在部門主管的管理過程中,最基本活動之一就是決策。一切管理活動也都是圍繞著決策而進行的。決策貫穿於整個管理過程和領導過程之始終。
簡單地說,決策就是做決定,俗稱“拍板”。但由於決策本身的含義比較廣泛,如出主意叫決策,擬計劃、定方向也稱為決策;定任務、拿辦法、想對策等均可稱之為決策。決策是部門主管管理過程的起始環節,也是部門主管領導過程的開始,它直接構成了最重要的領導內容,並規劃和指導著部門群體或組織的具體行為,可以說,沒有決策就沒有管理。
一、日常決策的經驗判斷法
部門主管日常麵對的大量的同一的問題和矛盾與同樣麵對的其他人則不同,其他人可持等待、觀望的態度,而主管則需拿主意預以解決,如何解決,如何下結論,這也是一個小的決策,而這樣的決策則不需要論證和分析,他隻憑借主管的經驗和秉持的原則即可做出結論,而且這種決策又是主管在日常做出的最多的決策。這種經驗決策,絕非一般的感性經驗或經驗主義。經驗決策同樣應遵循科學思維的一般程序。要搞好日常的決斷,要注意經驗判斷法的適用範圍,完成決斷前的準備工作,采取適當的決斷步驟。
1.經驗判斷法的適用範圍
經驗判斷法也稱直觀判斷法,是憑借豐富的經驗,運用正確的思維方法,對已經掌握的情況進行分析判斷,以直接選取某一最佳或滿意方案的方法。部門主管在日常決斷中經常運用這種方法。一般來說,它適用於以下幾種情況:
①在決策問題不十分複雜,方案又不多,能較為明顯地辨別出各方案的優劣時。
②備選方案很多,它們又都可行,而且各有利弊,綜合起來又相差不大,能明顯地確定各方案的好壞。
③如果決策問題具有多個目標要求,經過方案論證,各方案也都可行,但在達到各目標要求的程度上有所不同。
④有些決策問題的主要製約因素是社會因素和人的因素,這些都不能用數學方法去計算,有的也不能從經濟方麵去衡量。
2.決策前的思想準備
做決策必須有足夠的思想準備,正確的行動總要源自於正確的思想。
一般說來,部門主管在具體做決策之前,如果能把以下四個問題想清楚,決策的可行性就會大大提高。
(1)該決策由誰來做最合適
當一項決策擺在麵前時,你首先所要考慮的是該項決策所涉及的職權範圍和限製因素,然後才能分辨出該由誰來做決定。根據權限,決策該由下屬做出的,部門主管不應該代作決策,以免幹涉下屬的工作,或者使自己的時間消耗在細節問題上,不能考慮全局性的問題。部門主管應當明確地把問題安排給合適的人去處理,這本身就是明智的決定。屬於上一級職權範圍決策的事,部門主管不可直級做決定。部門主管一般不了解組織的全部情況,在未授權的情況下,一般不可越級做決定。屬於本級部門範圍的決策又分三種情況:一是集體決定決策,是由部門內部的全體成員或其代表參加的決策,這是部門內最高的決策形式,主要適用於某些帶有全麵性、戰略性和長遠性問題的決策。二是會議決定決策,是指在部門全體會議或代表大會閉會之後,由處理日常工作的有關組織或成員通過會議形式做出的決策,這種形式的決策是被大量采用的。三是個人決定決策,是部門主管通過個人決定的方式做出的決策。它一般適用於常規的或某些特別緊急的情況,但應特別慎重。
(2)此事有無認真決策的價值
任何決策,首先必須考慮決策的價值。鑒別一項決策有沒有價值的最好辦法,是反問一句:“假如這個問題不解決,將會失掉什麼?”這樣做,就能很快地透視出問題的嚴重性了。
(3)此事什麼時候拍板最合適
作決策,時間是一個重要因素,條件不成熟而作決策是冒險;條件成熟了而拖延不作決策,優勢會轉化為劣勢。把握時機,勿失良機,乃是勝利之本。
(4)是否還需補充什麼
在做出任何決策之前,必須掌握與此有關的、盡可能多的事實和資料,同時要考慮決策可能帶來的後果。
做決策應當仔細地衡量各種方案的優劣利弊,掌握虧損和獲益的準確數據,從中選擇出最優方案。
二、部門主管日常決策的步驟
在一個部門內部,部門主管的決策關係著整個部門工作的得與失。主管作為部門的主要決策人,在日常的決策過程中,占主導地位。麵臨決策拍板的關鍵時刻,部門主管應該怎樣進行科學決策呢?