第8章
規劃範圍——先劃定一個範圍標準
01 什麼是範圍——明確要做哪些工作
“Julia，我想了一下，年會項目必須加快進程，你需要抓緊時間。一方麵，要和各個大區分別聯絡，核算參加人數，盡早列出清單；另一方麵，要馬上開始聯絡場地、餐飲、培訓等。預算還需要進一步確定，財務部不批錢什麼都做不了。食宿方麵，你需要親自去試，務必保證安全舒適。對了，還有交通……”
朱笑笑除了拚命記錄，什麼都顧不上了。放下電話，她像個敞開口兒的氣球，一下子就癟了下來。娘啊，殺了我吧！這哪兒是人幹的活兒啊，就是千手觀音來了也Hold（把握）不住啊！何況就我一個人！不對，“梅超風”特意強調，日常的行政工作還不能停，其實就是半個人嘛！哎呀，怎麼弄嘛，還讓不讓人活了？
朱笑笑把餐盤兒裏的飯菜扒拉來扒拉去，正在糾結，有人一巴掌拍在她肩上：“非洲人民可還餓著肚子呢，你這可是犯罪！”朱笑笑嚇了一跳，回頭一看，原來是張麗娜。
張麗娜是公司公認的才女，英語專業八級，又寫得一手好文章，很多宣傳材料都出自她手。她身材雖然算不上高挑，但凹凸有致。她喜歡穿淺色的中性服裝，配上細膩潔白的皮膚、飄逸如瀑的長發，顯得低調而雅致。朱笑笑一直對她多少有些敬而遠之，實際上，是多少有些自慚形穢吧。
張麗娜和朱笑笑也沒什麼深交，倒不是她清高，而是工作上確實不需要。今天主動打招呼，多少讓朱笑笑有些意外。
“啊？！我……”她不知道該說什麼。
張麗娜不以為意，在朱笑笑的對麵坐了下來：“想什麼呢？一大盤子飯菜都被你浪費了！是為了年會的事情鬧心吧？”
“咦？你怎麼知道？”朱笑笑脫口而出。
張麗娜歪著頭，眨了一下左眼：“我會穿越！”
順著她偷偷舉起的手指方向看去，湯樹人正在和伏龍騰等幾個銷售有說有笑，朱笑笑突然想起來，張麗娜是渠道總監助理！她感激地低下頭，小聲說：“謝謝你們湯總，他真是個好人！”
“湯總說了，他不大方便直接出麵，畢竟你不是他的下屬，所以讓我來。你也不用道謝，這也是為了我們自己。記得吧，湯總還想請合作夥伴一起參加年會呢，辦不好我們也丟人不是？”
下午三點，朱笑笑準時來到小會議室，發現張麗娜已經在那裏等著她了。兩人心照不宣，馬上開始幹活兒。
朱笑笑拿出已經畫得花花綠綠的清單，遞給張麗娜：“我列了個工作清單，你幫忙看看。我覺得已經挺全了，梅總也幫我分析過哪些外購、哪些自己做。但我還是感覺沒有頭緒，不知道該從哪裏下手。”
張麗娜一邊看著清單一邊問著問題，朱笑笑猛然發覺，原來這個看似挺全的清單還是遺漏了很多工作條目！她有些泄氣：“難道這麼長的清單還不夠嗎？”
張麗娜笑了：“從來就沒有簡單的項目！你這個清單隻分析清楚了哪些工作可以外購、哪些需要自己動手，可是仍然不具有可操作性。”
“為什麼？”朱笑笑嘟著嘴問。
“因為你根本沒有清晰地界定項目範圍！”
“項目範圍？”朱笑笑一下子愣住了。
“‘範圍’這個術語是項目管理學科中非常重要的概念，意思是‘你的項目通過做哪些工作，向幹係人提供哪些可交付成果’。這個概念又分為兩部分，”張麗娜拿起筆，在白板上寫起來，“一個是產品範圍，明確‘某項產品、服務或成果所具有的特征和功能’，即你要產出什麼可交付成果；另一個是項目範圍，明確‘為交付具有規定特性與功能的產品、服務或成果而必須完成的工作’，即為產出這些可交付成果，你要做哪些工作。比如，餃子是產品範圍，而買菜、拌餡、擀皮兒、燒水等就是項目範圍。”
朱笑笑聽得似懂非懂：“為什麼要區分產品範圍和項目範圍呢？”
張麗娜在“產品範圍”幾個字上重重地畫了個圈兒：“因為產品範圍是最終的結果，而這個結果的質量是由項目範圍累加而成的。並且，整個項目的進度、成本、風險等都是由項目範圍決定的。由於需要在組織間進行交付和驗收，產品範圍是項目的顯性目標；而項目範圍更多的是在組織內部執行的，許多人就不那麼重視了——大多數缺乏項目管理知識的人容易忽略這點，而這將會對項目產生致命的影響！”
“為什麼？”朱笑笑想不明白她為什麼這樣說。
“因為項目範圍沒有完成，產品範圍一定會出問題！你想想啊，如果忘了放鹽，餃子能好吃嗎？”
朱笑笑吐了下舌頭：“我還真幹過這種事兒！那，那，該怎麼管理項目範圍呢？”
“記住一句話，不要鍍金！”
“啥叫鍍金呢？”
“就是超出約定範圍的，或者說，與最終形成產品範圍無關的工作。曾經有人發現老舊的紅木家具熱賣，於是到農村去回收。他買到一張明朝的紅木八仙桌，但是又髒又破，已經看不出原來的顏色，於是，他花了很大的力氣把油泥刮幹淨，重新油漆，拿到市場賣。結果呢？根本沒人搭理！因為已經看不出桌子是什麼年代、什麼材質的了，根本不值錢！”
“你的意思是，隻要是和可交付成果無關的工作就要一概拒絕？”
張麗娜終於鬆了口氣：“太對了！給客戶交付的可交付成果應該‘不多不少’，少了固然不行，多了就成畫蛇添足了。其實，就是‘做得越多錯得越多’啊！”
“那該怎麼避免這種費力不討好的現象呢？”朱笑笑想起自己曾經無數次犯過這樣的錯，更是來了精神。
“除了詳細規劃，別無他法。而對範圍的詳細規劃，是通過對可交付成果進行逐層分解而得到的。”
張麗娜告訴朱笑笑，任何項目都是一個複雜的動態係統，任何一點變化都會引起整個係統的連鎖反應。要想把這個係統分析清楚，可以使用一種叫作“分解結構”的技術，其實就是“化整為零”的意思，把大的分解成中的，中的分解成小的，小的分解成更小的，直到可以操作的程度。
朱笑笑聽得入迷：“太好玩兒了！解決複雜問題的方法，原來這麼簡單！”
張麗娜笑了：“是啊！問題本來就複雜，再用個複雜的方法去處理它，那豈不是越整越不明白？”她模仿湯樹人的語氣，神態惟妙惟肖。