辦公室是處理文書工作的場所，也是機密資料的彙集地，因此，給企業資料做好保密工作，就要從從辦公室的文件管理著手。辦公室中資料與文件的保密工作的出發點就是保護企業的信息安全和經濟利益，為了避免企業的商業機密被他人非法利用，我們一定要給辦公室裏的保密資料封上口，防止核心的機密信息泄露出去。
資料文件的保密是企業保密工作重點中的重點，對文件資料的保密管理首先必須要遵循四大原則：
●時刻樹立保密的思維模式與習慣。
大型的企業通常會設置專門的保密機構，處理企業內部的重要、機密文件。實際上即使不是專門的保密人員，我們也要建立起保密意識，妥善管理自己手中的資料與文件。注重細章、“全民皆保密”的企業很少出現商業機密外泄的問題，就是因為企業內的員工時刻在行使自己的保密職能。
●嚴格遵守保密製度。
企業製定保密製度與保密條款，我們必須要嚴格的遵守。並且隨時注意外界的新動向，收集新信息，促進企業保密製度日趨完善。
●為保密工作提供技術支持與保障。
先進的技術手段和措施是保密工作的有力保障，若想看出一個企業的保密工作水平如何，就不妨觀察這個企業的保密工具與技術手段先進與否。保密工具及技術手段分為兩類，一是工作過程中的保密設置與工具裝備，二是辦公自動化設備的保密應用。
千裏之堤，潰於蟻穴，企業重要機密的泄露往往隻是由於很小的疏忽而導致的，就是這一點小失誤就使我們蒙受巨大的損失，使競爭對手獲得了先機。所以說，對重點機密信息進行重點保護，我們必須要重視細章的處理，確保萬無一失。
細章一：建立嚴格的登記製度。
秘密文件的收發、分送、傳遞、借閱、銷毀等工作都必須要認真的履行簽收手續，沒有簽字確認，不能發文或傳遞保密文件。
細章二：及時給保密文件立卷歸檔。
辦理完畢的秘密文件要及時按要求立卷歸檔，及時上繳。未經批準，不得查閱、公開、複製。
細章三：準確控製保密文件的範圍。
選編與歸檔秘密文件的時候，我們不能未經允許擅自降低、解除文件的保密級別，不可以將秘密文件與普通文件混在一起編輯成冊。
細章四：在文件上標明保密級別。
文件的首頁必須要標注密級，或者加蓋密級印卷。帶有附件的秘密文件在附件的首頁上也要標明相同的密級。根據保密級別限製閱讀範圍，明確規定各種級別的秘密文件的閱讀期限和閱讀人員範圍。
細章五：嚴格執行保密管理。
未經批準不得將保密文件交給保密範圍以外的人員查閱、瀏覽。即使是將秘密文件借給範圍內的人員，也不能讓文件長期存放在個人手中，應及時向借閱者追回文件。對於分散在部門及個人手中的文件，要及時清理回收，並在回收時仔細核實文件數量，如有丟失，要及時追查。
細章六：機密文件要在指定地點閱讀。
閱讀文件要在辦公室中進行，對於保密級別非常高的文件，要在資料室中閱讀，不得帶出資料室外。若公出時必須攜帶保密文件時，必須經高層管理者批準，並辦理登記手續。參加聚會娛樂活動的時候不得攜帶保密文件。
細章七：保密文件要采用安全的方式遞送。
秘密文件不能通過普通信件方式郵寄，也不能使用傳真機傳遞。如果通過電子郵件發送，也要選擇密件發送，如果文件的遞送距離不遠，最好的辦法就是由專人直接遞送。
細章八：配備保密設施。
秘密文件的保管要用專門的保險櫃、保險箱，如果文件數量不大，可以配備抽屜帶鎖的活動文件櫃或辦公桌。同時也要給辦公室大門配備專門的門鎖，在下班時間控製無關人員進出。