在對文檔進行分類整理後，我們會把相同類別的文件裝訂成冊，在文件冊的封麵和側脊上標明文件內容與時間。但僅僅這樣就足夠了嗎？翻開文件冊一張一張的查找，不亞於大海撈針。每本書的開始都會有目錄，幫助我們在閱讀內容之前對整本書的篇卷結構和內容有一個初步的了解，快速的找到需要的內容。為了讓查找文件更快更方便，我們也應該給文件冊做一個目錄，就是文件檢索表。
Step1：按照標準整理需要製作檢索表的文件。
首先，我們應該建立一個基本的標準，那就是“什麼樣的文件需要製作檢索表”。一般來說，保存時限較短的文件冊不需要檢索表，因為這樣的文件很快就會廢棄，而且短期的文件數量也比較少，所以沒有必要。而長期保存的文件就必須要製作文件檢索表，為搜索和查找提供便利。固定的標準建立下來以後，我們就可以依據這個來篩選文件，規定文件的保管期。
Step2：編排文件順序。
很多西方國家習慣按照字母順序來對文件進行排序，雖然按照字母表分類資料確實非常有效，不過這對使用漢字的我們來說很不實用。因此，最好的檔案冊內部排列順序就是以時間為準，從早到晚或從新到舊。用時間來排序，也更容易編序號。排列順序的時候，要做到“正文在前、附件在後。請示在前、批示在後，定稿在前、修改稿在後”。
Step3：編寫卷內文件索引表。
在對文件進行複查之後，裝訂完畢之前，就是製作文件索引表的時間。製作索引表就是把文字量很大的文件濃縮成簡短的條款顯示在索引表中，可以說，條款就是文件的標題，因此，條款的文字必須簡明扼要，要準確的反映和體現文件內容，體現出文件材料的作用、保存價值和相互聯係。文件冊中的文件條款不是孤立的句子，在編寫條款的時候，既要注意到條款之間之間的的聯係，讓整個索引表的邏輯與係統融為一體，層次分明，易於掌握和使用。卷內目錄一般要製作相同的兩份，其中一份附在卷首，另一份留存備查。
Step4：編寫類目與文件編號。
在文件順序確定，文件條款編製好以後，就要開始給文件冊以及冊內文件進行編號。為了明顯的區別分類與條款的編號，我們可以用漢字給類目標誌，用阿拉伯數字作為條款的編號。類目在前，條款在後，中間用破折號相連。
Step5：裝訂文件。
在修正文件，去掉文件上的訂書釘等金屬裝訂物後，我們要把文件不裝訂的一側和下邊取齊，使案卷整齊美觀。裝訂一側線外要留有一定的餘地，避免翻閱時掉頁，但也要注意不要把文件的字句釘住。一般來說，橫排填寫的文件在左側裝訂，豎排書寫的文件在右側或上方裝訂。
Step6：填寫文件冊封麵與側脊。
文件冊的封麵上應該填寫的內容包括：企業名稱、文件冊標題、文件冊序號、冊內文件起止日期、文件數量、保管期限、文書處理號等。文件冊的側脊上應該填寫文件冊序號和文件冊的標題。