朱笑笑依然沒聽明白，梅勝男有點兒不耐煩了：“前天我們不是討論過工作清單了嘛，你把需要外購的任務摘出來，不就是項目采購清單嘛。有了這個，你的采購計劃不就出來了嘛！”
“采購清單就是采購計劃！”朱笑笑一副恍然大悟的神情。
梅勝男一下子被她雷倒了：“哪有那麼簡單？采購清單隻是《采購管理計劃》的一部分！”見朱笑笑還不明白，她幹脆從書架上拿出公司的ISO9000文件，翻到《采購控製程序》部分，遞給朱笑笑：“你自己看看吧！”
朱笑笑接過來一看，臉紅到了脖子根兒，文件上寫得明明白白的。
為保證有效管理整個項目的采購工作，需要製定《采購管理計劃》，明確哪些需求要通過外購產品或服務來滿足。內容主要包括：
·采購流程、角色及其職責權限。
·采購清單，針對其中的每一個采購項，都應該詳細說明：采購對象的功能與性能要求；預算；采購過程中的裏程碑時間點要求，如招標、簽訂合同、到位、初驗、終驗、正式移交等；擬采用的合同類型；責任人等。
·標準化的采購文件模板。
·風險管理事項。
·供應商管理規則。
·招標管理規則。
·合同管理規則。
……
知識鏈接
有了《采購管理計劃》，就可以啟動采購工作了吧？
還不行！完整的項目計劃是個層級結構，而《采購管理計劃》處在第二層，它隻是對項目采購管理工作的一個概要描述。真正付諸實施的，是下邊的第三層——《（單項）采購計劃》。
《采購管理計劃》和《（單項）采購計劃》之間是什麼關係？
《采購管理計劃》概要說明了整個項目“買什麼、花多少錢、誰負責、有哪些模板”等；而每一個采購項（專業術語稱為“采購包”，因為可能一次采購多種產品和服務）都需要各自經曆從計劃、實施直到收尾的整個過程，它也有自己的生命周期（我們稱為“合同生命周期”）。對買方來說，它是個“子項目”；而對賣方來說，它就是一個獨立、完整的項目。也就是說，《（單項）采購計劃》規定了如何買，是這個采購子項目的項目計劃。
那這兩種計劃應該在什麼時候寫呢？
《采購管理計劃》應該較早製訂，並且逐步完善，而采購子項目與整個項目的生命周期有比較複雜的關係。比如，在項目實施階段，我們可能需要采購某些設備和人員，而谘詢服務的采購則可能發生在項目的任何一個階段。因此，《（單項）采購計劃》在采購子項目的早期製訂即可。如紅燒肉項目采購計劃我們便可以這樣製訂，見表7-1。
表7-1 紅燒肉項目采購計劃
項 目 具體內容
采購負責人 朱笑笑
采購流程 先去超市，再去菜市場；張馳出資、陪同並負責提購物袋。
采購清單 超 市：辣椒、桂皮、冰糖各一袋，油一瓶（500毫升裝），腐乳一瓶。
菜市場：五花肉二斤，薑兩塊，其他蔬菜兩種。
漫畫：采購計劃
02 明確采購需求——大主意還得自己拿
“年會項目中有許多需要外購的工作，我應該怎樣管理這些工作呢？”怕梅勝男窮追不舍，朱笑笑趕緊問了個自己更關心的問題。猛然想起昨天和安為善的對話，她馬上自己試著回答了一下：“對了，公司ISO9000體係文件中有許多關於采購方麵的內容，我是不是可以借鑒借鑒？”
梅勝男終於陰轉多雲。受到這一絲絲讚許神色的激勵，朱笑笑自己掰著手指數了起來：“在控製程序中，《采購》和《合同評審》兩個是直接相關的，《顧客服務》和《顧客滿意度》兩個可以參照。不過，這幾個文件已經寫得很全麵了，我幾乎用不著修改。我說得對嗎，梅總？”
想不到這個丫頭居然對ISO9000文件這麼熟悉，真是出人意料！許多部門老總都未必能做到這點，這可是自己當年花費了無數心血率隊編撰的呀！工作成果無人賞識，本身就是一種輕視，甚至是侮辱，梅勝男雖然早已升任總監，可為了這件事兒多少仍有些如鯁在喉的感覺，沒想到今天在朱笑笑那裏得到了認同！