第 12 章
管理變更——計劃不是一成不變的
01 變更時機與流程——變更是項目的常態
“Julia，考慮到參加年會的人數比較多，還是不要采用拓展訓練的方式了，你直接找一兩個培訓師，我們做室內培訓課。”
“為什麼？”雖然多少有些心理準備，但朱笑笑沒想到，梅勝男一下子就把拓展培訓這種形式給斃了！
“安全是不可觸碰的底線！”梅勝男加重了語氣。
肯定是安老頭兒告狀了！朱笑笑心裏這個窩火啊。雖然培訓公司確實有疏忽之處，但是也不能說安老頭兒完全沒有問題呀，怎麼能把責任全算到別人頭上呢？她還想做最後的爭辯：“我認為拓展訓練的安全是完全沒問題的，絕大多數人都非常喜歡……”
“這個問題不要再討論了。時間緊迫，你趕緊和培訓師聯絡吧。如果有困難，可以讓Andy（安為善的英文名）幫你。就這樣吧。Julia，你留一下。”
安為善剛把門關上，朱笑笑就迫不及待地問：“梅總，這到底是為什麼？”
梅勝男沉吟了一下說：“你聯係的那個人姓朱，是吧？”
“是啊，怎麼啦？”朱笑笑突然反應過來，不會說我和他……這也太無聊了吧！她一時不知道該說什麼。
梅勝男笑了笑，輕聲說：“我知道這純粹是個巧合，但還是避諱些好，何況課程中也確實出現了瑕疵。”她伸出手製止了朱笑笑明顯想要辯解的動作，“現在最重要的問題是，把年會項目籌辦好。對了，有一件事還沒來得及告訴你，李總剛才跟我說，年會項目要提前到2月的第一個周末。”
“啊？不是定了2月18日嗎？”朱笑笑一下子從椅子上蹦了起來，“這才是上周五的事兒啊！”
“不變就不叫項目了。”梅勝男淡淡地說，“而是否能靈活有效地應對變更，才是對項目經理能力的真正考驗！”
“可這、這、這變得也太快太突然了！一下子提前了兩周時間！誰說的啊，咋能想變就變呢？”朱笑笑使勁咬著嘴唇，才把“坑爹啊！我可怎麼辦啊”這句話生生咽了回去。
梅勝男直視著朱笑笑的眼睛：“不管是誰說的，你已經得到了正式通知。你現在要做的，不是坐在這兒驚惶失措、怨天尤人，而是馬上製定措施，並立即去做！立刻，現在，馬上！”
聽完朱笑笑的抱怨（其實更像是哭訴），張麗娜微笑著說：“沒有辦法，這就是項目的常態呀！你想，這個世界哪兒有靜止不動的時候啊，萬事萬物都在不斷的變化之中，我們隻能隨機應變啊！”
“難道老總就可以隨意變更嗎？”朱笑笑還是覺得很委屈。
張麗娜偏過頭，盯著朱笑笑，一臉嚴肅地說：“老總的職責是審批變更，所以，壞消息往往是從老總嘴裏說出來的，但這並不意味著他故意要你難看。”見朱笑笑臉上露出尷尬的神色，張麗娜頗有些不忍心，便緩和了語氣：“許多人都希望製訂了計劃之後，就可以順風順水地執行了，這是非常幼稚的想法。既然項目是獨特的、臨時的，怎麼可能不變呢？何況，有些變更對項目是有益的。比如出現了可以大幅提高工作效率的新技術，這時，我們更需要積極主動地變更。古人雲‘事易時移，事宜易矣’，就是這個意思啊！”
“那應該怎麼變呢？”朱笑笑低著頭，紅著臉問。
“從某種角度來講，變更本身也是種風險，所以可以采用項目風險管理的原則、流程、方法和工具。此外，在變更管理方麵特別強調流程。”
“咱們的ISO9000文件裏好像就有很多流程……”朱笑笑覺得自己想到了什麼，可模模糊糊的，怎麼也抓不住。
張麗娜點了點頭：“你終於說到點子上了！流程就是產生結果的一係列活動，如果不按照既定流程辦，很可能會跑偏。咱們公司的ISO9000文件裏確實有很多流程，其實不少也涉及變更這一塊，像采購、設計等，但還沒有項目變更控製流程。我們可以把文件裏那些與變更相關的內容摘出來，整理成項目變更管控文件。”
原來如此！朱笑笑明白了，怪不得覺得既熟悉又陌生，原來自己從沒往這方麵想過啊！
“那項目變更控製流程大概什麼樣兒呢？”
張麗娜伸出手指：“大概分這麼幾個步驟：第一步，提交變更請求。任何幹係人都可以提出變更請求，但必須以書麵形式記錄下來。變更請求應該包括變更的原因及相關資料、擬采取的措施及責任人、可能會對項目帶來哪些影響等內容。第二步，每一項變更請求都必須由項目管理團隊進行評估。需要考慮的事項主要包括：評估變更是否有必要、是否可行、對項目有什麼影響及能否接受；做合同外的事項時，要簽訂免責條款（目的是為了控製客戶不斷膨脹的欲望），可在交付後提供備忘錄；如果認為變更請求可行但超出了項目範圍，那麼批準該項變更就需進行相應的基線變更；而如果認為變更請求不可行，則否決該項變更請求，並將其退回請求方，以便請求方補充信息。第三步，按照預先定義的權力層次來審批變更。一般來說，項目經理有權批準項目基線內的變更請求，而基線的變更應該由變更控製委員會（Change Control Board，CCB）審批。如果項目是按合同來實施的，那麼按照合同要求，某些變更請求還需經客戶批準。”
“等一下！”朱笑笑忍不住打斷了她，“變更控製委員會是什麼呀？”
“它是由項目幹係人正式組成的團體，職責是負責審議、評價、批準、推遲或否決項目的變更。”
“哦，了然！那下一步呢？”
“第四步，實施變更方案，監控所有變更的過程，測評其結果並與預期進行對比，同時記錄相關的經驗教訓。”
“哦。道理不難理解，不過還是挺麻煩的。咱能不能不批準變更呢？”
張麗娜點了點她的額頭：“計劃趕不上變化嘛！我們做項目的，必須要習慣這種不確定的狀態呀！”
02 基線與允差——目標值要模糊一點兒
朱笑笑是個很不喜歡不確定狀態的人，多年的傳統教育經曆，使得她更習慣於在明確的指令、基本完備的資源條件下做事，這種一切都在變化的氛圍讓她多少有些無所適從。她皺著眉頭問：“可是項目目標必須清楚，任務也是必須清晰的呀！總不能說因為外界條件變化了，我的項目就跟著瞎變吧！”
張麗娜故作神秘地眨眨眼：“你說得對，項目當然不能瞎變，但也不能不變。”
朱笑笑有點兒不耐煩：“那到底是變還是不變呢？”
“變是肯定要變的！”張麗娜伸出纖長的手指搖了搖，“你也知道，摩天大樓之所以不倒，並不是因為它堅固異常，而是因為越到高層，它左右擺動的幅度就越大——在動態中才能尋求平衡。”
“Really（真的嗎）？”朱笑笑第一次聽說，原來搖搖晃晃的東西反而更結實。
“當然，其實，變與不變是相對的。比如——”張麗娜走到白板前，在白板右上角畫了一個小紅點兒，在左下角畫了一個小人兒，“這是你，而那是你的目標。”
朱笑笑在心裏撇了撇嘴：我？我哪有那麼醜！
“假設你是個士兵，你的任務是命中50米之外的這個目標。它有五角硬幣那麼大，你的把握有多大？”
“別說50米，5米我都打不中！”
“那麼，如果它有臉盆那麼大呢？”
“那……也許……”
張麗娜在那個紅點兒周圍畫了許多同心圓：“這就是我們為什麼要畫靶子的原因。神槍手可能十發子彈有八九發打中十環，而我們普遍士兵，能命中靶子就行了。”
朱笑笑歪著頭：“你說的我都明白，可……這和項目有什麼關係？”
張麗娜擺了個非常帥的Pose：“做項目就像打靶，你和目標之間有非常遠的距離，要想命中這個目標，你不僅要檢查你的槍械是否正常，更要保證你自己擁有良好的狀態，而且千萬記住，要瞄準後再射擊。瞄準的過程就是一個修正的過程，偏左了就往右轉轉槍口，反之亦然。最最重要的是，如果你不是神槍手，而你的任務又是命中目標，那你就要找個大一點兒的目標來打。”
朱笑笑更加迷惑了：“你的意思是說，我應該把項目目標定得大一點兒？”
張麗娜指著靶子說：“不是目標定得大一點兒，而是目標值要定得模糊一點兒。比如，項目預算為100萬±5萬元，不變的是這個靶心——100萬元，變的是這些增減的部分。這樣，隻要你的成本最終控製在這個區域裏，你的目標就達到了！”
“啊？項目的目標可以不是一個固定值嗎？”朱笑笑一下子蒙了。
看見朱笑笑的怪表情，張麗娜笑了：“通常，人們會有一個嚴重的誤區，認為符合計劃就是正中靶心。這相當於要求每個項目經理都是神槍手，但可能嗎？所以，為測評項目的整體績效並有效控製變更，我們需要預先定義基線，以確定實際績效是否在可接受的偏差臨界值內。”
“嗯？臨界值不是屬於風險管理範疇嗎？”朱笑笑雙手抱在胸前，充滿疑惑地問。
“你隻知其一，不知其二。風險是將對項目產生影響的不確定事件，它不僅指產品，更指整個項目啊！試想一下，如果項目的進度超期、成本超支，是不是風險？”
“你的意思是說……項目目標應該包括臨界值？”朱笑笑似乎明白了一點兒。
“Very good（很好）！”張麗娜打了一個非常漂亮的響指，接著說，“項目主要有範圍、進度和成本三大基線，這三者常常合稱‘績效測量基線’。因此，對項目目標更為精確的表述應該是，花多少到多少單位的時間、多少到多少單位的成本，交付滿足什麼到什麼之間的質量指標的可交付成果。”
“可這和變更管理又有什麼關係呢？”
“無論是哪種基線，它其實都是由三條線組成的：中間的目標值（或理想值），上、下臨界值。在上、下臨界值之間的這個區域則叫‘允差’。凡是落在界內的就是合格的；一旦越過臨界值，就應采取某種行動（如提交例外報告）。而風險臨界值有助於識別需要特定應對措施的風險！”
“哦，了然！”朱笑笑咧開嘴笑得很開心。
張麗娜偷偷做了個抹汗的動作——終於把這塊榆木疙瘩給修理得差不多了！
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03 項目約束條件——多快好省要不得
“不過，”朱笑笑歪著腦袋說，“我不會花超支的，公司對預算控製得那麼嚴，我肯定會給公司省錢的。所以，那個允差不需要向上浮動啊。”
張麗娜搖搖頭，露出“孺子不可教”的神色：“你以為省錢是好事兒嗎？俗話說‘一分錢一分貨’，價格便宜了，質量肯定會打折扣啊！”見朱笑笑不吱聲，明顯沒被說服，她又加重了語氣，“不光是錢，時間也是不能輕易省的。最近這幾年，為了趕工期而出質量事故的事兒還少嗎？”
朱笑笑想起在電視上看到的那些慘烈畫麵，感覺不寒而栗：“那麼，到底哪些是可以變的，哪些是不能變的呢？”
張麗娜在白板上又寫又畫：“變與不變其實是個相對的概念。和時間、成本等指標比，項目必須產生的預期結果或效果是不變的；和核心指標比，非核心的指標是可以變的。”
“指標還有核心與非核心的區別？”
“當然啦！在人力資源管理領域，有所謂的關鍵績效指標——KPI這一術語，而項目的KPI主要有時間、成本和質量三條。你覺得這三條哪個更重要？”見朱笑笑沉思不語，張麗娜自己接著說道，“很難抉擇，對不對？但是項目不同，這三大KPI確實要有個排序。任何一個項目，必須在這三大KPI之間尋求一個動態的平衡，多快好省地完成項目壓根兒就是幼稚的幻想！”
朱笑笑聽得有點兒喘不過氣來：“啊？‘多快好省’這個詞兒我可聽我老爸說過很多次呢，我一直以為做事就應該這樣……”
張麗娜眉梢輕挑：“怎麼可能？你想想，幹得又多又好，時間少，成本還低，世界上哪會有這樣的好事兒？”
朱笑笑歪頭想了想，果真不現實！“那……那該怎麼辦呢？”
張麗娜在白板上畫了個三角形，說：“這是項目的三大KPI，它們不是孤立的存在，而是相互影響的。比如，在質量不變的前提下，想要壓縮進度，該怎麼辦？”
朱笑笑如夢初醒：“當然得追加成本啦！無論是增加設備、人手，還是加班，實際上都是成本的增加！”
“那你有沒有可能增加很多很多成本，把進度壓縮到一個非常小的比例，比如20％呢？”
“那還不容易，我把人員規模擴大到原來的五倍不就行了嘛！”朱笑笑很為自己雖然是文科出身，可對數字相當敏感而得意。不料張麗娜卻投來非常不屑的目光。
“嘁！你以為項目管理像四則運算那樣簡單嗎？首先，人多了，溝通必然要複雜得多；其次，新派來的人對項目一無所知，所以原來的項目人員必須額外騰出時間來做介紹；第三，需要根據人員技能重新分配任務，這也需要時間；等等。所以有經驗的人都知道，並不是人越多越好，新加入的人太多，反而會使效率下降——至少在他們剛剛加入項目團隊時是如此。”
“啊！”朱笑笑從來沒從這個角度想過，聽張麗娜一說，頓時覺得自己真是太幼稚了。
似乎沒看到朱笑笑鬱悶的表情，張麗娜接著說：“此外，俗話說‘一口吃不出個胖子’，做項目更是如此！除非是像搬磚那樣的幾乎沒什麼技術含量的工作，否則絕大多數項目任務都有其客觀的發展規律，是根本無法壓縮的！”
朱笑笑猛然想起，有個專業術語就是和客觀規律相關的，可怎麼也想不起具體叫什麼：“啊，那不就是……啊，強……硬……依賴什麼的？”
“強製性依賴關係，又稱硬邏輯關係。既然有這種關係存在，項目進度怎麼可能隨意壓縮？”她點了點三角形上表示時間的那條邊，又指向表示成本的邊，“成本的增減其實也是有限度的，超出這個限度，必然會對質量產生影響！”
朱笑笑的眉頭皺成了一個大疙瘩：“那這個圖豈不成了任意三角形？除了告訴我們時間、成本、質量三大KPI是相互影響的之外，它還有什麼意義呢？”
張麗娜笑了：“好問題！三大KPI可以說是項目的三大約束條件，它們確實是相互製約的、牽一發而動全身的關係。但是，它們的變化也有前提，否則這個任意三角形的意義就不大了。”
“那它們的變化前提是什麼呢？”
張麗娜在三角形外畫了一個圓（見下圖），很小心地讓三角形的每個頂點都落在圓上：“是這個外切圓製約了三個約束條件的變化。你看，隻要明確了這個圓，這個三角形就可以在它裏麵自由變化。”
朱笑笑覺得好玩兒極了：“啊，真是……那這個圓是什麼呢？”
張麗娜歪著頭說：“這個圖恰恰說明了多快好省要不得。你自己想想看吧！”
“時間、成本、質量分別對應著‘快’‘省’‘好’，還剩下‘多’。那這個圓代表的就是——範圍！”
項目的三大KPI
張麗娜笑得很開心：“對啦！這張圖是項目管理學科專門用來解釋範圍的重要性的。也正是基於這張圖，範圍管理特別強調……”
“不要鍍金！”朱笑笑搶先說了出來，興奮得臉都紅了。
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如何對三大KPI排序？
這要視項目而異，但應注意，三大KPI的變動有時會引起範圍的變化。比如，2004年雅典奧運會開幕前半年的時候，全世界都覺得有點兒懸，因為當時主場館的建設嚴重滯後，經過趨勢分析發現怎樣追加成本也趕不回工期。怎麼辦？由於奧運會項目必須要保證工期，所以隻好降低質量要求，同時也縮減了範圍——雅典奧運會主場館變更了設計，最後交付的是露天場館。
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04 項目優化——時間是海綿裏的水
看到朱笑笑那麼高興的樣子，張麗娜真是不忍心破壞她的好心情，但壞消息還在那兒等著呢：“先別高興了，現在你該好好想想，怎樣把進度壓縮兩周時間了。”
哦，還有這麼個棘手的事兒呢，自己差點兒都給忘了。一想到2月4日就得開年會，朱笑笑的腦袋又沉重起來：“是呀，怎麼壓縮進度呢？追加成本唄！”
見朱笑笑明顯心不在肝兒上，張麗娜又好氣又好笑：“你想得倒美！梅總允許你增加預算嗎？”
朱笑笑想了想，猶豫地說：“她壓根兒沒提這事兒。可是，那也不代表不行啊。”一想到李鄂生和陸克靜開會時的表情和語氣，連她自己也覺得沒有底氣。
張麗娜搖搖頭：“算了吧，公司去年效益不佳，不可能允許往年會上大把砸銀子的。更何況，沒有老總樂見項目經理動不動就要求增加預算的，除非你有非常非常充足的理由。”
“提前兩周時間這個理由還不充足嗎？”朱笑笑一想到老總隨意變更裏程碑時間，心裏就覺得悲憤。
“項目裏程碑時間變化是很正常的事，何況年會這麼個簡單的項目。”
這還簡單哪？！老娘眉毛頭發都燒焦好幾回啦！朱笑笑心裏不忿，嘴上卻沒敢說出來，反而換了種哀求的語氣：“成本不能變，那隻能降低質量要求？”
“質量要求可不能輕易降低，會讓幹係人不滿意的，因為他們原來的期望值在未經同意的情況下降低了！”張麗娜沉聲說，她忽然想起什麼，“對了，你們梅總還說什麼了？”
一句話又戳到了朱笑笑的痛處：“她不讓做拓展培訓了，說不安全，要我找一兩個培訓師做室內課。”
“你看，你們梅總在幫你省錢呢！”見朱笑笑不明所以的樣子，她進一步解釋道，“拓展培訓是按人頭收費的，就算按市場上比較低的價格來算，一人一天300元，200人就是6萬元呢！可如果做室內課，1萬元左右就足夠啦！”
“也對，省出來的錢就可以用於緊急預定場地、支付加急費什麼的啦！”想到這一層，朱笑笑心裏不禁湧起對“梅超風”的一絲感激，卻仍然對安為善的暗中作梗無法釋懷，而且一想到拓展培訓那麼有趣的形式被否了，還是覺得悵然若失。
張麗娜指了指牆上的掛鍾：“我沒時間了，你自己繼續算吧。切記，變更不一定是壞事，如果你能係統地優化項目計劃，就能做出對項目有益的變化！”
朱笑笑自知不能阻攔，更加抓狂：“可是今天就已經是16日啦！五天之後就放長假啦！春節七天，回來上班就29日啦！”
張麗娜已經走到門口，轉頭丟下一句：“時間是海綿裏的水。做項目經理的，哪裏有什麼假期！”
啊？聖誕、元旦還不夠，難道我的春節也完蛋了嗎？朱笑笑欲哭無淚，癱坐在牆角，漸暗的天色一口口將她小小的身影吞沒……
猶豫半天，朱笑笑終於鼓足勇氣，拿起了電話：“喂，是朱飛宇嗎？”
“朱姐啊！您有什麼事兒？”朱飛宇心想，聽過我們公開課的人沒有不交口稱讚的，看樣子，我的iPhone5快到手啦！
“呃……非常不好意思，我們老總說怕不安全，不想進行室外拓展了，我想請你幫我推薦個講室內課程比較厲害的老師……” 拿人手短的朱笑笑實在提不起底氣來，盡量溫柔地說。
一盆冷水迎頭潑來，朱飛宇有點兒著急：“拓展培訓這種形式的安全性是沒有任何問題的，您不是也體驗過了嗎？”
“是的是的，我這裏沒有任何問題。不過，課程中間不是出了點兒……呃……小岔子嗎？”朱笑笑心知問題並非出在對方，聲音越來越小。
“您說的是您那位被硌到了腰部的同事吧？”朱飛宇根本沒把這件事兒放在心上。一則，培訓師提前把各種注意事項都說得很清楚了，何況他是倒數第二個做背摔的，已經有很多學員都做過了，動作要領不會不知道；二來，他是在脫離培訓師的控製範圍後，自己突然改變身體姿勢的，培訓師完全沒有責任；第三，現場的其他學員都說是當事人自己的責任；第四，我們也提出帶他去醫院檢查，並承諾負責到底，是他自己拒絕了。難道……“他現在怎麼樣了？如果需要去醫院的話，我馬上就過去！”
“他沒事兒，你放心。”朱笑笑趕緊解釋道，“隻是，學員受傷，培訓公司怎麼也脫不了幹係，你說是不是？我們老總對這個很是擔心……”
完了！Byebye，我的iPhone5！盡管知道問題其實並不是出在自己這邊，但朱飛宇能明顯感覺到朱笑笑的歉意和承受的壓力，也就沒辦法再多說什麼了。
電話那邊的沉默讓朱笑笑更加不安起來：“呃……我知道這對你們可能不大公平，但不管怎麼說，安全是拓展培訓的首要前提，對吧？”
這下不能不說話了，朱飛宇隻得幹笑了兩聲：“朱姐您說得對！那您想找什麼樣兒的培訓師呢？”
“講課生動活潑的就行。”
“那……我給您推薦周老師吧，他講課的水平不在王老師之下！”
“太好啦！你能把他的聯係方式告訴我嗎？我們得溝通一下培訓的內容。”
“這會兒他就在公司，我請他來接電話吧！”
朱笑笑拿著話筒耐心地等著，在快要失去耐心的時候，突然聽到一聲“你好”。不知怎麼的，那個頗具磁性的聲音讓她馬上就產生了信任感：“是周老師嗎？”
“是。朱小姐你好！你的情況小朱都已經告訴我了，你想要什麼內容的培訓？”
唉！看樣子，這輩子是脫離不了“豬”這個稱呼了，好在還有個“小豬”墊底！朱笑笑想了想，猶豫著說：“這個嘛……其實，我也沒想好定什麼主題。要不這樣吧，周老師你既然經驗豐富，就請你來擬定兩三個主題，我們再來討論吧。隻要適合在年會上講，形式輕鬆活潑就行！”
“好的！你們的年會什麼時間開呢？”
“二月的第一個周末。”
“那可沒有多少準備時間了啊！”
“是。這也是今天老總剛剛通知我的，比原來確定的時間足足提前了兩周，而且中間還隔著春節……”
聽出了朱笑笑語氣中的無奈和煩惱，周老師哈哈一笑：“這也很正常，這世界唯一不變的就是變化嘛！隻是你要忙一陣子啦！”
朱笑笑聽出對方言語中有安慰的意味，感激地說：“謝謝周老師的理解！我想向您請教個問題，可以嗎？”
“當然可以！”
“我該怎麼在不降低質量要求的前提下，壓縮出這兩周時間呢？”
“有四種基本措施：一是重新定義工作範圍；二是將資源從非關鍵路徑轉移到關鍵路徑上；三是追加額外資源，以壓縮任務曆時（專業術語叫‘趕工’）；四是某些工作由串聯改為並聯（專業術語叫‘快速跟進’）。”
“聽起來，這些措施有可能會影響到成本吧？”
“是啊！時間、成本、質量是相互影響的，在相同的工作範圍裏，你不可能在另外兩個條件都不變的前提下，隻壓縮進度吧？”