作為行政、管理等職能部門，往往要承擔“樞紐”的作用，雖然不直接參與具體業務，但要通曉整個公司各部門的業務概況。在收到文件之後，根據各個部門的工作職能分發文件，就是樞紐作用的體現。
文件分送是指行政辦公人員對收到的各種文件、資料按照領導批辦意見和一定的分發原則分別送達給其他部門或單位。文件分送可以分為直接分送和交由他人轉送的兩種辦法。前者適用於重要的文件或者企業內部的傳送，後者則用於與外部的聯絡。在分送文件之前，先要按照一定的分類將文件整理好。在發送文件前也要記錄，如果文件的種類和分送部門很多，就要建立專用的文件分送登記簿。
文件送達後，並不代表文件分送工作已經完成，我們還應該及時的確認，尤其是無法直接將文件交給收件人手中的時候更為必要。另外，如果是需要及時辦理的工作事務，我們還應該在發送完畢後實時跟蹤文件處理的進度，掌握處理情況，準備好下一步接收對方送回結果文件。
文件分發同文件接收一樣，需要遵循一定的程序和原則，分送工作雖簡單，卻是公司業務的重要環章，馬虎不得。
●分發前先通篇閱讀文件材料。
要認真閱讀文件，清楚文件的意圖和要求，準確的劃分類別。便於分發文件的分類方式包括：內部部門、外部單位、業務類別、事務緊急程度等。有的文件隻是供大家傳閱瀏覽即可，有的文件則需要盡快辦理，在弄清文件的要求後，在分類的時候要避免將閱讀文件和辦理文件弄混，否則不但可能延誤重要的工作，還可能給上級領導和其他部門增加不必要的勞動。
●在分送的文件上做好標識。
分送的文件一般均應在文件右上方加蓋收文戳記，填寫編號、收文件的日期等，這個看似麻煩的做法大大的方便我們在分發的時候對文件的內容、收發情況、緊急度等事項一目了然。凡應由承辦部門辦理的文件，要附上供領導批示的單據。如果文件涉及多個承辦部門，要將承辦卡片複印幾份分別附在原文文件上。對於隻需要傳閱瀏覽的一般性文件、簡報，也應該在文件的右上方寫上收件人的名字和部門名稱，以示區別。對於要求退回歸檔的文件，我們要在文件上標明“閱後請退回某某處歸檔”的字樣，提醒對方，這樣文件就能夠及時收回，避免傳閱後文件丟失。
●製作文件分送記錄簿。
文件分送同樣需要登記和記錄，登記的應該內容包括收文件時間、編號、文件名稱、收件人、備注等。外送文件也要建立專項文件交接簿，內容包括日期、編號、接收單位、件數、收件人、備注等。我們可以將文件接收與文件分送記錄簿整合成一本，這樣文件的傳送過程就連成了一個完整的過程，可以很清楚的查出文件的整個傳送過程。需要注意的是，如果是直接分發，那麼文件分發記錄簿必須包括“收件人簽字”這一項，這個舉措不代表推卸責任和不信任，而是明確責任和把握細章的要求。
●按照企業內部各部門的工作職能準確分送文件。
要想準確的分發文件，熟悉企業工作職責分工是最基本的前提，尤其要熟悉核心業務部門的分工與職責，這樣才能將由業務部門承辦的文件及時準確的轉送到位。凡是已經有明確分工，屬於有關業務部門職權範圍內處理的文件，應將文件直接轉送職能部門進行處理。對於不需要進行特殊處理，隻需要一般傳閱的文件，應分別歸入傳閱文件夾，按傳閱方法送上司及有關負責人閱讀。
●建立科學的傳送程序將文件一次性送到位。
一份文件的轉送環章越多，傳送的速度越慢，而且轉遞人越多，傳送的過程中越容易出現錯誤，很可能將重要的文件丟失。為了高效的發送文件，我們要減少不必要的轉送環章，爭取將文件一次性送到位。對於企業內部的文件，最好直接送達到收件人本人或收件部門負責人，對於比較緊急以及機密度很高的文件，更是要用最快的速度直接送達，減少中間環章，這就體現了效率性與安全性的原則。