第15章
階段/項目收尾
——一件事做完了，總要有個說法
01 階段審核——沒時間永遠是借口
“周老師，實在是對不起，讓您這麼晚還沒吃上飯……”朱笑笑正低頭緊張地做著最後的核對工作，猛然發現周老師已經站在麵前了，忙不迭站起來道歉。
周老師微笑著說：“沒關係！你請我吃飯，我感謝還來不及呢，怎麼會怪你呢？”
“八點了還不晚哪？快請坐！”朱笑笑一邊做出“請”的手勢，一邊遞過菜單，“不知道您喜歡吃什麼？”
周老師大手一揮：“我可是個雜食動物，什麼都吃！你隨便點倆就行。不過，第一，一定要有肉；第二，越快越好。說實話，我真餓了！”
朱笑笑被他扮的鬼臉逗得哈哈大笑，這幾天的諸多勞累和不快一下子拋到了九霄雲外。
點完菜，朱笑笑問：“周老師，有個問題我一直想問，您的培訓大綱為什麼那麼粗略呢？”
“這你就不懂了吧。和傳統意義上的課堂培訓不一樣，我們這次采用的是室內拓展形式，本來就是活動多、講授少嘛。”
“可是，好幾個人都說大綱太粗，是不是培訓師本來就講不出多少東西來。”見周老師臉上流露出不悅，朱笑笑趕緊往回找補，“我不是說您哪，您的培訓水平那是沒得挑，我聽過王老師的課，還看過您的錄像。隻是，碰到較真兒的同事不好應付。”
“哈哈，我逗你玩兒呢！”周老師的表情變得巨快，跟四川“變臉”似的，“這種情況我碰到無數次，早就見怪不怪了！不過，你要早點兒說，我還能給你再改改，現在改可來不及了。”
“您說得對。這得怪我，最近實在是太忙了……”
周老師搖搖頭：“不客氣地說，‘忙’永遠是借口！”
“為什麼這麼說呢？我確實很忙啊！”朱笑笑有點兒委屈。
“那我就好為人師一回啦。你每天有多少時間？”
“24小時啊。為什麼這麼問？”
“你知道我有多少時間嗎？”
朱笑笑忍不住笑了：“也是24小時啊，難道您還能多出來不成？”
“是啊，這世界上唯一公平的事就是時間，每個人都不會比別人多一分鍾。但是，為什麼有的人可以取得輝煌的成就，而絕大多數人卻庸碌一生呢？”
“是……機會不同吧？”
“你聽說過這句話吧，‘機會隻會降臨到有準備的人身上’。如果你沒有打好基礎，機會落在麵前你都不認得！”
朱笑笑一下想起來，自己在找工作的時候，最動心的一個職位是總經理秘書，待遇比現在這個行政助理強多了，可是麵試第一關就被刷下來了，原因是“溝通能力不足，缺乏大局觀念”。當時還不服氣較勁，現在回頭看，可不就是這麼回事兒嘛！想到這兒，她認真地點了點頭。
“其實，上帝是公平的，你付出多少，才能得到多少。有人說，‘世間唯一可以不通過努力就得到的是年齡’。你現在雖然還小，但早晚會麵臨這個問題。你有沒有想過，五年後、十年後，你想做到什麼職位？你能做到什麼職位？”
朱笑笑一下子呆住了：從來沒有人跟她說過這些。別說五年、十年後，連下禮拜的事她都沒好好想過呢。“可是，可是我確實沒有時間呀！”
“你比奧巴馬還忙嗎？可是你看他，年年都能休假。他在競選成功的時候說過他最自豪的事，你知道是什麼嗎？”
“美國第一個黑人總統！”朱笑笑不假思索。
“錯！他說的是，即便在競選過程中，他仍然能堅持每天回家和孩子們一起吃晚餐！”看著朱笑笑訝異的表情，周老師一字一頓地說，“管理好自己的時間，是成功的第一步！”
“那該怎麼管理自己的時間呢？”
“很簡單，你需要提前做計劃。”
“我做計劃啊，可是計劃趕不上變化啊！”
“你這還是借口！我且問你，你是用計劃去追趕變化呢，還是把計劃牆上一貼，說‘所有的事情都要按我的計劃來’？”
朱笑笑撲哧一下笑了：“我還真是那麼幹的。不僅是我，很多人都這麼幹。以前不覺得有什麼不對，經您這麼一說，確實挺可笑的！”
周老師露出潔白的牙齒，也笑得很開心：“其實道理很淺顯，就是需要換個角度想想。”
“那怎麼才能夠管理好自己的時間，並且不找任何借口呢？”
“還是那個詞兒——計劃，隻不過是要追趕變化的計劃。”
“怎麼追趕變化呢？”
“你得清楚什麼是重要的！”見朱笑笑沒有吱聲，他進一步解釋道，“比如，你原想下班後去看電影，結果老總要求你加班，你怎麼辦？”
“當然是加班了！”
“這時候你又接到一個電話，說家裏有人生病了，在急診室，你又怎麼辦？”
朱笑笑可為難了：加班吧，不放心；不加班吧，又怕老總不高興。一時不知道該怎麼選擇。
看出了朱笑笑的糾結，周老師笑了：“你的時間有限，隻能選擇一個，放棄另一個。其實，在你心中，與你選擇了的那個相比，被你放棄的那個不重要。”
“家人生病了不去看望，他可能會不高興，但最終會原諒我；可要是不加班，也許工作就丟了！”
“你有沒有想過，工作丟了可以再找，家人沒了還能再回來嗎？”
朱笑笑一下子怔住了：“子欲養而親不在”可是人生最大的痛苦呀！自己怎麼就忘了呢？
看到朱笑笑半是惶恐半是憂傷的眼神，周老師緩緩地說：“許多人被眼前的小事蒙蔽住了眼睛，忘記了什麼才是真正重要的事，等到發現的時候，早已追悔莫及。所以，沒時間絕不是理由，而是逃避責任的借口！”
朱笑笑被深深地打動了，用充滿敬佩，甚至有些許崇拜的眼神望過去：“周老師，您說得很對！從明天，啊不，從現在起，我要改掉自己愛找借口的毛病！”在周老師讚許的目光中，她又問道，“您能告訴我，如何不被小事擠占時間嗎？”
“定目標，做計劃，常檢查！”
“目標和計劃我都有，檢查嘛，好像弱了些。”朱笑笑不好意思地說，“我知道做事要遵循PDCA循環，但是該在什麼時候檢查呢？”
“你在做計劃的時候，難道不計劃這個嗎？”周老師奇怪地問。
“這個……真沒有。”
“這個，可以有！”周老師笑得很燦爛，“如果你做計劃的時候考慮了什麼時候、用什麼方式檢查，就不會發生剛才提到的事兒了。”
“什麼事兒啊？”朱笑笑腦子裏一片空白。
“就是我的大綱不夠詳細的事兒啊。”周老師嗬嗬笑著。
“您就別再提那個了！” 朱笑笑吐了吐舌頭，“明天年會就開了，您說我這計劃還來得及去追趕變化嗎？”
“‘子曰：朝聞道，夕死可矣。’項目計劃也是如此！不過，”周老師想了想，“年會項目相對比較簡單，如果你確實沒時間的話……”
“您不是剛剛說過嘛，沒時間永遠是借口，怎麼，這麼快就開始幫我找借口了？”看到周老師笑得豪爽，朱笑笑自己也樂了，“哪怕就當作是次練習呢，我也得試一把！”
“好！那你就在計劃裏加上階段審核部分吧。也就是說，你應該在每個階段結束的時候，檢查這個階段的績效，以確定項目是否還在正軌上。”
“我經常按照項目辭典檢查呀，難道還需要在階段結束時，再查一遍嗎？”
“這可不一樣！你說的那個叫‘日常檢查’，我說的是‘階段審核’。”見朱笑笑沒聽明白，周老師詳細解釋道，“首先，日常檢查會隨時進行，階段審核則要按計劃實施。其次，日常檢查比較細致，而階段審核更關心項目的大方向。第三，日常檢查應該及時記錄，但如果沒有特殊情況發生的話，隻需定期彙總、上報給領導就行了；而階段審核必須編寫專門的審核報告，彙總進度、成本、質量等績效信息，找到將影響下個階段的問題並給出解決方案，而且要傳遞給相關幹係人。最重要的是，日常審核是你自己做的，而階段審核得由在計劃中圈定的幹係人一起做。”
“了然！這就是環環相扣的意思吧？”朱笑笑想了想，一拍腦門兒，“年會明天就正式開始了，今晚是不是應該階段審核一下？可是，這會兒正亂著呢，我找不到幹係人哪！”
“那你就自己再好好檢查一下吧！我就不耽誤你的寶貴時間了。”周老師邊說邊站了起來。
“您好好休息，明天就指望著您啦！”朱笑笑鞠了一躬。周老師剛轉身，朱笑笑又想起來一件特別重要的事兒：“對了，周老師，明天拍集體照的事兒——”
周老師擠了擠眼：“放心吧，包在我身上！”
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環環相扣和閉環管理有關係吧？
正確！閉環管理強調問題要在內部解決，環環相扣強調一步一個腳印兒地走。
由於項目是一次性的特殊工作，因而需要對其實施必要的控製，最主要的控製手段之一，就是通過預先設置檢查點進行係統檢查。從整個項目的角度來看，最高級別的檢查點其實就是項目階段之間的分水嶺，因而該時間點常常被定義為裏程碑——它是項目中的重要事件時間點，在這個時間點上，我們需要在上一階段正式收尾的基礎上，對下一階段進行正式啟動。
02 階段驗收——做項目要有結果
“各位COSYS的朋友們，大家早上好！”激昂的音樂戛然而止，熱情的聲音傳來，在偌大的會議室裏回蕩。正當大家奇怪地四處張望時，身著火紅上裝的周老師突然出現在眾人麵前。洪亮的聲音、飽滿的情緒加上燦爛的笑容，一下子抓住了所有人的眼球。
“我是今天的培訓師，姓周。為了這個年會，我特意買了這件新衣服，名牌兒——懶豬！” 在大家驚詫的目光中，周老師誇張地指了指胸前的Logo，逐個字母地念道，“L—A—N—Z—H—U，下邊還有兩個字——蘭竹，‘蘭花’的‘蘭’，‘胸有成竹’的‘竹’。”台下一片爆笑。朱笑笑笑得尤其開心，這個周老師太搞了！
“為什麼要買這個牌子的衣服呢？是希望咱們COSYS的員工在新的一年裏都可以做‘懶豬’——千萬別誤會，我說的是‘蘭花與竹子’的意思。梅、蘭、竹、菊，可是‘四君子’呢！新年伊始，萬象更新，祝願在座的各位，像蘭花那樣清雅俊逸，像竹子那樣亭亭玉立，像蘭竹那樣親如兄弟，像‘懶豬’那樣無憂無慮！”掌聲像潮水一樣席卷了整個會議室。
“因此，我今天也打算做一回‘懶豬’，把簡單快樂帶給你們，怎麼樣？”
“好！”不少人禁不住喊了出來。
“今天上午，咱們就一個任務——服裝表演！我們的規則是，以小組為單位，用一個半小時的時間製作服裝。”在大家麵麵相覷時，周老師走下舞台，從第一排桌子上拿起一個手提袋，“在這個袋子裏，有彩紙、膠帶、畫筆等工具。為了保證公平，除了這些，你們不可以再使用其他工具。並且，一旦時限到達，不可以再繼續製作。之後，再用一個小時左右的時間進行彙演，每組限時五分鍾，兩分鍾介紹小組的名字、成員和口號，三分鍾展示服裝，順序和方式自行安排。我們將使用同一支曲子，以公平計時。最後，由隨機選出來的大眾評委進行點評，並投票選出一、二、三等獎。規則我介紹完了，大家聽明白了嗎？”
“聽——明——白——啦——”所有人都迫不及待。
“好！現在我們來分組。請大家看一下自己的參會牌兒，上麵有一個編碼，那個編碼的末位數就是你所在的小組的組號。一會兒，等我說‘開始’的時候，請各個小組在指定地點集中活動，不要影響他人。小組組號標注在咱們會場的桌子上，請看我的手勢，按照距離舞台從近到遠的順序，在我的左手邊是0、1、2號，中間是3、4、5、6號，右手邊則是7、8、9號。我說明白了嗎？”
這也太好玩兒啦！朱笑笑手心癢癢的，偷偷往旁邊兒看了看，都是一派摩拳擦掌的景象。
“活動即將開始。最後，我強調一點，要尊重彼此的時間！所以，請大家按時完成任務！計時——開始！”