朱笑笑忍不住笑起來:“我想起來了,我們老師曾經說過,‘真正的專家,是能把複雜問題簡單化的人’。所有的科學技術,也就是為了這個目的吧。”
張麗娜點點頭:“你們老師說得太好了!簡單化甚至可以說是人類文明發展的助推劑呢!”
朱笑笑一歪頭:“那麼,誰又負責把簡單的問題複雜化呢?”
兩人同時向李鄂生辦公室的方向瞟了一眼,會心地笑起來。
知識鏈接
咱們不是已經對產品分解過了嗎?
是的,但那時分解出來的是產品範圍,我們還需要對項目範圍進行進一步分解,以得到“工作分解結構”(Work Breakdown Structure,WBS)。WBS是以可交付成果為導向的工作層級分解,其分解的對象是項目團隊為實現項目目標、提交所需可交付成果而實施的工作,它組織並定義了項目的全部範圍。可見,WBS就是項目範圍。它是個層級結構,是通過我們對項目可交付成果進行逐級分解而得到的。其表現形式可以是列表,但更典型的則是樹狀結構。
02 工作分解結構——項目是一棵樹
“方法簡單,可活兒不簡單,咱們快開始吧!”張麗娜舉起手裏的記事貼。
“拿這個幹什麼用呀?”朱笑笑覺得挺奇怪。
張麗娜一邊撕開記事貼的外包裝,一邊略帶得意地說:“這是我上項目管理課的時候,跟老師學的一招兒。你想呀,在分解的時候難免會有失誤,用這個又快又直觀!”
原來,真正的項目管理專家在這兒呀!朱笑笑的眼睛亮了起來。
不知是朱笑笑確實聰明呢,還是張麗娜實在是個好老師,在她的啟發下,不到二十分鍾,朱笑笑就在白板上貼出了一棵“大樹”,見圖8-1。
朱笑笑得意地指著白板道:“怎麼樣,我這個學生很聰明吧?這麼快就分解出了這麼多!”
張麗娜用手托著下巴:“我先不作任何評價,你自己看看有什麼問題沒有。”
圖8-1 年會項目WBS圖
沒有獲得期待中的表揚,朱笑笑有些許失落。她坐在離白板最遠的座位上,想用距離提示自己到底哪兒做得不對,看了半天也不明所以。然而,也不能顯示自己沒有一點兒自省精神吧:“呃……嗯……是不是我沒考慮員工的安全問題,比如萬一有人生病了……”
看朱笑笑不得要領,張麗娜擺手打斷了她:“對,但不是主要的。既然你沒組織大型會議的經驗,又沒有學習過相關課程,幹脆還是我來講吧。根據現在這張圖,你看看重點在哪兒?”見朱笑笑還是不明白,她隻好直接說了出來:“從視覺上看,是不是‘實施’這一枝最茂盛?也就是說,‘實施’方麵的任務最重。”
朱笑笑很奇怪她這麼說:“當然啦,年會的重點都在怎麼組織呀!”
張麗娜像被蜇了一下似的伸出了食指:“對,是‘組織’!但你知道什麼是‘組織’嗎?”
朱笑笑猛然想起“阿湯哥”的“語法分析術”:“組織”在這裏應該是取的動詞含義,並且既然兩個字都是絞絲旁,應該都跟編織有關,但這又有什麼關係呢?
看著朱笑笑百思不得其解的樣子,張麗娜又換了個說法:“你想想啊,年會的‘實施’需要多長時間?”
朱笑笑說:“去年是兩天,今年恐怕也是兩天吧。”
張麗娜把頭搖成了撥浪鼓:“非也非也。‘開會’是兩天,加上前麵的通知、集合,後麵的解散、總結呢?”
朱笑笑好像明白了:“哦,那怎麼也得一周吧。”
張麗娜有點兒著急:“那照你的意思,一周就能把年會搞定了——因為你的計劃已經寫完了?”
朱笑笑有點兒傻了:“那怎麼可能?我還有一堆事兒要做呢!梅超……呃,梅總說,還得跟各個大區確定與會人數、找場地、試吃……”
張麗娜打斷了她:“那你說,與實施相比,計劃是更簡單呢,還是更複雜?”
朱笑笑無奈地說:“更複雜!”
張麗娜終於鬆了口氣:“那我從你的圖裏怎麼看不出來呢?”
朱笑笑這回才恍然大悟:“哦,你是說,我畫的大樹上,‘計劃’這枝太弱了?!”
張麗娜重重地點著頭:“是的是的!年會這種項目的特點,在於‘前期長、中期短’,所有的功課都要在項目前期做足,這樣到了交付期才不至於丟三落四、手忙腳亂!因此,我建議你把‘計劃’改成‘規劃’,或者增加‘籌備’分枝,這樣就不至於混淆了。”她一邊說,一邊走到白板前,指著上麵的圖繼續說道,“而‘實施’部分,你分解得又太細了。比如‘交通’一枝下有‘飛機’‘火車’兩項,這不是你要做的工作,而是可能選擇的交通方式。切記,你要分解的是你的‘工作項’,千萬別把‘可選項’或‘采購清單’加進來!”
朱笑笑這回真有了醍醐灌頂的感覺,趕緊把白板上的記事貼扯了下來,修修改改後,“大樹”變了形狀,見圖8-2。
圖8-2 修改後的年會WBS圖
朱笑笑得意地說:“這回可以了吧……你先別說,讓我自己先挑挑毛病!”
她又跑到遠離白板的地方,仔細看了看,猶豫著問道:“Lisa(麗莎,張麗娜),我怎麼感覺這棵樹長得歪七扭八的不好看呢?”
“這不是什麼問題。長得是否勻稱並不重要,真正重要的是,”她一字一頓地說,“把你需要做的工作都放進去!”
朱笑笑叉著胳膊,把筆杆兒都要咬斷了:“我說不出來,就是覺得怪怪的!”
張麗娜說:“我也覺得怪怪的,但到目前為止,不能說你做錯了。這樣吧,我們先進行下一步,你自己就會找到問題!”
張麗娜讓朱笑笑把樹上的“葉子”——也就是每一枝的末節——分別抄在紙片上。“做項目千頭萬緒,不可能所有的事情都齊頭並進,何況事物之間還有千絲萬縷的聯係,必須理出個順序來。比如,”張麗娜把“正式通知”那張紙片兒揭下來,貼到另一塊白板上,“這件事做完了之後,才有可能預訂飛機票和火車票。”她又把“交通”拿起來,貼到“正式通知”之後,用白板筆畫了一個箭頭,從“正式通知”指向“交通”,笑著說,“看,這樣就能看出邏輯來啦!”