經理在臨下班的時候交給小王一堆文件，告訴她：“這些文件已經用不上了，你來處理一下”。正好小王急著處理家裏的事情，把領導交給她的文件隨手一揉扔進了紙簍。第二天，清潔工在清理垃圾的時候，把紙簍裏的文件堆到一起，打算拿去賣廢紙，領導路過的時候掃了一眼廢紙堆，發現自己昨天交給小王的文件也在其中，就把文件拿回去，把小王叫進了辦公室，對她進行了嚴厲的批評。小王不明白，不就是一堆廢文件嗎？扔進紙簍還不可以嗎？小王的疑惑沒有逃過領導的眼睛，領導告訴小王，廢棄文件中往往含有企業的重要資料，甚至是非常機密的內容，如果處理不當，很容易被同行的競爭者利用，給公司造成損失。當年微軟公司險些被美國司法機關以“商業壟斷”起訴，就是因為他們的一個競爭對手買通了公司裏的保潔員，讓那位保潔員將微軟公司紙簍裏的廢棄文件甚至便條收集起來，掌握了微軟公司大量的商業機密，並且將這些材料交給了美國司法部。聽到這裏，小王倒吸了一口冷氣，慶幸這些文件及時的被發現和追回，也明白了處理廢棄文件的重要性。
●文件的廢棄也有固定的標準。
文件資料可以分為立即廢棄、定期廢棄、永久保存這三個檔次。會議通知、資料和一般性的參考文件資料屬於使用過後就應立即廢棄的文件；工作標準、指導書和技術性資料應該留存一段時間以後再廢棄；重要的質量記錄資料以及特殊的財務資料屬於不能廢棄的文件，要長期甚至永久的保存。
●廢棄文件不能隨手扔進紙簍。
工作當中要養成把廢紙放好、下班後直接用碎紙機粉碎的習慣。不要把廢棄文件揉成一團隨手扔進紙簍，如果資料數量較少，至少也要將文件撕碎以後再扔掉。
●不要直接刪除電腦文件。
電腦上的一切廢棄文件都不要直接刪除，更不能簡單的拖入回收站，這兩種刪除文件的方法都很容易還原文件。對於需要永久刪除的電子文件資料，應該用專業的軟件對文件進行徹底粉碎清除。
●使用碎紙機。
碎紙機是適合各種類型辦公室銷毀機密文件的工具，它能夠把公文處理過程中產生的各種廢頁、錯頁和多餘的文件切成紙條或紙屑。一般來說，小型的碎紙機一次可放入6～7張紙，功能較強的碎紙機一次可以放入30多頁，是高效的銷毀文件的得力助手。將紙張送入碎紙機的時候，應以單手拿住紙張偏中央部分，慢慢放入送紙口。切勿同時將過量紙張或過寬的紙張放進入紙口，另外也不要斜放紙張，這樣都會加重馬達負荷，引起機械故障。在操作碎紙機的時候，注意千萬不要把手指伸進送紙口，也要小心不要讓領帶、衣角和飾品等物品卷入機器中，以免發生危險。除了紙張以外，不要把其他材料如金屬、塑料等物品放入機器內，以免損害機器的切紙器，減低機器效能。如果要銷毀膠片，應使用專用的膠片粉碎機。