補救的方法是利用組織的強大力量,促使所有成員對自己的工作負起百分之百的責任。
那麼,怎樣利用組織的強大力量呢?具體來講,就是讓每一位組員都清晰地知道自己以及其他人的工作內容,大家互相監督,每個人的結果都要接受其他人的檢查。概括來說,就是把“組員對領導者負責”的狀況轉變為“組員對其他組員負責”。
“例行事項清單”是一個簡單卻非常實用的工具,隻要把具體的任務內容、負責人、完成日期填寫到清單上,每次例行會議時,當著所有人的麵對照清單,逐條檢查任務的完成情況。這時候,未能如期完成任務的組員背負著巨大的精神壓力,暗下決心:下一次必須完成,必須完成!
為了杜絕抵賴的行為,做到有據可查,同時也為了備份信息,重要的跨部門溝通或者會議,需要生成文字記錄。
隻要稍稍花費一點時間,把會議的重要信息記錄下來,再由相關責任人審核、修訂、簽字確認,交給專人保管就可以了。
會議記錄告訴那些試圖甩掉任務、逃避責任的組員們:“別妄想了,所有的責任都記錄在案。”
甩掉額外的任務
每次分配任務,同事們推來推去,最終大多數任務都落在了孫叉叉的頭上。
2011年底,公司為了增進客戶關係,決定舉辦一場大型論壇。為了圓滿地完成任務,尹總召集全公司的管理人員一起開會研討,製訂行動方案並明確任務負責人。會議進行了整整一天,最終,孫叉叉疲憊地走出辦公室。
為了籌備論壇,尹總羅列了43項任務,而孫叉叉一個人就承擔了20項,而其他5個人一起才承擔23項。原因是孫叉叉的能力遠遠高於其他人,尹總給他安排了更多的任務。
孫叉叉一個人獨挑將近一半的任務,忙碌是可想而知的。為了在規定的時間內完成任務,他常常加班到深夜,妻子為此與他鬧別扭,生氣地說:“你除了工作,生活中還有什麼?”然而,孫叉叉不敢怠慢,他擔心公司會因為自己的工作失誤而遭受損失。
論壇最終圓滿結束,孫叉叉鬆了一口氣。很快就放年假了,每個人都拿到了一筆年終獎。孫叉叉滿心期待著自己的那一份多一點,因為這一年以來,他實在比其他同事多承擔了很多很多的任務。然而,結果卻令孫叉叉心冷到了冰點。他的獎金和其他同事沒有分文差別。
孫叉叉私底下找到尹總,表達了自己的想法,可尹總的答複卻是這樣的:“大家同在一個部門,職位相同,級別也一樣,如果收入有差別,大家一定會有情緒,到時候沒法解釋。”孫叉叉還能說什麼?隻得轉身離開了領導辦公室。
隻是因為能力高人一等,就要承擔更多的任務,收益卻和平庸而悠閑的人沒有差別,這是非常不公平的。如果多勞無法帶來多的收益,就有權拒絕比別人更多的任務。
怎樣拒絕那些無法帶來收益的任務呢?
第一,讓自己顯得很忙。
如果不希望像孫叉叉那樣,因為能力強就被安排更多的任務,就要學會用巧妙的方法將額外的任務拒之門外。
如果優哉遊哉地在辦公室踱步,或者慢吞吞地品嚐一杯咖啡,又或者與同事閑聊八卦新聞,所有這些行為都會給人造成你不忙的感覺,上司會以為你的工作內容不飽和,於是,任務就不請自來。為了甩掉過多的任務,你最好讓這些行為在自己的身上消滅。
快速地在從走廊上走過,適當提高語速,與同事溝通時不經意地說“我得忙了,不然事情根本做不完”,打電話時不聊私人話題,果斷結束無意義的談話,寧願多犧牲一點利益也不願意浪費時間,開會時總是圍繞主題直言不諱……這些行為都會讓你在同事心中刻下“忙人”的印象。當大家都知道你總是很忙的時候,額外的任務自然就會離你遠一些。
第二,無私地與同事分享經驗。
能者多勞的悲劇常常發生,非常重要的原因是同事缺乏能力,即便他們有心為你分擔任務,恐怕也無力實現。克服這個問題的好方法,是把自己的成功經驗和盤托出,幫助同事提升能力。
毫無保留地與同事們分享經驗,需要一顆無私的心,如果你這樣做了,除了讓自己甩掉額外的任務,還能贏得同事的真摯友誼。
分享經驗的方式有很多種,最常見的是培訓,你可以把分享的內容寫進PPT中,然後講給同事們聽。當然,很多技能並不是“聽聽”就能學會的,就像遊泳,即便百分之百地聽懂了方法和技巧,不下水操練,永遠也不可能學會。所以,在分享時安排演練的環節必不可少。
還有一種方式是邊做邊教,就是在工作過程中,同事遇到問題時給予輔導。這種方式比較隨意,隻要時間允許,隨時隨地都可以進行。