處理完畢的文檔，如果不是需要立刻廢棄的文件，都需要歸檔長期保存。文件歸檔的時候，要按照一定的分類來進行整理和擺放，這樣日後再查找相關資料的時候，就不必在文件堆裏找來找去。製定一個科學的文檔分類與整理方案，不僅加快檔案整理與歸檔工作的效率，更減少查找舊文件的時間消耗。許多人在整理檔案的時候知道按照簡單的分類來歸類，但你確定自己的文檔分類方法是科學、高效的嗎？你了解文檔的分類方式嗎？
●從文件最基本的屬性入手，按照文件的來源及針對的對象，可以將文件分為內部文件和外部文件。內部文件指的是針對企業內部事務、僅在企業內部傳閱流動的文件，外部文件的內容則涉及外部的其他社會單位。這個最基本、最簡單的分類體現了處理事務時“內外有別”的原則。
●接下來，內部文件可以按照部門級別區分為上級部門、同級部門與下級部門這三個類別。來自上級的文件通常都是領導布置下來的工作，或者下發的批示與處理意見，雖然是已經處理完畢，但它們對於日後的工作也具有一定的指導意義；同級部門之間的業務往來是業務工作的重要構成部分，這些資料包含了任務處理過程中的許多細章，包括工作交接情況與業務協助往來，是重要的參考資料；給下級部門布置的工作也是一個非常重要的部分，這些資料中有整個工作從開始情況到實施的結果，詳盡細致。
●如果涉及的部門數量多且業務複雜，還應該將企業內部細化到各個部門，按照每個部門來給檔案文件進行分類。以公司部門為檔案分類，雖然類目會多一些，但在處理工作的時候隻要提到項目部門，就可以立刻查找到相關的資料，非常方便快捷，因此，按照內部部門的分類方式具有很大的優勢。
●文件的時間也是非常重要的分類方式，這種分類方法簡單，易操作，按照時間順序將文件排列出來，清楚的顯示文件的時間與曆史，隻要有業務的操作時間，就能很快的查到需要的內容。同時，按照時間來給文檔分類，還便於定期廢棄與銷毀不需要的文件。
●如果工作的職能比較固定就是幾種，按照工作種類來給文件進行歸類是高效的方法。這種分類方式適用於工作項目較為固定，且每項工作沒有交集的人。按照工作內容來分類，每一項完成的工作檔案就會固定的歸入相應的類目，每項工作與每種工作都形成了一個完整的過程和體係，清晰便捷。
●在文件的分送的時候不僅有需要及時處理的文件，還有傳閱的文件，在處理這兩種文件的時候，我們就可以按照重要性將文件分為重要的處理文件與一般的傳閱文件。按照重要性作出的分類，既方便查找，也給廢棄文件的工作提供了依據。
上述六種分類方式，我們不能說某一種方式就是好的，其他的方式就不好，實際上他們既存在自己的優勢，也有一定的缺陷。最科學的文檔分類方式是按照文件的具體情況與工作的實際需要，將幾種方式有機結合起來，形成一套綜合性的文檔分類管理方法。
例如，對於掌管員工薪資與合同人事部門，他們的文件資料最適合按照部門和時間來分類，這樣在處理某個員工的檔案的時候，可以根據員工的所在部門與入職時間快速的找到他的相關資料；而財務部門的文件資料大部分是公司的賬本，按照處理時間與賬款屬性來分類最為合適，隻要有款項的類別和時間，就能很方便的找到款項的詳情；對於銷售部門，可以將合作的供貨商按照單位名稱分別列出，這樣從文件的數量上也能清楚的看出業務量的增減；業務涉及麵最廣泛的行政部門最好采用上下級和重要程度的分類方式，對自己部門和公司的業務了若指掌。
對文件科學有序的分類，是有效管理的前提。在知道了分類的方法之後，現在你需要做的，就是整理自己的資料，製定最適合自己的文檔分類方案。
下麵提供一種常規的文件歸檔編號方法。
格式說明：
·部門別：H代表人事部文件；A代表綜合管理部文件；Q代表品管部文件；F代表財務部文件，R代表研發部文件；P代表製造部文件；W代表資材部文件。
·文件來源：I代表公司文件，O代表外來文件。
·文件日期：如2009年10月的文件，可以表達成0910，如需要精確到某日，我們還可以表達成0910XX。
·流水號：文件流水號，從001……999依此類推。