以我有意將其用在了書名之中。從結果來看,這個字用得很有效果,這本書也賣得相當不錯。