如果說外貿業務員是負責與外商洽談訂單，那麼單證員就是負責訂單下來之後所有需要操作的程序，單證是做外貿的基礎，無單證，不外貿。單證員是在國際貿易大環境下應運而生的，如果是國內貿易，就沒有嚴格意義上的單證員，報關員在這點上和單證員類似。
單證員具體要做些什麼？外商下訂單後，我們要做形式發票（或合同確認件）給他們確認，然後，客戶開過來信用證，我們慎重審核各項條款以防欺詐，也有電彙一部分預付款的，這就簡單多了；出貨前，製作商檢和報關單據，委托商檢或自理報檢，訂艙，錄入申報產地證，聯係拖車裝箱，報關跟進，跟貨代確認提單，做好清關資料並郵寄給客戶，開具出口退稅專用發票，後期核銷退稅也需要單證的參與，整個流程怎一個繁字了得。在出貨旺季，我曾看過一個單證員從早上八點忙到下午六點，中午也沒時間正式吃飯。
應聘單證員難嗎，需要什麼證書？這裏，建議想做單證員的人先去考一個報檢員資格證書，因為很多企業都是自理報檢的，需要報檢員資格證書，我在很多招聘單證員的條件中看到要求有報檢員資格證書，有了這個證書，求職會簡單一點。做單證員是不需要考報關員資格證書的，那個在企業裏沒有什麼用處，單證員證書也可以不考，它不是做單證員必備的上崗證書，除非你是剛畢業的學生，可以考下單證員證書，增加求職資本，單證員考試是容易通過的，每年三四月份報名，六月份考試，一年一次，不參加培訓的話總費用隻需要兩三百元，事實上，個人感覺一般的考生都不需要培訓。進入企業後，單證員還會涉及到產地證申領員證，這個到時候有需要的話企業老板會讓我們去考，有專門的考前培訓，難度不是很大，百分之八十屬於交錢拿證，走個過場。至於英語證書，大學英語四級水平足以，如果沒有，也沒關係，因為單證對英語的要求不高，都是一些常見的英語詞彙，完全沒有英語基礎的人也能通過短時間的努力克服。在我看來，這麼多證書也比不上有實際的單證工作經驗，企業更注重你的實際效用，他們更喜歡拿來就能用的員工，所以，新人一旦有實習的機會，請格外珍惜。
單證員要接觸哪些部門？出口前要領取核銷單並在電子口岸備案，到海關領取報關單和報關委托書，商檢局報檢，貿促會或商檢局領取產地證，寄報關資料給貨代，監督車隊裝箱，提供清關資料給客戶，去銀行提交信用證資料，外管局核銷，國稅局退稅等等，粗略算一下，單證員可能會涉及到業務員、車間、客戶、快遞、商檢局、貿促會、貨代、報關行、裝箱車隊、銀行、外管局、國稅局各個人員和係統。
話又說回來，單證員工作雖然複雜繁瑣，但隻要積累了一定的工作經驗，熟練後便會得心應手。單證員不妨列一個貨物出口跟蹤文檔，做好每票貨物的出貨流程筆記，從核銷單備案到中間報檢報關，再到後期拿到退單，什麼時候收到全款，做到哪一步了，隨時記錄，那我們的工作會輕鬆很多，不用整天提心吊膽想這想那，也不容易出錯。文檔的製作因人而異，逐漸完善，最後形成一套係統化的備案。
單證員在日常操作中，一定要把握核心環節，截港時間和截AMS時間不要混淆，記得製單時不能在金額方麵出錯，核銷單寄給貨代之前一定要在相對應的電子口岸備案，提單確認要客戶批準，這些是比較重要的，出了錯就會直接影響核銷退稅或者報關清關。做單證可以不用膽大，但一定要細心，有疑問的話寧願多問下，不要自己想當然。
根據論壇調查和我多年的外貿經驗，單證員的工資一般比報關員略低，但也相差無幾，不過，單證員的就業選擇機會比報關員多，一般外貿公司和工廠都設有這個崗位，一些大型進出口企業更是有多個單證員就職，並設有單證經理職位，單證經理是一些想做單證員又想有更高職業突破的外貿從業者一個不錯的職業目標，隻要加強單證操作能力，豐富自己的綜合外貿知識和經驗，單證員也會有很大的展示舞台和發展空間。應該說，單證員比報關員的地域調整範圍和企業輪轉空間更大，其較為穩定的工作特性也決定了這個職業基本以女性為主，女孩子細心而且有耐性，不容易出錯，對薪資要求沒有很大壓力，幾個流程下來後，積累了一定的經驗，加上態度認真，就基本上不會有問題。