第5章
產品分析——明確項目各環節的工作
01 產品分解圖——管項目和做項目是兩碼事
終於盼來開會的日子了!自從被任命為年會項目負責人以來,對經理辦公會由畏懼到期待,朱笑笑在短短兩周時間裏就轉變了態度。一來,餿兒說“是福不是禍,是禍躲不過”“困難是彈簧,你弱它就強”;二來,這稿計劃終於逃過了“梅超風”的魔爪,連她都沒提什麼實質性的修改意見,其他老總應該更能看得上眼吧。
終於熬到了年會議題,李鄂生照例讓朱笑笑介紹情況。朱笑笑磕磕巴巴地把計劃大致念了一下,怯生生地說:“請各位老總提意見,並且確定一下開會的時間。”
“你那80萬元的預算是怎麼來的?”對數字高度敏感的陸克靜緊盯著朱笑笑問。
“呃……這是去年年會的花銷,我想,都是年會,應該差不多的。”
陸克靜無聲地從鼻孔裏哼了一下:“去年什麼物價,今年什麼物價?這數字有意義嗎?”
見朱笑笑不知如何作答,李鄂生幹笑了一聲:“Lucy(陸克靜的英文名)說得有道理。Julia,這個數字確實不太現實。我記得曾經向你提出過要求,年會預算要控製在利潤額的1%以內。”
朱笑笑小聲反抗著:“可是,我並不知道2011年的利潤額呀!”
李鄂生微微點了點頭,轉頭看著陸克靜,陸克靜卻故意不看他,而是皺著眉頭盯著朱笑笑:“財務數據還沒算完,我這裏出不來數字。”
李鄂生無奈地輕輕歎了口氣:“那麼,請你先給個大致的數字吧。”
陸克靜轉過頭去,皮笑肉不笑地看著李鄂生:“李總,我們財務隻拿精確的數字說話,而這些數字要到12月31日24點整才能明確下來,加上甄別、彙總、計算、核實,怎麼也得七八個禮拜——每年年初我們財務都要加班加點的,你也都看到了。要是大致數字就成,我們財務部就不用加班了。”
對財務人員這種固執、僵硬的職業思維,李鄂生也無可奈何。“那這樣吧,Julia,你根據年會活動、參加人數等再仔細核算一下吧。至於召開時間,”他不想在預算這件事上再糾纏下去,趕緊轉換了話題,“公司財年是從4月1號開始計算的,剛好又是周末,幹脆就安排在那兩天吧。”
“那不太合適吧?”伏龍騰馬上舉起了手,“那天是愚人節,讓員工以為我們在愚弄大夥兒,這玩笑可就開大了!”
李鄂生哈哈大笑:“是啊是啊,龍騰提醒得對。那就定在3月下旬吧,我希望能在新財年開始前把年度計劃定下來。”
喬斌伸直了身子:“我們計劃整個3月份封閉開發新產品。”
李鄂生摸了摸下巴:“是,這個很重要!那就暫定在2月底吧,具體由Julia調查一下再說。Julia,你作為項目負責人,要好好組織這次年會,這可是公司的大事!”
散會後,朱笑笑快步追上湯樹人,恭恭敬敬地遞上一遝資料:“湯總,請等一下。這是您借給我的方案,謝謝您啦!”
湯樹人笑著接了過去:“小朱,我看你的計劃大有進步啊!”
朱笑笑不好意思地低了低頭:“那還不是您幫忙的結果!您真的覺得這次的計劃還可以嗎?”
湯樹人沉吟了一下:“總體上說挺好的,但還是粗略了一些。比如陸總提出的預算問題,你就沒能很好地回答。”
朱笑笑有點兒不服氣:“可是我確實不知道公司去年的利潤是多少呀!連李總、陸總都不知道呢!”
湯樹人搖了搖頭:“我說的不是這個意思,而是陸總問的那個問題——你的預算是怎麼來的?”
朱笑笑被問住了:“在您借我的那份產品發布會方案裏,不就是把場地費、禮品費什麼的加起來嘛,我也是這麼算的呀。”
湯樹人擺擺手:“不是不是。產品發布會隻有半天,年會可是要開兩三天呢,成本結構複雜得多,這是其一;其二,我的部門在產品發布會這塊兒有預算,因為渠道是幫公司掙錢的,所以公司也願意在這方麵花些錢,可年會能掙錢嗎?”
朱笑笑小聲嘟囔了一聲:“不能。”
“所以呀,你的項目不僅需要考慮‘質優’,更得關注‘價廉’!加上去年公司的效益不如往年,恐怕不能像產品發布會一樣外包,你得自己操持年會了。”
“什麼是外包?和自己做有什麼區別呢?”
“外包就是自己做甲方,把一塊工作交給乙方做,圖的是‘花錢買個省事省心’,但控製不好的話可能錢沒少花,東西還不滿意。而如果自己動手做的話,可以按照自己的意願來控製,比較省錢,但是會比較累。”
朱笑笑恍然大悟:“哦,我明白了,前一陣子我們家親戚裝修房子,包工包料就是‘外包’,包工不包料就是‘部分外包’,對吧?”
湯樹人高興地笑了:“對!但是現在社會分工越來越細,完全自己幹幾乎不可能了。具體到你的年會項目上,根據我的判斷,‘包工不包料’的可能性比較大。”
“也就是說,我得把自己做不了的東西分包出去,做得了的還是得自己動手嘍?”
“對!甲方是管項目,乙方是做項目,兩種模式是不一樣的!”
“啊?管項目和做項目不一樣?”朱笑笑一下子蒙了。
“甲乙雙方的關注點不一樣,其管理模式和重點當然會有所不同!”湯樹人耐心地解釋道,“作為買方,甲方關心的是‘物有所值’,他‘管項目’重點體現在兩方麵:首先,在項目啟動之前進行嚴謹的論證,證明項目是可行的、必要的;其次,管理好乙方,即檢查乙方是否充分理解了自己的需求,並且通過階段審核確保這些需求得到滿足。至於具體的項目工作,就可以交給乙方做了。”見朱笑笑頻頻點頭,他又接著說了下去,“至於乙方,則本著‘賣貨賺錢’的目的,通過自己的勞動(即承擔具體的項目任務)來滿足甲方需求。因而,乙方的項目管理遠比甲方具體。所以,你必須先分清楚哪些工作可以由甲方做、哪些隻能由乙方做,才有可能分別預估,最後得到總預算。”
朱笑笑咬了咬嘴唇,小心翼翼地問:“那為什麼這兩種工作要分別預算呢?”
湯樹人寬容地笑了:“當你做甲方時,你的預算由乙方的報價和你自己的管理成本兩部分組成,那個報價其實是和乙方商量來的,因為你必須讓乙方賺錢,他才有動力給你做項目,而自己親自動手做的工作,預算可是實打實的!”
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該怎麼區分甲乙雙方的工作呢?
任何一個產品都是由若幹子產品組成的,我們可以采用產品分解圖的方式來區分它們,還可以使用不同的形狀或顏色來區分這些子產品。讓我們來看看紅燒肉項目的產品分解圖,見圖5-1。
圖5-1 紅燒肉項目的產品分解圖
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02 產品流程圖——理順各環節
“阿湯哥”(這是朱笑笑新近給湯樹人起的綽號——湯樹人身材高大,負責那麼大一個片區的渠道業務,想必“武功”了得,而為人又平易和善。在她的心裏,他簡直就跟阿湯哥一樣帥了)一席話,讓朱笑笑心情又沉重起來,看樣子這兩個月有的忙了。去年隻做個助理還累得夠嗆呢,今年全靠自己一個人,不知道能不能應付得來。不管怎樣,“阿湯哥”比自己經驗豐富多了,又提出了新思路,還是要試一下。
朱笑笑埋頭把年會項目需要做的工作列了個清單,在肯定需要自己做的工作前打對勾,必須采購的任務前劃圓圈兒,還有大概四分之一的工作不知道該怎麼辦。正猶豫著,桌上的電話響了:“Julia,你來一下。”
休了幾天年假,梅勝男反而比以前更憔悴,暗淡的臉色配上黑框眼鏡、灰色衣服,沒有一丁點兒新年的氣氛。朱笑笑一走進梅勝男的辦公室心就揪得緊緊的,因為她在這間辦公室受到過無數次批評,表揚則是屈指可數。
“Julia,上午陸總問到的預算問題,你打算怎麼做?”
幸虧“阿湯哥”提醒,要不這會兒又該無言以對了!“我把年會涉及的工作列了個清單,對自己承擔的和需要采購的部分分別做了標記,這樣就可以預算得更準確一些了。”見梅勝男點頭表示認可,朱笑笑的心稍稍放了下來,於是大著膽子問,“可有些工作我沒有把握,你能否幫我看一下?”
“我看看。”梅勝男翻看著朱笑笑遞過來的清單,心裏五味雜陳。
首先,泛上來的是一點點酸:平心而論,組織年會是行政經理的職責,自己作為HR(人力資源)出身的總監,並沒有親自操持過這件事,而朱笑笑一個畢業不過一年多的小丫頭居然分析得像模像樣!
然後,是一絲絲甜:下屬工作能力強,自己可以省很多心,而且也恰恰說明自己帶隊伍的能力強!
接著,苦味兒越來越濃:以前公司效益好,年會基本采用的是外包形式,而去年公司效益下滑明顯,恐怕預算得壓縮了。而老總又一再強調要好好辦,這可是個燙手山芋!
最後,還有稍稍的辣味兒:接下來的這兩個月可有的忙了,除了年會,還有全年的招聘、培訓等工作需要計劃,這些肯定得在年會上彙報。現在部門人手嚴重不足,安為善的招聘工作又做得不給力,怎麼辦?
突然,酸連著澀又打了個回頭仗:年會這項工作隻能成功不能失敗,可要想讓老總們說出“成功”兩字何其難也……
各種味道打成一團,攪得梅勝男的胃又燒了起來。
“Julia,我的看法是這樣……”梅勝男一邊解釋,一邊在清單上改改畫畫起來。
朱笑笑心想,神了,老總果然喜歡做選擇題!看樣子,以後要想明確“梅超風”的意見,提前做好準備工作是必要的。這既節約了雙方的時間,又能得到老總的幫助,可謂一箭雙雕!
“好了,任務我幫你分析好了,下麵你打算做什麼?”
啊?!看來,論述題還得自己來做啊!“我……呃……我想……是不是應該可以明確各項任務的預算了?”
梅勝男搖搖頭:“還早。自己做的工作好辦,外購的工作還出不了預算。”
“啊?!為什麼?”
“因為你還沒有明確,你需要他們做什麼,以及你可以向他們提供什麼!”
“既然把事情交給別人做了,難道還要我提供什麼東西嗎?”朱笑笑實在想不明白。