八、解決問題和決策
問題界定清楚嗎？
會議問題是本場與會者能夠（或）應該解決的嗎？
要分析和解決會議問題，與會者所掌握的信息或擁有的技能足夠嗎？
與會者考察了足夠的可選方案嗎？
與會者匆忙做出不成熟的決策了嗎？
決策會前已經定好了嗎？
在訴諸贏—輸決策法之前，與會者努力尋求雙贏方案了嗎？
最重要的議題應該安排在議程的前麵，要趁與會者精神狀態最好時討論要公開提問，鼓勵每位與會者說出自己的觀點要用不同的詞彙講述相同的意思，使之更生動有趣如果你在會議管理中存在上述問題，那麼盡快調整開會中的某些方式，大概可以為你節省大量的時間。
2.開會的三種基本技巧
下麵就是開會的一些技巧，你可以借鑒一下。
（1）會議準備
●開會前先通知與會者，要他們注意會議討論的重點；
●開會前必須確信一定能達到會議目的；
●要考慮與會者在群體合作狀況下的工作情況；
●要避免在低效能時間開會，如午餐剛結束後；
●議程要盡可能短小簡單；
●最重要的議題應該安排在議程的前麵，要趁與會者精神狀態最好時討論；
●務必使全體與會者既能看見又能被看見；
●不要用很舒服的椅子，以防與會者打瞌睡。
（2）主持會議
●會議要盡可能小，以免分散注意力；
●要公開提問，鼓勵每位與會者說出自己的觀點；
●要求某些與會者就你主持會議的表現做出真實的反饋；
●要用積極的響應鼓勵遲疑的與會者；
●在與會者中尋找感興趣的正麵跡象；
●如果有人必須在你之後發言，應注意他們是否不耐煩；
●要改變會議氣氛，須先改變議題；
●可為正式會議錄音以確保會議記錄的準確性；
●不要過多使用程序，因為這樣有可能會抑製自由討論；
●請記住，你有權決定何時閉會；
●將會議安排在午餐之前，這樣就能按時結束；
●必須盡量以積極的調子結束會議。
（3）出席會議
●和其他參與者在會前詳細討論並解決有問題的議案；
●不要打斷別人發言，而應讓他們暢所欲言；
●要用不同的詞彙講述相同的意思，使之更生動有趣；
●即使你要否決某項動議，也要盡量找出至少一處共同點；
一個不懂得時間的重要性，或者說沒有將時間觀念放到應有的位置的部門經理是難成大氣候的那些有效利用自己時間的管理者，知道他們打算從事什麼活動，這些活動的最佳次序是什麼，以及應該在什麼時候完成這些活動時間是一種特殊的資源，一旦浪費了就再也不能恢複。
●參與會議基本要素比較多，如質量控製小組、過程改進、組織工作隊、改善與供應商的關係，以及傾聽顧客的願望和需要。
會議管理是很重要的，故而，我們在此用了很大的篇幅來解釋它。
(本章完)