有人問他:“為什麼你的時間總是顯得不夠用呢?”他笑著說:“因為我要管的事情太多了!”後來,一位教授見他整天忙得暈頭轉向的,但沒有取得令人驕傲的成績,便語重心長地對他說:“人大可不必那樣忙!”
“人大可不必那樣忙”,這句話給了他很大的啟發。他發現雖然自己整天都在忙,但真正有價值的事實在是太少了。
安德魯把時間用在更有價值的事情上。很快,他的一部傳世之作《建築學四書》問世了。該書至今仍被許多建築師們奉為“聖經”。
當陷入瑣碎的事務中時,我們一定要問問自己:現在做的事情是否接近最優先考慮的事情。如果不是,就終止它們,並著手處理最重要的事項。要讓自己變成時間駕馭者,減少例行公事,如此一來,你才能增加自身價值和成功的機會。
3.學會“彈鋼琴”,切忌“眉毛胡子一把抓”
毛主席在《黨委會的工作方法》一文中指出:“彈鋼琴要十個指頭都動作,不能有的動,有的不動。但是,十個指頭同時都按下去,那也不成調子。”他用彈鋼琴比喻處理好全麵工作與重點工作之間的關係,告訴我們:做任何事,既不能顧此失彼,也不能眉毛胡子一把抓,迷失了工作重點。
眉毛胡子一把抓,隻會讓我們分不清事情的輕重緩急,無法按照“何者當先”、“何者宜後”的原則處理問題。那麼怎樣做才能成為一名運籌時間的高手呢?
美國鋼鐵大王卡內基曾經非常忙,總覺得時間不夠用,為此,他十分憂慮。後來,他找到管理大師杜拉克請教解決的辦法。
杜拉克思考了一下,說:“這樣吧,你每天在上班的前5分鍾,把你想做的事情寫下來,標題叫《今日主要事項》,然後按照重要性順序排列。所謂重要性是根據你對目標的理解來定,最重要的事情放在第一位,第二重要的事放在第二位,依次排列。在第一件事沒有完成之前,不再做其他任何事情。即使一項工作要做一整天也沒關係,隻要它是最重要的工作,就應該堅持做下去。把這種方法作為每個工作日的習慣做法。你自己這樣做之後,讓你公司的員工也這樣做。”
卡內基依照杜拉克先生的建議去做,每天如此,經過一段時間,他把工作都安排得井井有條,而且效率極高。後來,他成為美國鋼鐵大王。於是,他為杜拉克的5分鍾建議簽了一張2.5萬美元的支票。
杜拉克的方法告訴我們,做任何事情都要有計劃,分清輕重緩急,然後全力以赴地行動,這樣才能成功。
在安排計劃的優先順序時,有一種簡單的ABCD法非常實用。所謂ABCD法就是根據自己的目標,將計劃中最為重要的事情歸於A類,這類事情如果沒有完成,後果會非常嚴重;其次的事情歸於B類,它們需要你去做,如果沒有完成,後果不會太嚴重;把那些做了更好、不做也行的事情,做或不做都不會有任何太大影響的事情歸於C類;把可以交給別人去完成,或完全可以取消、做不做沒有差別的事情歸為D類。
經過這樣的分類後,你隻要看一看計劃表,就能夠很快地知道自己該進行哪一項工作了。為了更加有效地進行工作,在A類的各項計劃中,還可以再進行細分,用“A—1”、“A—2”、“A—3”等標示其順序。這樣一來,即使在時間緊迫的情況下,你也可以很快找到自己應該著手進行的事項。
成功應用“ABCD”工作分類法的關鍵,是必須要嚴格自律,每天一定要將工作清單根據上述分類法加以清楚標示,接著從A—1工作開始做起,一次隻專心做一件事。
100%完成A—1事項後,再依序完成其他事項。對於D類事項,應該盡快授權或外包,可以取消的話立刻取消。
養成用“ABCD”分類法做計劃並切實執行的好習慣,你每天的工作和生活會變得有組織、有秩序,可以幫助你有效利用時間,掌握工作的重點與節奏。