在瀏覽一份篇幅很長的電子文檔的時候，除了通篇瀏覽以外，為了提高閱讀效率，我們還需要對某個關鍵詞進行搜索，或者按照篇卷的邏輯結構篩選查詢。這時候，MicrosoftWord2007就能以它強大的功能幫我們大忙。
如果是要對某個關鍵詞或者句子進行查找，或者想要搜索Word文檔中一段固定的格式，我們可以使用查找和替換功能對文字進行相應的操作，或者使用通配符和代碼進行高級搜索，以滿足實際要求。
利用查找功能，我們可以在選中的段落或全文中快速地搜索指定的字、詞或詞組，特殊的符號和字符，以及指定的格式等。在“開始”選項卡的查找和替換對話框中單擊“查找下一個”按鈕，可將符合條件的項目逐個顯示出來，若單擊”查找全部“按鈕，則將符合條件的項目都顯示出來。同時我們還可以對查找到的內容進行文字、詞組、特殊符號等替換。在”查找和替換”對話框中，可進行逐一替換，也可以進行全部替換。
“轉到”命令可以實現定位到特定的頁麵、行、腳注批注或其他對象上。該功能與查找和替換均在同一個對話框的不同選項卡中。打開“查找與替換”對話框，切換到”定位“選項卡，在”定位目標”列表中單擊需要定位的目標，然後在右側文本框中輸入與定位目標相關的數字與文字，“選擇”命令可以實現對全文的選擇和對象的選擇，以及對格式相似文本的選擇。單擊“編輯”組中的”選擇“下拉按鈕，單擊”全選”選項，Word自動將所有文本選中，這與Ctrl+A組合鍵的作用是相同的。
如果需要按照篇卷的結構搜索相應的內容，我們可以使用MicrosoftWord2007提供的文檔結構圖與縮略圖的兩種視圖模式。
使用文檔結構圖可以非常方便的查看文檔結構，但在查看結構圖前，我們先要對文檔中的選定文本應用標題樣式，係統在顯示文檔結構圖時，會自動根據標題樣式展示文檔的結構。
文檔結構圖查看方法：
單擊“視圖”標簽切換至“視圖”選項卡，勾選”文檔結構圖“複選框，此時文檔的左側出現”文檔結構圖”窗格，在文檔左側窗格中單擊要查看的卷章，文檔右側會自動將該章調章至頁麵頂端顯示出來。
縮略圖查看方法：
在“縮略圖”查看方式中，將打開縮略窗格，以便通過每頁的小圖片在一片較長的文檔中導航。在“視圖”選項卡中勾選”縮略圖“複選框，此時在文檔左側窗格顯示”縮略圖”窗格，將頁麵縮略圖顯示出來。拖到窗格中的滾動條，單擊對應的頁麵，將在文檔右側自動進行切換。
對於結構複雜、篇卷很長的文檔，我們可以為文檔製作目錄，更加方便查詢信息。Word中的目錄實際上就是文檔中標題的列表，軟件為我們提供了簡單的方法進行目錄的編製，不僅提供了豐富的內置樣式，還可以通過在對話框中對目錄樣式進行設置生成指定格式的目錄。
Step1：打開需要添加目錄的文檔，將光標放在文檔需要插入目錄的位置，單擊引用標簽切換至引用選項卡，單擊“目錄”按鈕，在打開的下拉列表中單擊“自動目錄1”選項。
Step2：選擇之後，係統將自動搜索指定的標題，按照文檔的標題級別進行排序，移動鼠標指針至目錄上，目錄文字會呈灰色底紋顯示。
Step3：如果在文檔中處添加了新文本，並將其設置為二級標題，我們可以對目錄進行更新操作。具體做法是：單擊目錄區域，此時在目錄上方顯示“更新目錄”按鈕，單擊打開“更新目錄”對話框，在其中單擊”更新整個目錄”單選按鈕，再單擊確定按鈕。此後係統將自動對文檔標題進行搜索，完成更新目錄的操作，剛輸入的標題就會添加到目錄中。更新目錄的命令能讓我們在修改內文的同時快速、同步的對目錄進行修改。