日常的企業工作會定期產生大量的文件與文檔，做好文件與資料的管理，可以讓我們迅速的找到所需，提高辦公效率。很多去日本公務訪問的人都會驚歎於日本企業在管理方麵的先進，在日本的企業中你很難看到散亂的資料，也幾乎沒有員工會因為“找不到文件”而耽誤時間，這都是源於他們實行的“7S”管理原則，即整理、整頓、清掃、清潔、素養、安全、章約七大原則。對於文件資料的管理，7S原則同樣能夠適用。
一般來說，企業的文件資料分為文件文書、圖書以及電子文件三種。下麵，我們將分類闡述三種文件資料的管理方法。
●文書文件。
文書文件的保管一定要遵循下麵三個原則。
·定期整理文件。
在明確文件留存和廢棄的標準後，對所有的文件資料進行整理，將需要和不需要的文件區分開來，分類放置。對需要的文件存檔保管，不需要的文件及時處理。
·整頓文件。
文件整頓，就是將文件分門別類的放入相應的文件夾中，然後再將裝有文件的文件夾放到相應的位置上，做好相關的標示。當文件資料放置比較混亂，不易搜索，或是文件標示不清晰，出現損壞或脫落，以及新製定的文件需要保存，而原有標準已經不適用新文件的分類的時候，就要進行文件整頓的工作。
·文件保管。
保管文件，首先要將文件存檔，然後製定相應的保管標準。妥善的保管文件與文書存檔，注重一些細章的工作，能起到事半功倍的效果。例如，選擇合適大小和厚度的的文件夾，讓文件容易存放、拿取和保管。可活用色別管理，有規律的選擇使用文件夾的顏色，切忌使用同一種顏色或是顏色過多，五花八門，沒有規律。
●圖書資料。
圖書資料也是企業日常文件資料中數量龐大的一部分。圖書書資料不僅包括圖書單行本、辭書、還包括期刊、報紙、報告、宣傳手冊、專用資料、視聽影像資料等。
在購入或取得圖書資料後，我們要首先給資料按照類別與取得時間編號，如果資料數量很大，則需要製作資料的目錄。然後按照資料的種類、時間順序將資料擺放整齊，經常需要使用的資料放在辦公桌附近，不需要經常使用僅用來留存的資料如企業內部期刊、交換刊物等資料可以放在資料櫃中保存。如果其他同事因業務需要需要借閱資料，我們最好專門製作一個資料借出記錄簿，做好登記，並且定期檢查借還情況，以免資料丟失。
●電子資料。
電子資料就是存儲在電腦以及其他電子媒介中的與日常工作相關的資料，在辦公自動化的現在，電子文件的數量與重要性與日俱增。做好電子文件的管理工作，不但有助於有效利用電子文件，同時也能夠保證企業信息安全。
選擇恰當的存儲媒介。
對於類型、重要性和使用頻率不同的電子文件，我們應選擇恰當的存儲媒介對其進行保存，既便於查找、使用和保存，另一方麵確保安全。
1.分類整理電子資料。
首先我們要為不同類別的文件建立相應的文件夾，做好合適的命名。將電腦中的文件分門別類移動到相應的文件夾，以示區別。定期清理文檔：隨時將新文件放入相應文件夾，並定期清理不需要的文件。
2.定期為電子資料進行備份。
重要的文件不僅要保存一份，為了避免介質的損壞造成文件丟失，我們還要定期對文件進行備份。在設置備份文件夾和備份範圍後，我們可以選擇恰當的備份方式如自動備份，或者第三方軟件備份。例如，在優盤裏存儲的文件，必須在電腦硬盤中同時存儲一個相同的文件；將重要文件資料刻錄成光盤，要刻錄相同的兩份：一份用來使用，另一份歸檔保存。對於不常使用的備份文件最好做成壓縮文件，章約空間。
3.給需要保密的文件設置密碼。
電子文件也需要注意保密，使用專用加密軟件給文件設置密碼或者利用WinRAR軟件的加密壓縮功能都可以給文件有效的加密。與此同時，我們也要給電腦係統設置開機密碼，並定期更改密碼，以免他人打開我們的電腦竊取文件。另外，我們還要定期檢查電子資料，及時整理出需要保密的文件，杜絕無權限瀏覽保密文件的情況。
4.防範病毒。
在上網瀏覽網頁或者使用他人優盤的過程中，難免遇到電腦中毒的問題，電腦中毒輕則影響工作，重則導致重要文件丟失。我們要應采取措施，防範電腦病毒，保護電子文件的安全。盡量使用正版軟件，不在網絡上下載來源不明的軟件。在自己的電腦上使用他人的優盤、光盤的時候先查殺病毒，再用“資源管理器”查看文件，而不要直接雙擊打開可移動磁盤。安裝殺毒軟件和防火牆，隨時更新。定期清除係統垃圾，查殺病毒。這些措施都能建立起抵禦病毒的“銅牆鐵壁”，保證文件安全。