“哦。”朱笑笑不由得臉紅了，幸好周老師看不見。她想了想，又問道：“那，要是成本不變呢？”
“如果要求成本不變，一定要密切注意由於客戶需求變化或額外要求發生的成本。這時，需要仔細推敲合同，清晰地規定要求達到的質量水平，以確保界定了所有應包含的成本。需要注意的是，長期來看，降低質量要求會增加以後的運營成本。”
“進度不變又該怎麼辦？”
“這就要求項目團隊對進度進行詳細計劃和跟蹤，並按進度計劃完成了。此外，做好事先安排常會減輕客戶的損失。”
“哦。剛才您說不可能三個都不變，那要是三個都變呢？”
“這是最棘手的一種情況。首先，要在不同的質量水平上進行成本和時間的平衡。這在項目生命期任何時間點上都是必須的，且分析準則和相對重要性都可能變化。可以用不同的成本變更來達到計劃的時間和質量要求，但最終成本方案的選擇取決於項目執行方的效用。其次，分析和選擇可行備選方案。這需要編製正式的項目更新報告，包括項目目標一致性、更新後的範圍、最小的成本超出額、最小的進度超期等；構造決策樹；為內、外部項目管理提供備選方案及其成功幾率；利用管理的一致性原則選擇恰當的完工策略並實施。最後，對所有未來潛在問題發生的可能性和嚴重性都應進行評估。”
“原來如此！謝謝周老師！”朱笑笑高興地說。
“不必客氣！其實，項目優化有很多種方式，需要根據具體要求具體對待。說到底，成功的項目管理既是門科學，也是門藝術啊！”
05 配置管理——更新要及時
“怎麼回事嘛！不是說18日開年會嘛，怎麼一下子提前了兩周？把我們的工作安排全打亂了……”
“喲，提前這麼多，那我得重新統計一下了，誰知道到時候誰有工夫去呀……”
“6日是元宵節，讓員工在路上奔波，不好吧……”
各種各樣的抱怨如潮水般席卷而來，朱笑笑還得賠著笑臉挨個兒解釋，心裏那個鬱悶哪：時間又不是我要改的！讓你們提前提交個與會人員清單就這麼多話，我那麼多事兒，還活不活了？餘光瞄見安為善一副事不關己的清閑樣兒，她把牙都咬歪了。幹脆，找老總去！
梅勝男聽了朱笑笑轉達的員工抱怨（其實更是她自己的抱怨），沉吟了一下說：“他們反映的也有一定道理，我再去和李總談談，把年會再提前一天吧，這樣他們就可以在家過元宵節了。”
啊？怎麼又要提前一天？朱笑笑撞牆的心都有，沒想到會是這樣。
見朱笑笑怔在那裏，梅勝男奇怪地問：“怎麼，還有什麼問題？”
“呃……是……嗯……對了，您在年會的場地方麵有什麼建議？我這邊兒沒什麼合適的資源。”朱笑笑不敢再在時間問題上糾纏，怕老總再給提前幾天，那可就真死無葬身之地啦！
“這個好辦。Andy是個老HR，你直接找他好了，培訓師及主題的選擇也要多問問他的意見。”見朱笑笑麵露難色，梅勝男直盯著她的眼睛，一字一句地說，“項目經理要團結一切可以團結的力量，善於利用一切可以利用的資源！”
嗯，有道理！朱笑笑不由得點了點頭。可是，那個老安他……
梅勝男看穿了朱笑笑的心思：“你心裏有想法我可以理解，但他也確實是為員工的安全考慮。古人說‘取長補短’，你必須學會這點。”為了進一步幫助朱笑笑樹立信心，她又補充道：“我會請李總把提前開會的事情發郵件給大家，這樣你就不必再一個個解釋了。”
朱笑笑看著梅勝男那一如既往缺乏表情的臉想：真是奇怪，我怎麼覺得“梅超風”越來越可愛，而老安卻讓我大跌眼鏡呢？到底是他們變了，還是我出了什麼問題？她要是直接把安為善叫過來交代一下，豈不順水推舟？何苦還要我拉下臉來去求他啊！想到這裏，朱笑笑不由得在心裏給了自己一個白眼兒——淨想美事兒！
“老安，”朱笑笑鼓了半天的勁兒，才費力地張開嘴——她自己也奇怪，明明是他做得不對，倒好像自己做了什麼虧心事兒似的，“年會提前到二月的第一個周末了，你那裏有什麼場地、餐飲方麵的長期合作夥伴沒有？還有，梅總說不簽培訓公司了，讓直接找培訓師，讓我問問你有什麼建議。”
安為善心想，搞不定了吧，還得我出馬吧！他心裏冷笑了一下，表麵上卻不露痕跡：“哦？你要什麼樣的？”
朱笑笑垂下眼皮：“我也不知道，反正就是兩百人左右，用兩天。”
安為善不慌不忙地翻了翻日曆，搖頭道：“那個周末緊挨著元宵節，恐怕不大好訂呢！”他調出個Excel文件，說：“而且，適合好幾百人用的場地也不多。我雖然負責培訓，可沒那麼大的規模。至於培訓師嘛，每個人講的主題不一樣，你還是需要先確定要他們講什麼。”
朱笑笑一聽有點傻，自己從來沒有想過這個問題！看樣子，自己之短確實需要安為善這個長來補啦：“這個……你給個建議唄！”
安為善摘下眼鏡，慢條斯理地說：“年會嘛，主要就是總結去年、計劃來年、老總定調、員工表態，所以不宜安排太專業、太沉重的話題，最好能采用輕鬆愉快的方式，讓大家有所領悟。”
說了半天，都是廢話！我也知道要采用輕鬆愉快的方式，可最輕鬆愉快的方式被你一票否決了！朱笑笑心裏不高興，隻好低下頭，裝作看手裏的計劃。
安為善知道朱笑笑聽得雲裏霧裏的，斜斜瞟了她一眼，故意停頓了三五秒，深深陷在椅子裏，環抱起雙臂：“所以，我覺得軟技能類的課程比較合適，也就是溝通、激勵、團隊建設之類的內容。我這兒有通訊錄，但快過節了，無論培訓師還是度假村的時間都不好訂，你碰碰運氣吧！”他指了指打印機，上麵剛剛打出來幾張紙。
朱笑笑道了謝，取過來一看，是一些培訓中心、度假村和培訓師的聯係方式，趕緊抄起電話挨個兒聯係起來。沒想到，這個電話越打越搓火，不少號碼都不對，對的卻因為時間太緊，基本都無法預訂。
回到家，朱笑笑把一肚子的怨氣一股腦兒撒了出來，臨了以“真不知道那個‘安偽善’是怎麼工作的”結尾。不知不覺中，她已經把稱呼由“老安”變為“安偽善”了。
“估計安為善給你的聯絡方式是舊版的，他也不一定是故意這麼做的。”見朱笑笑不服氣的樣子，張弛補充道，“其實很多人都缺乏配置管理的習慣，造成嚴重後果。”
“配置管理是什麼？”朱笑笑覺得好像在哪兒見過這個詞，一時卻想不起來。
“配置管理，是來源於軟件行業的一種專用技術，是通過技術或行政手段對軟件產品及其開發過程和生命周期進行控製、規範的一係列措施。配置管理不能僅僅針對靜態的、成型的產品，而且也要針對動態的、成長中的產品進行管理。它緊扣軟件開發過程的各個環節，管理用戶所提出的需求，監控其實施，確保用戶需求最終落實到產品的各個版本中去，並在產品發行和用戶支持等方麵提供幫助，響應用戶新的需求，推動新的開發周期。”
“太專業了，聽不懂！”朱笑笑本來心裏就怒火未消，被張馳的一堆術語搞得更是極不耐煩。
“簡單點兒說吧。配置管理就是管產品的，”張馳想了想，“最常見的應用就是管理文件的版本。”
還沒等他說完，朱笑笑馬上插話：“這個我知道，我們公司的ISO9000文件裏就出現過這個詞兒，還有專門的控製程序管這個！”
張馳鬆了一口氣：“那就不用我多說了。總之，配置管理要求我們，任何變化都必須用規定的形式記錄下來，同時保留所有的基線，以備將來有任何問題時都可以找到變化軌跡和原因。”
“專業術語叫‘使用最新有效版本’和‘實現可追溯性’！”朱笑笑得意洋洋地翹起了腳丫，“問題是，這和項目管理有什麼關係呢？”
“項目也可以看成是一個對可交付成果的開發過程，所以完全可以借用配置管理思想及其工作方法呀！可交付成果是在用戶不斷變化的需求的驅動下變化、成型的，而配置管理的目標就是記錄這個演化過程，以確保幹係人在項目生命周期中各個階段都能得到精確的產品配置。最為重要的是，附帶整體變更控製功能的配置管理係統可以集中管理已批準的變更和基線。”
驀然聽到一大堆似熟悉又陌生的術語，朱笑笑有點兒反應不過來，咬著嘴唇深思起來。
“想不想知道如何進行配置管理？”張馳瞪著一雙炯炯有神的眼睛盯著朱笑笑。朱笑笑還沒將剛才的話消化掉，幹脆一甩腦袋，擺出副趾高氣揚的姿態：“還不快快招來！”
“遵旨！”張馳作了個揖，一屁股坐到朱笑笑旁邊，“首先，得製訂一個配置管理計劃。主要內容包括配置管理軟硬件資源、配置項計劃、基線計劃、交付計劃、備份計劃等。該計劃由配置管理員製定，CCB（變更控製委員會）審批。其次，管理配置庫。主要包括由配置管理員為項目創建配置庫，並給每個項目成員分配權限；各項目成員根據自己的權限操作配置庫；配置管理員定期維護配置庫，例如清除垃圾文件、備份配置庫等。最後，就是配置審計。為了保證所有人員，包括項目成員、配置管理員和CCB，都遵守配置管理規範，質量保證人員要定期審計配置管理工作。”
“這有點兒像ISO9000裏麵的《文件資料控製程序》呢！”朱笑笑作恍然大悟狀。
“我們家糊兒就是聰明！”張馳堅定不移地拍著馬屁，“對於非軟件研發專業的人來說，配置管理確實不好理解，而文件資料控製則與大多數人的工作聯係得更緊密些。其實，這也是典型的配置管理。在文件資料控製方麵，我們也需要事先規定並嚴格執行這些事情：哪些文件資料是受控文件——配置管理的範圍是什麼；具有哪些職責權限——配置管理權限分配；受控文件由誰、什麼時候、以什麼方式、傳遞到什麼地方——配置管理流程；受控文件編號規則——配置項標識；修改時的權限、相關記錄及存檔要求——配置變更記錄。”
“哦，為什麼要搞得這麼麻煩呢？”愁雲又布滿了朱笑笑的臉。
“如果不能保證所有幹係人使用的是統一的最新有效版本，會對項目產生致命影響啊！”張馳鄭重地提醒道，“這可大意不得！”
“隻保存最新有效版本不行嗎？”朱笑笑對張馳的語氣稍感不滿，忍不住反駁道。
“不可，不可！”張馳的頭搖得跟撥浪鼓兒似的，“在項目生命周期中，絕大部分的配置項都要經過多次修改才能最終確定下來，而對配置項的任何修改都將產生新的版本。由於我們不能保證新版本一定比老版本好，所以不能拋棄老版本。這就是配置管理的版本控製功能。其目的，是按照一定的規則保存配置項的所有版本，避免發生版本丟失或混淆等現象，並且可以快速準確地查找到配置項的任何版本。”
漫畫：襪子呢
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配置管理和項目變更控製有什麼關係？
在項目生命周期中，配置項發生變更幾乎是不可避免的。變更控製的目的，就是防止配置項被隨意修改而導致混亂。配置項的狀態有三種：草稿、正式發布和正在修改（需提前製定配置項狀態變遷與版本號的規則）。修改處於草稿狀態的配置項不算變更，無需CCB的批準，修改者按照版本控製規則執行即可；而當配置項的狀態成為正式發布或被凍結後，此時任何人都不能隨意修改，必須依據“申請—審批—執行變更—再評審—結束”的規則執行。
這對項目管理有什麼用呢？
正因為配置管理過程直接連接產品開發過程、開發人員和最終產品，其演化出的控製、報告功能可幫助項目經理更好地了解項目的進度、開發人員的負荷和工作效率、產品質量狀況、交付日期等信息。同時，配置管理過程所規範的工作流程和明確的分工有利於管理者應付開發人員流動的困境，使新的成員可以快速實現任務交接，盡量減少因人員流動而造成的損失。因此，配置管理過程有助於規範各個角色的行為，同時又為角色之間的任務傳遞提供無縫的接合，使整個開發團隊像交響樂隊一樣和諧而又錯雜地行進。
第 13 章
項目實施——意外在所難免
01 項目辭典——項目的牽扯麵兒真大
為了幫朱笑笑盡快走出困境，張馳幫她聯係了自己公司負責年會項目的行政經理。考驗人品的時候到啦！朱笑笑一上班，就收到了對方發來的郵件，她馬上如饑似渴地讀起那一大堆附件來，花了小半天時間才瀏覽完一遍，心裏暗自慚愧：原來，年會項目真是遠遠比自己理解的要複雜得多呀，牽扯麵兒真大！
其中，有一份叫《項目辭典》的文件引起了朱笑笑的興趣。這個文件其實就是個大表格，有任務名稱、任務代碼、責任人、批準人、協助人、輸入提供者、輸出接收者、預算、曆時、最早開始時間、最早結束時間、最晚開始時間、最晚結束時間、總時差、自由時差、質量/驗收標準、相關合同編碼、相關風險及措施、備注等十幾列之多。看著看著，朱笑笑恍然大悟——這不就是項目計劃嘛！隻是用這種表格的方式來表達，每項任務的相關要求就都完整而且清晰了，比以前自己慣用的長篇大論的報告形式更簡潔，也更具可操作性。
朱笑笑如獲至寶，趕緊把這個辭典打印出來，逐項核查之後，才發現自己遺漏了很多必要的工作。她一邊慶幸自己家餿兒的人緣不錯，為自己避免了失職的危險，一邊根據COSYS的具體情況，趕緊做增刪改的工作。忙活完了，想想不放心，她又敲響了梅勝男的門。
梅勝男對這版的項目計劃非常滿意，破天荒地表揚了朱笑笑。朱笑笑惶恐地回應著，考慮著自己要不要把這其實是別人的計劃告訴她。
梅勝男心知肚明，緩緩地說：“沒有誰生下來就會做所有事，也沒有誰能僅僅依靠自己的能力完成項目。善於借鑒與學習，本來就是項目經理必備的意識和能力。你能積極吸納他人的經驗教訓，本身就值得表揚，更何況你並不是機械地照搬，而是根據具體項目的特點做了修正呢。”
朱笑笑喜從心來，不由得把頭點得小雞啄米般。猛然她又想起那個最嚴重的問題：“可是，沒幾天就要放假了……”
穩重的梅勝男竟也不易察覺地歎了口氣：“所以，你恐怕要犧牲一下了，把所有可用的時間都擠出來吧！公司內部的工作比較好協調，你現在的工作重點，要放在外部上。”見朱笑笑直發愣，她又補充了一句，“就是要搞定需要其他供應商提供服務的工作，比如餐飲、住宿、禮品、培訓等。記住，節日期間預訂不易，但你還是必須在親自體驗之後，再跟他們簽訂正式的合同！”
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什麼是項目辭典呀？
其實，在項目管理學科中，其標準名稱是“工作分解結構辭典”，是描述工作分解結構各組成部分的文件。而工作分解結構的組成部分，則是工作分解結構任意層次上的任何條目。在這本辭典中，每項任務都有其代碼，用來唯一地標識其身份，從而保證每個幹係人都明確、高效地掌握自己在這個項目中的職責及與其他幹係人之間的關係。因此，工作分解結構辭典其實是一種有效的溝通工具。
那該如何創建工作分解結構辭典呢？
工作分解結構辭典是在創建工作分解結構過程中產生的，用於支持工作分解結構的文件。它對每一工作分解結構組成部分進行更詳細的描述，包括簡明的範圍定義或工作說明；明確的可交付成果；相關活動清單、裏程碑清單，以及責任組織、開始和完成日期；所需資源、成本估算、成本編號；合同信息；質量要求；等等。
02 合同管理——這個合同是無效的
由於有人請假要提前回家過春節，經理辦公會還是安排在周五開。朱笑笑彙報完年會項目進展，看到老總們沒什麼意見，湯樹人甚至還頻頻點頭，心裏暗自慶幸。她拿出一摞資料來，一邊發給每個人一邊說：“我聯係了一些與年會項目相關的供應商，這是他們提供的合同草稿。公司的ISO9000文件要求要進行合同評審，趁今天各位老總都在，我想請你們評審一下。”
李鄂生抬手看了看表：“這個……沒有必要在經理辦公會上討論吧，你們自己做就行了。”
梅勝男幹咳了一聲：“李總，咱們公司的ISO9 000文件規定，合同評審需要研發、財務、銷售等部門的參與，必要時還需要總經理到場。而年會是涉及整個集團公司的項目，如果隻請各個部門中基層員工來評審的話，恐怕他們一來不了解情況，二來也提不出什麼具體意見。我們作為責任部門也是義不容辭。倒是湯總沒在ISO9000規定的參與人員清單中……”
湯樹人擺了擺手：“這麼重要的項目，我當然要參與參與啦，哈哈！”
李鄂生尷尬地笑了笑：“這樣啊，那我們就評審評審吧。各位老總有什麼意見呢？”
伏龍騰把合同草稿往桌上一扔，高高地蹺起二郎腿：“買個禮品、訂個餐什麼的都要我來評審，那我天天待在公司得了，不要跑客戶啦，大家都喝西北風！”
“那可真得感謝伏總了！”陸克靜一反常態，居然先說話了，大家都驚奇地看向她。她卻耷拉著眼皮兒，慢悠悠地說道：“不過呢，我倒以為合同評審還是非常必要的，咱們公司可沒少發生報價出錯的事，收款賬期超長、差旅成本擠占利潤更是家常便飯。老是這麼高墊資低利潤，還真不如回家算了！”
朱笑笑不敢吱聲，心想，怪不得一提起ISO9000，公司每個人都頭疼，說沒事找事兒的也有，說太麻煩不好用的也有，原來從李總開始就不以為然，伏龍騰更是跟著起哄不認真執行。“梅超風”眼看著自己的心血得不到應有的重視，還不鬱悶死啊！
伏龍騰臉色越來越難看：這不就是說我呢嗎？成本由我們銷售背，我都不心疼，你們吃我的喝我的，還這麼多話！他放下二郎腿，緊握右拳，馬上就要砸在桌麵上！
就在大家暗暗鼓起耳膜準備迎接那“嘭”的一聲時，李鄂生搶先敲了敲了桌子：“既然公司有規定，咱們做高管的當然要帶頭遵守。”不理會悻悻地抱起胳膊的伏龍騰，他轉頭看著湯樹人：“老湯，你經常辦大型活動，你給看看，有什麼大問題嗎？”
湯樹人快速翻了一下，想了想說：“在一些細節上確實有些問題。這樣吧，時間不早了，也不要占用大家的時間，等散會了我再跟小朱說。”
李鄂生點點頭，老總們開始麻利地收拾桌上的東西，眼看就要站起來了，朱笑笑拿著《合同評審表》不知所措。梅勝男見狀，搶先站了起來：“各位老總既然沒有什麼意見，就請在評審表上簽字吧，省得將來年審時再一個文件一個文件地補。”
老總們一聽“補文件”，馬上頭大了，乖乖地在文件上簽了字。梅勝男在一邊看著，暗暗歎了口氣。
“小朱啊，你這些合同的問題可真不少啊！就拿這份來說吧，這壓根兒就是個無效合同！”
啊？朱笑笑頭皮發麻：合同怎麼會無效呢？她拿過來一看，是訂購商務禮品的合同，裏麵型號、數量、價格等一應俱全，怎麼會是無效合同呢？
見她不明所以的樣子，湯樹人寬容地笑了：“也難為你，你畢竟沒有任何商務工作經驗。合同是否有效，關鍵不是看條款怎麼簽——不是是否合理的問題，而是看是否符合法律要求。你這份合同之所以無效，原因在這裏……”
他手指之處，朱笑笑看到一個大紅印章，那是雙方簽約的地方。由於合同內容還沒有得到審批，甲方處是空的，而乙方已經填好了，但也隻有個印章而已，隻等老總批準了、蓋了章，就讓對方來拿訂金。“這……這有什麼問題嗎？”
湯樹人點了點乙方的空白處：“這個地方隻有印章沒有簽名，估計是業務員跟你談的吧？根據法律規定，如果不是對方的法人——營業執照上寫的那個人，他對公司一切業務負法律責任——簽約的話，則該合同就是簽約方的個人行為。”見朱笑笑沒聽明白，他又進一步解釋道：“這樣說吧，你要想跟公司簽合同，隻能找營業執照上寫的那個人來跟你簽，除此之外簽訂的合同，法律都不承認，有任何糾紛，也隻能找跟你簽約的那個人。明白嗎？”
朱笑笑突然想起什麼，馬上問道：“新聞上經常聽到什麼‘這是該業務員的個人行為’‘該業務員已經離開公司’‘跟公司沒有關係’之類的，就是這麼來的吧？”
湯樹人舒了口氣，笑得很慈祥：“沒錯，就是這樣！你想想，這是多大的風險！將來萬一對方不能按時交貨，或者禮品的質量出了什麼問題，你找誰去？”
朱笑笑吐了一下舌頭：“還真懸，要不是您提醒，我哭都沒地兒哭去！”她轉念一想，還是有些疑問：“可是，所有合同都由法人來簽的話，他不得累死呀？”
湯樹人點點頭：“好問題！公司越大，合同數量越多，何況不會總在同一個地方簽，所以法律允許法人將簽訂合同的權力授予他人，以‘法人授權書’為證。”
“法人授權書？什麼樣啊？”
“我的電腦上有樣本，可以發給你看看。”湯樹人拍了拍那摞合同，語重心長地說，“簽合同意味著法律風險，所以一定要謹慎，建議你最好先去體驗一下，再決定是否采購，千萬別被人忽悠了！”
咦？“梅超風”也說過同樣的話，看樣子體驗一下是非常有必要的了。朱笑笑重重地點了點頭。
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合同還會涉及哪些法律風險呢？
合同是對雙方都有約束力的協議，是一種可訴諸法院的具有法律效力的文件，因而天然包含法律風險，比如：
第一，無效。按照法律要求，合同必須同時具備五大要素，才能構成完整意義上的法律所認可和保護的合同。我們在簽訂合同時，需要對這些要素逐一審核：
·有行為能力的簽約方。根據法律規定，合同的簽訂者必須是法人及其授權代表，或年滿18歲且具有完全自主行為能力的自然人。
·邀約。指簽約方向對方表達的意思。
·接受/同意。與邀約對應，指所表達的意思為簽約雙方所認可——這樣才能保證合同是在平等自願的原則下簽訂的。
·定約要因。指合同必須有個“標的物”。實踐中許多人最重視的價格及支付條款隻是定約要因中的一種而已。
·目的合法。
第二，矛盾。由於各種原因，在合同簽訂和履行過程中，難免會有一些不一致的地方，需要約定采信順序，這就是所謂的“合同優先權”。它包括文字優先於數字（在實踐中，往往叫“大寫優於小寫”）；正式合同優先於備忘錄、意向書等非正式合同；時間在後的優先於在前的；手寫修改優先於打字修改；行業條款的用途優先於一般用途等。
第三，不可抗力。所謂不可抗力，指人力不及的事，如颶風、洪水、地震等。當不可抗力發生時，對項目造成的任何影響都要由簽約各方共同承擔，相互不負法律責任。然而，合同條款中不可能對所有的不可抗力列舉完備，所以簽約方很有可能在這方麵產生糾紛。對於實際發生的事件是否屬於不可抗力，需要有足夠的證據來證明。